Sistema de Gestión de Oficina
1. Reglamento de Gestión de Oficina
Capítulo 1 Disposiciones Generales
El artículo 1 tiene como objetivo fortalecer la gestión de la empresa y mantener la empresa Para mantener una buena imagen, este código está especialmente formulado para aclarar requisitos, estandarizar comportamientos y crear un ambiente de buena cultura corporativa.
Reglas detalladas del Capítulo 2
Artículo 2 Estándares de servicio:
1 Apariencia: los empleados de la empresa deben tener una apariencia ordenada y generosa;
2. Servicio de sonrisa: al recibir consultas y solicitudes de personas dentro y fuera de la empresa, debe explicarle a la otra parte, responder con una sonrisa y no ofender a la otra parte;
3. : Utilice un lenguaje y un tono estándar en cualquier situación. Sea amable, tenga un volumen moderado y no se permitan ruidos fuertes.
4. y debe haber alguien en la oficina para recibirlos durante el horario laboral (incluida la hora del almuerzo).
5 Responder el teléfono de manera oportuna. Normalmente, el timbre no debe exceder de tres veces. Si la persona que llama no puede responder, el miembro del personal más cercano debe responder la llamada de manera proactiva. Está estrictamente prohibido ocupar el teléfono de la empresa durante demasiado tiempo.
Artículo 3 Orden de Oficina
1. Durante el horario laboral, los empleados no deberán abandonar o abandonar sus puestos sin ningún motivo, y no deberán charlar, comer bocadillos ni hacer ruidos fuertes para asegurar una buena situación. Ambiente de oficina tranquilo y ordenado.
2. Los intercambios de trabajo entre empleados deben realizarse en áreas designadas (lobby, sala de conferencias, sala de recepción, sala del gerente general) o a través de llamadas telefónicas internas de la empresa, si las conversaciones deben realizarse en áreas de trabajo personales. el tiempo generalmente no debe exceder los tres minutos (excepto en circunstancias especiales).
3. Los empleados deben hacer un buen trabajo en la higienización y limpieza de sus áreas de trabajo personales antes del inicio de la jornada laboral y después del final de la jornada laboral todos los días, manteniendo los artículos ordenados y los escritorios limpios.
4. El equipo dedicado de cada departamento será limpiado periódicamente por el personal designado del departamento. La oficina será responsable de la limpieza y el mantenimiento regulares de las instalaciones públicas de la empresa.
5. Cuando se descubre que el equipo de oficina (incluyendo comunicaciones, iluminación, audio y video, computadoras, etc.) está dañado o no funciona correctamente, los empleados deben reportarse inmediatamente a la oficina para su reparación para que se pueda solucionar el problema. solucionado en tiempo y forma.
Capítulo 3 Responsabilidades
El departamento de inspección y supervisión de este sistema será implementado conjuntamente por la oficina de la empresa. Cualquiera que viole este reglamento estará sujeto a una deducción salarial del 50-100. yuanes.
II. Reglamento de Gestión del Material de Oficina
Capítulo 1 Disposiciones Generales
Con el fin de racionalizar la gestión del material de oficina, satisfacer las necesidades de trabajo y ahorrar gastos razonablemente, se establece el presente reglamento. están especialmente formulados, el departamento ejecutivo para esta disposición es la oficina.
Capítulo 2 Clasificación de Materiales
1. Los materiales de oficina de la empresa se dividen en consumibles de bajo valor, productos controlados, objetos de valor y activos físicos.
2. Consumibles de bajo valor: bolígrafos, papel, pilas, grapas, pegamento, etc.
3. Productos de tubería: grapadoras, perforadoras, tijeras, cuchillos de arte, carpetas, calculadoras, etc.
4. Artículos personales para custodia: materiales por valor de más de 300 yuanes para uso personal y que implican gastos futuros
5. de 300 yuanes, como aires acondicionados, computadoras, videocámaras y cámaras fotográficas.
Capítulo 3 Adquisición de suministros y materiales de oficina
1. En principio, los suministros y materiales de oficina de la empresa los compra la oficina de manera uniforme. Los materiales especiales pueden ser adquiridos por el departamento de compras. la aprobación de la oficina.
Para solicitar artículos, debe completar el formulario de compra de artículos. Las suscripciones para artículos dentro de 300 yuanes deben ser aprobadas por el gerente del departamento y las de más de 300 yuanes (incluidos 300 yuanes) deben ser aprobadas por la oficina. ser aprobado por el gerente del departamento, revisado por la oficina y aprobado por el gerente general.
2. La adquisición de materiales está a cargo de una persona designada en la oficina y se adoptan los siguientes métodos:
1) Punto fijo: la empresa designa a grandes supermercados para comprar artículos.
2) Momento: Compra de artículos al inicio de cada mes.
3) Cuantitativo: Ajuste dinámico para asegurar la racionalidad del inventario de suministros permanentes.
4) Artículos especiales: Elige productos de múltiples fabricantes para comparar y elegir el mejor.
Capítulo 4 Gestión de Requisiciones de Materiales
1. La empresa realiza diferentes métodos de requisición según la clasificación de materiales:
2. y recoger directamente del custodio de artículos de oficina
3 Artículos controlados: Firmar y recoger directamente del custodio de artículos de oficina
4. documentos independientes Ven y recógelo
5 Activos físicos: la oficina establecerá un libro de gestión de activos físicos para registrar con precisión el estado actual de los activos fijos
Capítulo 5 Préstamo de materiales de la empresa.
1. Cualquier persona que tome prestado equipo de oficina de la empresa deberá completar un formulario de préstamo de material y hacerlo firmar y aprobar por el jefe del departamento.
2. límite de tiempo, la oficina tiene la responsabilidad de instar la devolución
3. Si los materiales prestados se dañan o se pierden, la compensación se basará en el precio o descuento dependiendo de las circunstancias específicas
Capítulo 6 Disposiciones complementarias
1. Cuando lleguen nuevos empleados, serán notificados por el departamento de gestión y se reportarán a la oficina. Recibir material de oficina cuando los empleados se vayan, deberán seguir los procedimientos de devolución de material de oficina; a la oficina sin la aprobación de la oficina, otros departamentos no pueden manejar los procedimientos de renuncia por ellos.
2. La oficina tiene derecho a controlar el gasto total en material de oficina de cada empleado.
3. Lo mismo se aplica a la interpretación, complementación y modificación de las presentes Medidas por parte del Departamento de Recursos Humanos, y será promulgada con la aprobación del Gerente General.
3. Medidas para la gestión del uso del fax
(1) Principios generales: Con el fin de fortalecer la gestión del uso del fax en la empresa, estas medidas están especialmente formuladas.
(2) Ámbito de uso
1. Este método se aplica a diversas situaciones en las que las empresas utilizan máquinas de fax.
2. El ámbito de uso incluye fax local, nacional e internacional.
(3) Gestión de recepción de faxes
1. La recepción de faxes está incluida en el reglamento de gestión de envío y recepción de la empresa y es recibida de manera uniforme por el personal de envío y recepción.
2. Después de recibir el fax, complete el libro de registro de destinatarios y distribúyalo al departamento y al personal de recepción de manera oportuna. Los documentos originales relacionados con asuntos de la empresa se conservan en el departamento administrativo y las copias en el departamento comercial.
3. El fax de la empresa debe estar encendido y accesible en todo momento.
(4) Gestión del envío de faxes
1. Todos los departamentos y el personal envían faxes de manera uniforme a través del despachador; los documentos importantes pueden ser enviados por las partes en persona.
2. La transmisión por fax debe ser aprobada por el líder, completar el formulario de registro de emisión del documento y enviarlo a tiempo. Si no se puede enviar por algún motivo, se debe notificar a las partes pertinentes a tiempo. y manejado por separado.
3. El fax original deberá conservarse en el Departamento de Administración.
(5) Disposiciones complementarias
Los teléfonos con fax no podrán utilizarse como teléfonos ordinarios para evitar retrasos en el envío y recepción de faxes.
IV.Reglamento de Gestión de Deberes de la Empresa
1. Principios Generales: Con el fin de garantizar el normal funcionamiento ininterrumpido de la empresa y la seguridad de la propiedad, este sistema está especialmente formulado.
2. Sistema de gestión
1. Deberes de los empleados: la empresa establece un sistema de deberes de empresa o departamento en función de sus propias condiciones;
2. de turno: La empresa establece un sistema de turnos para los supervisores de departamento de la empresa en función de sus propias condiciones.
3. Puntos de gestión y contenidos
(1).
1. Finalidad: mantener el orden de trabajo diario de la empresa, contactar y atender los asuntos en forma oportuna
2 Generalmente, el horario de trabajo es el tiempo de responsabilidad; >
3. Puntos clave de servicio:
1). Inspeccionar la limpieza del espacio de oficina;
2). >
3). Tareas asignadas por los líderes.
(2). Los supervisores del departamento están de servicio.
1. Propósito: centrarse en el trabajo comercial de la empresa.
2. horas de trabajo o días festivos
3. Puntos clave de servicio:
1) Recibir visitas después de salir del trabajo
2).
3). Atender emergencias y emergencias después del trabajo;
4). Cuando el personal de turno atiende las llamadas de turno, debe registrar la hora, la unidad, la persona que llama y el contenido principal de la misma. la llamada;
5) Al recibir a los invitados de turno, deberán registrar la hora, unidad, visitante y contenido principal, y brindar sugerencias de manejo.
6). en servicio deberán cumplimentar con exactitud el registro de turnos de acuerdo con la normativa.
IV.Regulaciones de turno
1. Observar la disciplina de turno, entregar el turno a tiempo y solicitar licencia con anticipación para concertar reemplazos temporales.
2. Cuando esté de servicio, permanezca en su puesto y no se reúna en grupos para jugar a las cartas, mirar televisión o tomar una siesta;
3. tiempo, fortaleciendo especialmente la supervisión de las partes clave;
4. Recibir a los invitados con una actitud relajada y una cálida bienvenida, estar muy atento, ser bueno para identificar las intenciones de los visitantes, ser reservado y no decir tonterías;
5. El personal de servicio debe prestar mucha atención a las actividades del liderazgo y su paradero en caso de emergencia. En caso de emergencia, la seguridad pública, la protección contra incendios, el hospital, el suministro de agua, el suministro de gas y la energía. suministros, comunicaciones y otros departamentos, así como la dirección, número de teléfono, ruta y otra información de trenes, aviones y taxis deben colocarse en un lugar visible en caso de necesidades de emergencia.
6. emergencia, primero debe estar tranquilo y atreverse a asumir la responsabilidad. Por un lado, debe tomar medidas de emergencia con valentía para evitar retrasos, por otro lado, debe informar de inmediato al supervisor o llamar a la policía con el departamento de seguridad pública.
5. Preste atención a lo siguiente al responder llamadas de servicio:
1. Sea cortés: independientemente de si llama o se conecta, debe tomar la iniciativa de informar el nombre de la empresa, su puesto, y nombre si la otra parte no le informa, pregunte de forma cortés y clara;
2. Utilice un lenguaje civilizado y evite ser grosero;
3. pida a la otra parte que los repita nuevamente;
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4. Cuando solicite una llamada telefónica de un líder de la empresa, primero pregunte el nombre de la unidad, el puesto y el nombre de la persona, y luego responda. cortésmente con algo como “Por favor, espere un momento, lo buscaré” antes de realizar la manipulación;
5. Sea amable, educado y responda las preguntas de manera adecuada cuando haga preguntas o consultas;
6. Además de informar emergencias en cualquier momento, generalmente recopile el contenido de varias llamadas telefónicas, infórmelas de manera ordenada
7. liderará el turno después de solicitar la aprobación de los subordinados, el cronograma de tareas se organizará y se enviará a todos los departamentos y personal relevantes.
8. tiempo de servicio y se pueden proporcionar subsidios apropiados para las horas extras.
VI.Disposiciones complementarias
1. Los empleados y jefes de departamento en servicio son obligatorios y podrán gozar de licencia rotatoria cuando sea necesario.
Este sistema será interpretado y complementado por el Departamento de Recursos Humanos, y será promulgado con la aprobación del Director General.