1. De mi pasantía, aprendí que las principales funciones de la oficina del comité del condado son:
(1) Responsable de la redacción de los planes de trabajo, resúmenes e informes del comité del condado. y discursos importantes de los líderes del comité del condado; Responsable de la investigación integral de situaciones importantes en el condado, informando rápidamente los avances a los superiores, brindando información, haciendo sugerencias y sirviendo a los líderes del comité del partido del condado en la toma de decisiones científicas.
(2) Responsable de supervisar e inspeccionar la implementación de diversas directrices, políticas, acuerdos de trabajo importantes, documentos y espíritu de reunión de los comités centrales, provinciales, municipales y de condado, instrucciones de los líderes superiores de los comités del partido, comités provinciales y municipales Manejar las inspecciones, transmitir e instar a la implementación de las instrucciones del comité del partido del condado, las instrucciones de los líderes del comité del partido del condado, implementar y manejar las recomendaciones y propuestas asignadas por el congreso popular provincial, municipal y del condado y la Conferencia Consultiva Política del Pueblo Chino, y proporcionar retroalimentación oportuna.
(3) Responsable del procesamiento de los documentos oficiales diarios del comité superior del partido y de la redacción, revisión, preparación, impresión, distribución, archivo y archivo de los documentos emitidos en nombre del comité del condado y del oficina del comité del condado.
(4) Responsable del comité permanente del comité del condado, las reuniones de la oficina del secretario, las reuniones especiales y las reuniones de presentación de informes, simposios y otros asuntos de la conferencia del comité del condado, organizando y coordinando las actividades diarias de los líderes del comité del condado.
(5) Realizar el trabajo diario del grupo líder de trabajo de construcción del partido del comité del partido del condado; ser responsable de la coordinación, supervisión e inspección integrales del trabajo de construcción del partido del condado, realizar investigaciones sobre la construcción del partido; fondos especiales del comité del partido del condado para la construcción del partido.
(6) Responsable del trabajo de servicio del comité del condado, informar situaciones importantes a los líderes del comité del condado de manera oportuna y ayudar a manejar problemas importantes informados al comité del condado por varios departamentos y corregimientos (pueblos).
(7) Responsable de la seguridad del comité del partido del condado y gestionar la infraestructura, los bienes raíces, las finanzas y otros asuntos administrativos de la agencia.
(8) Responsable de organizar y coordinar las principales e importantes actividades de recepción en el condado.
(9) Responsable de la capacitación empresarial y el trabajo relacionado con la automatización de oficinas del personal de secretaría del sistema de oficinas del comité del partido del condado.
(10). Orientar el trabajo de las oficinas del partido y del gobierno en cada municipio (ciudad) y promover la eficiencia administrativa del sistema de comités del partido del condado.
(11) Organizar y coordinar varios municipios (pueblos) y departamentos del condado para llevar a cabo actividades de investigación sobre temas clave provinciales, municipales y del condado.
(12) Implementar las pautas, políticas, leyes y regulaciones del comité superior del partido sobre el trabajo de cifrado y confidencialidad; formular y organizar la implementación del plan de desarrollo del trabajo de cifrado y confidencialidad del condado; sistema gubernamental Contraseñas, comunicaciones cifradas y líneas telefónicas dedicadas responsable de la entrega de documentos y cartas confidenciales básicos y comunicaciones confidenciales del comité del partido del condado y del gobierno del condado;
(13). Administrar la Oficina de Cartas y Llamadas del Comité del Condado, la Oficina de Confidencialidad y la Oficina del Comité de Secretos (Oficina de Secretos de Estado del Condado).
(14). Responsable del trabajo del cuadro y del personal de la oficina y las unidades de gestión de acuerdo con la autoridad de gestión del cuadro.
(15) Completar otras tareas asignadas por el comité del condado.
Como departamento funcional integral del Comité del Partido del Condado, el desempeño de su trabajo está directamente relacionado con la calidad, la eficiencia y el nivel del trabajo del Comité del Partido del Condado, con la toma de decisiones científica y autorizada. del Comité Provincial del Partido, y al trabajo del Comité Provincial del Partido. Prestigio e imagen entre el pueblo. Durante la etapa de prácticas, mi enfoque principal fue el trabajo de secretaría. El trabajo de secretaría es el trabajo principal de la oficina. Los líderes deben tomar decisiones científicas y no pueden prescindir de la ayuda del personal de secretaría. Debido a que las secretarias manejan una gran cantidad de asuntos diarios, por un lado, los líderes pueden concentrarse en considerar temas importantes. Además, también pueden aprovechar su capacidad para comprender la situación general y dominar múltiples aspectos de la información para ayudar a los líderes en la toma de decisiones y brindar sugerencias razonables. El trabajo de secretaria tiene muchas pistas y tareas pesadas, pero como secretaria, debes prestar atención a los siguientes aspectos:
(1) Tomar la iniciativa para coordinar entre líderes y entre departamentos, y ayudar a los líderes a planificar y organizar. Haz un buen trabajo en todas las tareas paso a paso y con concentración, para que puedas estar ocupado pero no caótico. Y del énfasis anterior en el manejo de documentos y servicios, se ha pasado a no solo manejar documentos y servicios, sino también hacer sugerencias.
(2) Llevar a cabo investigaciones y estudios para comprender el aprendizaje, el pensamiento, el trabajo y las condiciones de vida de la gente de base, informarlos a los líderes de manera oportuna y hacer sugerencias razonables. Para algunos problemas urgentes, deben resolverse mediante consultas con los departamentos pertinentes de manera oportuna.
(3) Inspeccionar y supervisar la implementación de diversas normas administrativas y diversas resoluciones, sistemas, métodos y reglamentos de la unidad, y verificar si las decisiones son científicas, razonables y consistentes con la realidad. Si se descubren problemas, se deben informar a la dirección de manera oportuna para prevenir y corregir desviaciones.
(4) Organizar la redacción de planes de trabajo, informes, resúmenes, planos, resoluciones y normas y reglamentos de la unidad, y realizar verificaciones políticas y textuales de los manuscritos que deban ser reportados y distribuidos.
(5) Las comunicaciones de las agencias de nivel superior y los informes de los departamentos subordinados deben enviarse a los líderes relevantes de manera oportuna de acuerdo con las instrucciones de los líderes, las unidades de la empresa y las personas a cargo se implementarán específicamente. , y será responsable de instar e informar según lo programado los resultados del procesamiento.
Además de las condiciones básicas anteriores para el personal, el personal de secretaría también debe tener sus propios conocimientos, habilidades, carácter moral y estilo especiales. Por lo tanto, el personal de secretaría debe fortalecer consciente e integralmente el cultivo de estos cuatro aspectos y esforzarse por convertirse en personal calificado y competente con capacidad e integridad política. Y preste atención a dominar los siguientes principios.
1. Debe haber suficiente base política y base fáctica. La mayor parte de los trámites que realizan las secretarias se basan en situaciones reales, ya sea para solucionar un determinado problema o para orientar un determinado trabajo. Por lo tanto, debemos basarnos en las políticas del partido y del país y en hechos objetivos, y adherirnos al principio de buscar la verdad a partir de los hechos. Buscar la verdad a partir de los hechos es la línea ideológica y el estilo tradicional de nuestro partido. Es el criterio de todo el trabajo en el departamento de secretaría y es también la cualidad que deben poseer los secretarios. Si algunas tareas asignadas por los líderes no están en línea con los principios y políticas del partido y del país, los secretarios deben tener el coraje de expresar opiniones y pedir a los líderes que reconsideren, para asegurar que el espíritu de las instrucciones de los superiores sea implementado correctamente y el trabajo está bien hecho.
2. Sea preciso. La precisión es un requisito para la calidad del trabajo. La precisión de la gestión secretarial se refiere a la expresión correcta de las políticas, la expresión correcta de las intenciones del liderazgo, el manejo correcto de documentos y asuntos, palabras y hechos medidos y la capacidad de las palabras para transmitir ideas. Garantiza en cierta medida la preparación para el trabajo de liderazgo. La precisión de la gestión secretarial implica muchos aspectos: la redacción de los documentos debe ser precisa, el manejo de los asuntos debe ser estable, la situación debe ser realista y las ideas deben ser prudentes. Para ello debes tener una actitud seria y un estilo minucioso, y no debes ser descuidado ni descuidado. Por ejemplo, al manejar documentos oficiales, es necesario garantizar la calidad de los documentos, la redacción debe ser precisa, los materiales deben ser auténticos, la copia debe ser cuidadosa, la revisión debe ser cuidadosa y cada paso debe contener errores. gratis. De lo contrario, el trabajo se retrasará o incluso provocará pérdidas irreparables.
3. Actuar con vigor y resolución. Este es un requisito para la eficiencia en el trabajo. La consecución de cualquier objetivo es inseparable de dos factores, uno es la precisión y el otro es el límite de tiempo. Cualquier error entre ellos hará que el asunto fracase o no se haga bien. El límite de tiempo es acortar el ciclo al máximo y reducir los enlaces intermedios. El personal de secretaría debe tener un fuerte sentido de puntualidad en el manejo de documentos. Debe actuar con rapidez y no postergar las cosas. Debe desarrollar un sistema de trabajo científico, enderezar las relaciones, tener una división clara del trabajo y dar pleno juego a la importancia y la creatividad. personal. Es necesario simplificar los procedimientos de trabajo, reducir la escritura y la etiqueta innecesarias, eliminar el fenómeno del "conocimiento de los eruditos" y mejorar la eficiencia del trabajo. Es necesario utilizar tecnologías modernas, como las computadoras, para cambiar los métodos de trabajo e implementar la automatización de oficinas, como el uso de computadoras para transmitir información, recuperar información y editar manuscritos.
4. Observar estrictamente la disciplina y mantener la confidencialidad. La gestión de secretaría implica preparar y emitir documentos, procesar documentos y gestionar documentos. Entre varios documentos, la mayoría tiene diversos grados de confidencialidad y las secretarias de todos los niveles a menudo se acercan a los líderes, leen algunos documentos importantes y participan en algunas reuniones importantes. Por lo tanto, las secretarias deben prestar atención a los asuntos internos y externos cuando realizan actividades en lugares públicos. No, ser mesurado y saber qué se debe decir y qué no. Nuestro país ha promulgado una "Ley de Secreto", y las secretarias deben estudiarla seriamente, implementarla como ejemplo y hacer un buen trabajo en el trabajo de confidencialidad.
Durante la pasantía de un mes en la oficina del comité del partido del condado, trabajé duro para transformar en práctica los conocimientos teóricos que aprendí en la escuela, traté de combinar la teoría con la práctica y pude cumplir con las reglas. de la unidad durante la pasantía, no llegar tarde, no salir temprano, el trabajo asignado por los líderes y colegas del departamento se puede completar bien y rápidamente, y se ha mejorado aún más la calidad ideológica y política y la capacidad profesional.
Durante este mes de pasantía en la oficina del comité del partido del condado, las principales tareas en las que participé durante la etapa de pasantía fueron: Primero, de acuerdo con los arreglos y disposiciones de la dirección, y hacer un buen trabajo concienzudamente. en varios temas especiales y reuniones de oficina organizadas por el liderazgo Se han llevado a cabo varios preparativos para garantizar la notificación oportuna de las reuniones, actas detalladas de las reuniones y una preparación exhaustiva de los asuntos de las reuniones, y emitir actas de reuniones importantes de acuerdo con los arreglos del liderazgo, de modo que los diversos Los principios y políticas del partido de gobierno y del gobierno pueden comunicarse rápidamente a las unidades de base. Al mismo tiempo, presentó rápidamente varios documentos emitidos por sus superiores y siguió a los líderes al campo para ser investigados. El trabajo que realizo se puede resumir principalmente en los siguientes aspectos:
1.
Cuando comencé mi pasantía, solo podía realizar algunas tareas como copiar, imprimir, encuadernar documentos, enviar y recibir cartas de la oficina, organizar archivos y completar informes. Como no estaba familiarizado con el trabajo de oficina, todo era demasiado. que no me resulta familiar, tome en serio estas cosas triviales y, al mismo tiempo, fortalezca su estudio de los documentos oficiales, incluido el formato de redacción y los requisitos de los documentos oficiales, las características del idioma, la comprensión de los canales y métodos de transmisión de los documentos oficiales, y la organización y archivo de documentos oficiales. Pero a medida que avanzaba la pasantía, gradualmente comencé a ser responsable de algunos trabajos de redacción importantes, como escribir los discursos de los líderes en la reunión de producción de seguridad del condado, etc., que eran toda mi responsabilidad y el reconocimiento de mis colegas.
2. De servicio. Creo que el sistema de turnos en la oficina es bastante completo. El lugar de servicio es la oficina del secretario. El personal de servicio está de servicio en rotación y el horario de servicio se organiza una vez al mes. Durante esta pasantía, estuve de servicio una vez, lo cual fue organizado por el instructor. El trabajo principal del turno era responder a las llamadas de turno en el escritorio de guardia, registrar los avisos de reuniones relevantes y transmitir avisos. Tenía que recibir a las personas que acudían a la oficina y responder a sus preguntas.
3. Contacto telefónico y fax. Además de la correspondencia, también hay llamadas telefónicas y faxes para comunicarse con las oficinas del distrito y de la ciudad hacia arriba y con diferentes departamentos hacia abajo. A veces mi jefe me pide que llame a algunos departamentos para colaborar en algo. Cuando me comunico con la otra parte por teléfono, debo prestar atención a mi tono, porque represento a la oficina y necesito aprender a comunicarme con los demás. Frases para que la otra parte sepa claramente mis intenciones. El envío de faxes requiere que tengamos ciertos conocimientos sobre equipos ofimáticos y poder utilizarlos.
4. Recoger y entregar artículos al salir. Cuando se manejan asuntos oficiales, hay documentos oficiales que deben presentarse a la autoridad superior o tomarse para su aprobación. Esto requiere ir al departamento de la autoridad superior para recoger los documentos o enviarlos. Distribuir documentos, materiales y cartas al comité del partido del condado, a los líderes del comité del partido del condado y a las oficinas del comité del partido del condado de los municipios, departamentos, empresas e instituciones a nivel de condado. A veces tengo que correr dos o tres veces al día, lo cual resulta agotador.
5. Celebrar una reunión. Las tres tareas principales de los funcionarios públicos son: manejar documentos, manejar asuntos y celebrar reuniones. Una de las reuniones más impresionantes durante esta pasantía fue la reunión especial sobre la vida democrática del grupo del partido del sistema de oficinas. Antes de la reunión, es necesario preparar el esquema del discurso del líder, solicitar y recopilar las opiniones de los participantes, concertar la hora y el lugar de la reunión, determinar la lista de participantes, etc. Después de la reunión, clasificamos principalmente los materiales relevantes de la reunión de vida democrática, que incluyen: opiniones solicitadas antes de la reunión, actas de la reunión, esquemas de los discursos de los líderes, e hicimos un informe completo sobre la reunión de vida democrática y un documento sobre la rectificación posterior a la reunión. medidas. A través de este trabajo entiendo los procedimientos específicos para que los funcionarios públicos celebren reuniones. Aprendí que el trabajo diario de los funcionarios públicos no es sólo abordar diversos problemas y extraer lecciones, sino también resumir diversas experiencias, refinar la esencia espiritual y promoverlas y popularizarlas.
V. Ganancias de pasantías
(1) Comprender y comprender la estructura organizacional, la dotación de personal y la división funcional de las unidades gubernamentales, y tener una mejor comprensión de la situación de las agencias y unidades gubernamentales.
(2) El estudio de los documentos oficiales incluye principalmente el formato de redacción y los requisitos de los documentos oficiales, las características del idioma, la comprensión de los canales y métodos de transmisión de los documentos oficiales y el trabajo de clasificación y archivo de los documentos oficiales. A través de este estudio de dos meses, la práctica me ha brindado una comprensión más específica del conocimiento profesional de la redacción de documentos oficiales, ha promovido la transformación del conocimiento teórico en habilidades prácticas y me ha beneficiado mucho.
(3). Aprender los procedimientos y la etiqueta, el lenguaje cortés, las formas de hacer las cosas y las técnicas para el manejo de los asuntos externos de las agencias y unidades gubernamentales me permite aprender más conocimientos sociales y poder integrarme mejor a la sociedad. .
(4).Aprender a utilizar equipos de ofimática como fotocopiadoras, impresoras, máquinas de fax, escáneres y otros equipos, y añadir un peso a mi propio saldo laboral para aumentar mi capital laboral.
(5) Comprender los temas a los que se debe prestar atención en la etapa de preparación, realización, trabajo de resumen y otros aspectos del trabajo de la conferencia, y participar personalmente en él, practicar y resolver problemas relacionados, y entrénese para ejecutar la capacidad de conferencia.
(6) Ser sincero en el trato a los demás. Siempre siento que a menudo hay cosas sutiles que fácilmente pasamos por alto, como un saludo amable, pero que expresa preocupación por colegas y amigos, y también hace que los demás se sientan valorados y atendidos. La sinceridad de corazón puede ganarse la confianza de los compañeros, ya sea en el estudio, la vida o el trabajo, el principio es el mismo.
(7). Ser bueno en la comunicación.
La comunicación es una habilidad y habilidad importante que debe usarse con habilidad en todo momento. Para conocer a alguien, primero debes recordar su nombre. Para comprender a una persona se requiere una comunicación profunda. Y tienes que tomar la iniciativa para hacerlo. Durante la pasantía, el contacto telefónico con los departamentos de la Comisión Económica, las conversaciones con los visitantes durante el servicio y la comunicación con el personal del departamento, todo lo cual puede ejercitar nuestras habilidades comunicativas y mejorar aún más mis habilidades comunicativas.
(8).Tener entusiasmo y confianza. No importa en qué industria se encuentre, la pasión y la confianza son indispensables. El entusiasmo nos hace apasionarnos por el trabajo y estar dispuestos a luchar por el mismo objetivo; la paciencia nos hace tratar el trabajo con meticulosidad, esforzarnos en hacer bien cada detalle y buscar la excelencia. Sólo cuando la pasión y la paciencia se complementan se pueden crear las chispas más hermosas y el trabajo se puede hacer de la mejor manera. Cuando ingresas por primera vez a un campo o comienzas un nuevo trabajo, debes tener entusiasmo y confianza, y también debes saber tomar la iniciativa. Sólo así podrás familiarizarte mejor con tus colegas, entrar mejor en la zona y. integrarse al entorno laboral.
A través de esta pasantía de un mes, tengo una cierta comprensión del trabajo de gestión administrativa de base. Al combinar el conocimiento teórico que conozco con el trabajo práctico, también descubrí algunos problemas que han surgido en la gestión gubernamental de base. y defectos. Las deficiencias y fallas son las siguientes:
(1) Baja eficiencia administrativa. El personal administrativo se enfrenta a una gran cantidad de asuntos triviales todos los días y no puede priorizar claramente ni tratar una gran cantidad de asuntos a la vez. Como resultado, el procesamiento de asuntos triviales consume mucho tiempo del personal administrativo, lo que resulta en. baja eficiencia administrativa, y luego el sistema administrativo y las leyes y reglamentos no son perfectos, y todavía hay aspectos que no se pueden seguir en algunas áreas de la gestión administrativa. Este también es un factor importante que afecta la eficiencia administrativa de mi país.
(3) La estructura organizativa no es razonable y los recursos humanos se desperdician gravemente. Aunque los gobiernos de base también tienen departamentos funcionales completos, debido al alcance limitado del trabajo de base, los departamentos correspondientes no pueden utilizarse plenamente. Algunos departamentos están bastante inactivos y pasan todo el día tomando té y leyendo periódicos.
(4) Existe una mala coordinación entre las agencias de nivel superior y las agencias de nivel inferior. A veces, los documentos transmitidos por agencias de nivel superior se modifican de vez en cuando, lo que hace que las agencias de nivel inferior tengan que trabajar nuevamente, lo que lleva mucho tiempo y no existe un estándar unificado.
(1) Sugerencias para solucionar la baja eficiencia administrativa:
1. Promover activamente la reforma del sistema administrativo, seguir los principios de simplificación, unificación y eficiencia, deshacerse de los limitaciones de la estructura organizacional piramidal tradicional, y establecer un sistema de gestión administrativa eficiente, con responsabilidades claras, operaciones coordinadas y estandarizadas, que es la forma básica de mejorar la eficiencia administrativa.
2. Fortalecer la construcción del sistema legal y el sistema de responsabilidad, establecer y mejorar el sistema legal y regulatorio a través de reformas, y lograr una administración conforme a la ley, actuar de acuerdo con las normas, gobernar el país. de conformidad con la ley y regirse por la ley.
3. Es muy necesario mejorar la calidad del personal administrativo. Todo debe ser hecho por alguien Para mejorar la eficiencia administrativa, la clave es mejorar la calidad del personal administrativo, aumentar la inversión y la intensidad en la formación de talentos, formular medidas de formación efectivas y permitir personas con talentos reales, aprendizaje real y trabajo duro sincero. para desempeñar su papel. Sólo así se mejorará la eficiencia administrativa.
(2) Sugerencias para resolver la estructura organizacional irrazonable: a través de un cierto mecanismo de coordinación entre departamentos, asignar personal hasta cierto punto y lograr una distribución razonable Incluso si se ahorran recursos humanos, no habrá liderazgo. a la inflación y expansión organizacional.
(3) Sugerencias para resolver la coordinación entre superiores y subordinados: promover la oficina sin papel o utilizar el gobierno electrónico para coordinar a superiores y subordinados, lo que puede ahorrar muchos recursos humanos y financieros.