2. Prepárese antes de la reunión; descubra el tema de la reunión, los participantes, el anfitrión de la reunión y otros asuntos, y prepare un libro de registro para los participantes. p>
3. Si no puede escuchar con claridad durante la reunión, haga preguntas a tiempo. También podrías interrumpir y pedirle a la persona que habla demasiado rápido que hable más lento.
4. A la hora de redactar el acta de la reunión se deberá solicitar con prontitud la opinión del moderador de la reunión, siendo éste quien decidirá la versión final.
1. Preparación antes de la reunión
Familiarizarse con la información: La preparación antes de la reunión es un paso muy importante. El taquígrafo debe solicitar al organizador información relevante sobre la reunión tres días antes de la misma y decirle que esto desempeñará un papel muy importante en la exactitud del acta de la reunión. La información solicitada es la siguiente:
Respuesta: El tema, objeto, orden del día y moderador de la reunión.
b: ¿A qué industria pertenece la conferencia?
c: Lista de invitados y lista de ponentes.
d: Antecedentes relacionados con la reunión.
Después de obtener esta información, el taquígrafo puede familiarizarse con los materiales de la reunión con unos días de antelación, familiarizarse con posibles palabras raras o vocabulario profesional de antemano, desarrollar un vocabulario y practicarlo varias veces. Una vez que lo conozcas, te sentirás muy cómodo. Preparar suficientes materiales para las actas de esta reunión es un requisito previo muy importante.
Revisa la máquina:
a: Revisa tu computadora: ¿Te congelas a menudo y tienes la pantalla negra? Si es así, debes resolverlos de una vez por todas. Además, asegúrese de comprobar minuciosamente si hay virus en la máquina antes de la reunión.
b: Comprueba tu propio registrador de velocidad: cuánto dura la batería, si el cable de conexión es normal y otro hardware.
c: Durante el proceso de grabación de la reunión, si la computadora falla, la pantalla se pone negra o la taquígrafa no puede escribir, la pérdida para el organizador será inconmensurable e irreparable. Asuma toda la responsabilidad (grave), por lo tanto. Es importante revisar la máquina. Si es posible, puede traer otra computadora portátil y un registrador de velocidad como respaldo.
Familiarizado con la ruta:
Asegúrese de estar familiarizado con la ruta de conducción desde su residencia hasta el lugar de celebración y el tiempo requerido. Si es necesario, podrá acudir personalmente al lugar de celebración antes de que comience la reunión.
Familiarícese con la agenda:
Asegúrese de pedirle al organizador una agenda completa antes de la reunión. Esto también es importante para que el taquígrafo organice el tiempo de manera razonable.
Manténgase en contacto:
Asegúrese de mantenerse en contacto con el organizador y la empresa de taquigrafía antes de la reunión. Encienda su teléfono móvil con frecuencia para evitar cambios en la reunión. notificar al taquígrafo a tiempo traerá consecuencias para ambas partes.
Recordatorio especial:
Si el encargado del registro tiene un accidente antes de la reunión y no puede llevarse el acta de la reunión, se debe notificar al organizador con al menos 1 día de antelación para dé tiempo al organizador para encontrar otro encargado del registro para evitar causar grandes pérdidas al organizador.
2. Proceso de grabación de la reunión
Puntos clave:
Después de la reunión, el taquígrafo debe permanecer muy concentrado, especialmente al tomar notas detalladas, de lo contrario no lo hará. trabajo.
Proceso de grabación:
Por lo general, según la agenda de la reunión, los participantes hablarán por turnos, lo que es más fácil de recordar. Sin embargo, la realidad es que a menudo hay escenas en las que los participantes mantienen acaloradas discusiones y compiten por hablar primero. Tú dices algo, yo digo algo, ¿a quién escuchas? ¿Para quién es? Si usa una grabadora para grabar, me temo que será un desastre. El valor de la taquígrafa está precisamente en este momento. Después de todo, ¡los humanos son más inteligentes que las máquinas! La experiencia habitual es vigilar al moderador y al líder principal. De hecho, lo que importa es quién es el funcionario que escucha a quién.
Guardado en tiempo real:
Detén la llamada por un momento para guardar rápidamente el archivo grabado. Si tiene tiempo, es necesario guardar una copia para evitar que todos los archivos se pierdan debido a fallas repentinas como operaciones ilegales.
En tercer lugar, la reunión ha terminado.
Después de la reunión, el contenido grabado debe organizarse lo más rápido posible.
Respuesta: Corrija algunos errores tipográficos.
b: Elimina algunas palabras que sean irrelevantes para la reunión.
c: La tipografía también es importante: tamaño de fuente, interlineado, etc.
, debe ser muy formal y claro (el organizador no quiere que envíes un manuscrito con diferentes fuentes y un diseño desordenado. No importa qué tan buena sea tu memoria, estará muy comprometida a los ojos del organizador.
Cómo resumir las actas de las reuniones
d: Los manuscritos organizados se guardan en formato word y txt para que el organizador pueda abrirlos fácilmente.
e: Después de confirmar que el manuscrito. ha sido entregado al organizador, siga las instrucciones A petición del organizador, elimine todos los registros de su computadora, incluido el vaciado de la Papelera de reciclaje
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