Internet ha cambiado muchos aspectos del mundo empresarial y la correspondencia comercial es uno de ellos. Érase una vez, las cartas comerciales tradicionales y formales eran comunes, pero ahora los correos electrónicos comerciales rápidos se han vuelto comunes. La conveniencia y la aleatoriedad de Internet a menudo nos hacen pensar que los correos electrónicos comerciales mal escritos no son gran cosa. Sin embargo, la verdad es todo lo contrario. Debido a que es tan fácil escribir un correo electrónico, las personas, después de recibir tantos correos electrónicos, solo se ocuparán de los correos electrónicos que estén bien escritos; su correo electrónico comercial debe destacarse entre la pila. Los siguientes puntos pueden ayudarle a redactar correos electrónicos comerciales concisos y llamativos para cualquier propósito.
Estilo
El ojo humano reacciona de manera diferente ante la pantalla de una computadora que ante una hoja de papel, por lo que el formato de su correo electrónico es crucial. Utilice oraciones cortas y concisas que entiendan el punto de inmediato; recuerde, su objetivo aquí es distribuir información importante, así que entréguesela al lector desde el principio. Incluya siempre un saludo y una firma, y utilice tantos saltos de línea y de párrafo como sea posible para que el correo electrónico sea más fácil de leer. Resista la tentación de escribir un libro. Es mejor que los correos electrónicos comerciales sean breves; una página aproximadamente es suficiente.
Estilo
El ojo humano reacciona de manera diferente ante la pantalla de una computadora que ante el papel, por lo que el formato de su correo electrónico es importante. Utilice oraciones cortas y concisas y vaya al grano; recuerde, el propósito de escribir un correo electrónico es transmitir información importante, así que deje que el lector vea primero los puntos principales. En cualquier caso, incluya saludos y firmas, y doble tantas líneas y párrafos como sea posible; esto hará que el correo electrónico sea más legible. Además, resista la tentación de escribir extensamente: los correos electrónicos comerciales deben ser breves; una página aproximadamente será suficiente.
Hue
Para bien o para mal, Internet ha fomentado un molesto hábito de informalidad. Está bien que tu correo electrónico sea un poco informal (la gente lo quiere hoy en día), pero no lo escribas como si estuvieras hablando con tu madre o tu mejor amigo. Es necesario encontrar un equilibrio entre la formalidad de la tradición y la informalidad del correo electrónico. Piense en sus destinatarios y en cómo es más probable que escriban su correo electrónico. ¿Qué palabras usarían? ¿La jerga o la jerga ofenderán a sus lectores? Utilice estas consideraciones para crear un correo electrónico conciso y personalizado.
Hue
Para bien o para mal, Internet ha fomentado malos hábitos de comunicación "informal". Está bien tener un correo electrónico un poco informal (la gente está empezando a aceptarlo hoy en día), pero no hagas que parezca que estás hablando con tu mamá o tu mejor amiga. Es necesario encontrar un equilibrio entre los correos electrónicos formales e informales en el sentido tradicional. Considere el estilo del destinatario y cómo es más probable que escriba el correo electrónico. ¿Qué palabras usarían? ¿La jerga o jerga ofenderá a la persona que lee el correo electrónico? Con estos factores en mente, podemos escribir un correo electrónico conciso y dirigido.
Gramática
La informalidad, sin importar cuál sea su origen, no es excusa para cometer errores gramaticales que estropearán tu correo electrónico. Los errores gramaticales indican que no ha dedicado mucho tiempo a su correo electrónico comercial y probablemente no le importe mucho su mensaje. Revise su correo electrónico cuidadosamente para asegurarse de que está escrito correctamente y corrija cualquier error gramatical y de puntuación. Elimina todo lo superfluo, deshazte de todos los clichés. Los destinatarios, especialmente los profesionales de negocios, apreciarán su atención a los detalles y podrán responder mejor a sus mensajes si sus correos electrónicos no contienen errores.
Gramática
No importa cuán "informal" parezca, eso no significa que se permitan errores gramaticales; estos errores pueden arruinar su correo electrónico.
Los errores gramaticales son una señal de que no estás poniendo mucho esfuerzo en el correo electrónico de tu empresa y probablemente no te importe mucho el mensaje que estás transmitiendo. Lea atentamente el correo electrónico para garantizar la ortografía correcta y corregir cualquier error gramatical y de puntuación. Elimine toda la información redundante y los clichés. Los destinatarios, especialmente los empresarios profesionales, apreciarán su atención a los detalles y responderán a sus correos electrónicos con una mejor actitud si no contienen errores.
Respuesta
Dado que el correo electrónico es un medio inmediato y muy accesible, es mucho más fácil solicitar una respuesta que una carta en papel y la probabilidad de obtener una respuesta también es mayor. ¡mayor que! Antes de firmar, tenga claro lo que quiere que haga el destinatario. Si necesita que le devolvamos la llamada o adjunte alguna información, ¡solo dígalo! Si sus destinatarios no saben lo que quiere de ellos, les resultará difícil responder. Pero recuerde: sea cortés al solicitar una acción. Peor que un final demasiado adelantado a su tiempo o demasiado insistente.
Respuesta
El correo electrónico es un medio instantáneo, por lo que es un medio muy popular. Es más conveniente solicitar una respuesta por correo electrónico que por correo postal, ¡y es más probable que reciba una! Antes de firmar, asegúrese de saber qué espera que haga el destinatario. ¿Necesita que le devuelvan la llamada o incluir información específica? ¡Dilo! Si el destinatario no sabe lo que quieres, le resultará difícil responderte. Pero recuerda: sé cortés cuando pidas una respuesta. No hay casi nada peor que un empujón o una solicitud al final de un correo electrónico.