Caso 1: Caso de Control Contable Interno de Compras y Pagos de KY Company
Descripción del Caso: KY Company es una empresa de productos farmacéuticos, y una de las principales consideraciones para las materias primas. Lo que se requiere para la producción es el precio. Además, lo que es más importante son los requisitos de calidad de las materias primas. Cuando KY Company necesita comprar materias primas necesarias para la producción, hay un cambio importante en el precio de mercado de las materias primas o se compran nuevas variedades de materias primas, y el departamento de compras necesita volver a identificar a los proveedores, esto se hace mediante licitación. Primero, determine los proveedores que participarán en la reunión de licitación a partir de los archivos de proveedores establecidos por el departamento de compras (el proveedor debe ser una empresa a la que se le haya emitido una licencia de producción farmacéutica después de haber sido aceptada por la Administración Estatal de Alimentos y Medicamentos. Las materias primas producidas por dichos proveedores deben cumplir con los estándares de calidad de la industria farmacéutica nacional), varios proveedores se determinan comparando el desempeño del costo del producto y las muestras de materia prima de los proveedores seleccionados son inspeccionadas por el departamento de inspección de KY Company, además de implementar. Los estándares de calidad de la industria farmacéutica nacional, KY Company también los formula. Después de probar los estándares de calidad de la empresa, el departamento de compras determina los proveedores de alta calidad y bajo precio. El departamento de compras firma un contrato de compra con el proveedor; una vez que llegan las materias primas compradas, el departamento de inspección las inspecciona aleatoriamente y el departamento de almacenamiento inspecciona la cantidad y variedad y emite una orden de almacenamiento; el departamento financiero revisa y verifica el formulario de inspección y la orden de entrada. Registra las cuentas detalladas después de los pedidos de inventario y las facturas de compra, el departamento de compras formula un plan de pago y el departamento de finanzas prepara los fondos para el pago según el plan de pago.
KY Company primero celebra una reunión de análisis financiero todos los meses para analizar la situación financiera del mes si hay fluctuaciones anormales en los costos de producción del producto, después de excluir factores como los precios de mercado, si es causado por altos. diferencias de precios en la calidad de la materia prima, y en la posterior reunión ampliada del director general a la que asistieron todos los departamentos funcionales de la empresa, los problemas que surjan en el departamento de compras se responsabilizarán y vincularán a los intereses económicos del departamento de compras.
Análisis de caso: Las regulaciones y prácticas de control interno de KY Company en este caso en el negocio de adquisiciones y pagos cumplen con las disposiciones pertinentes de las "Normas de control interno de contabilidad - Adquisiciones y pagos ( Departamento de Prueba)":
En primer lugar, KY Company maneja los negocios de adquisiciones y pagos de acuerdo con los procedimientos prescritos de solicitud, aprobación, adquisición, aceptación, pago, etc. durante la adquisición de materias primas;
En segundo lugar, establecer Se ha establecido un sistema de gestión de adquisiciones y aceptación, y se han adoptado disposiciones claras sobre la determinación de los métodos de adquisición, la selección de proveedores, los procedimientos de aceptación, etc. para garantizar la transparencia del proceso de adquisición;
En tercer lugar, se han establecido archivos de proveedores para comprender y comprender plenamente la reputación del proveedor, la capacidad de suministro y otra información relevante, y adoptar un procedimiento en el que los departamentos de compras, uso y otros participen en las comparaciones de calidad y precio;
Cuarto, de acuerdo con el sistema de aceptación y la experiencia prescritos. Para los documentos de compra aprobados, como pedidos y contratos, el departamento de aceptación independiente inspeccionará la variedad, especificaciones, cantidad, calidad y otros contenidos relacionados de los bienes adquiridos y emitirá. un certificado de aceptación;
En quinto lugar, el departamento de contabilidad Al realizar negocios de contabilidad y pagos, revisará estrictamente la autenticidad, integridad, legalidad y cumplimiento de los comprobantes relevantes, como facturas de compra, comprobantes de liquidación, certificados de aceptación;
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Sexto, aprobar Supervisar e inspeccionar el sistema de rendición de cuentas de los departamentos funcionales y los controles internos sobre adquisiciones y pagos.
Sin embargo, en este caso, las regulaciones y prácticas de control interno de KY Company en el negocio de adquisiciones y pagos también tienen algunas discrepancias: aunque KY Company ha establecido un sistema de responsabilidad laboral para el negocio de adquisiciones y pagos, aclara claramente los aspectos relevantes. departamentos y puestos Sin embargo, en este negocio, "consulta y determinación de proveedores" son dos puestos incompatibles pero ambos son asumidos por el departamento de compras, lo que crea la posibilidad de fraude. Aunque la empresa cuenta con un sistema de rendición de cuentas para los departamentos funcionales, sólo se puede responsabilizar a ésta a posteriori, en lugar de prevenir y controlar los riesgos de antemano.
Dado que el sistema de control interno del "negocio de compras y pagos" de KY Company tenía puntos fuera de control cuando se formuló, y había deficiencias inherentes en la separación, restricción y supervisión de posiciones incompatibles, el El sistema de control interno existente era ineficaz en esta área. En el proceso de ejecución del negocio, las posiciones incompatibles no pueden desempeñar plenamente el papel de controles y contrapesos. Por lo tanto, se recomienda que KY Company modifique el sistema de control interno para separar tareas incompatibles y agregar procedimientos de control en el proceso de determinación del precio de compra de materias primas, es decir, el precio de compra de materias primas debe ser discutido por el comité de precios. , analizado y revisado por el departamento financiero e informado a la gerencia. La aprobación a nivel de capa puede prevenir errores y fraudes de manera efectiva.