Introducción: En la gestión de proyectos, la comunicación es un indicador suave, su papel es difícil de cuantificar y el impacto de la comunicación en el proyecto a menudo es invisible. La siguiente es la gestión de comunicación de proyectos de software que les traigo, espero que les sea de ayuda.
La gestión de la comunicación de proyectos es una de las nueve áreas de conocimiento del moderno sistema de conocimiento de gestión de proyectos. La gestión de la comunicación de proyectos proporciona el vínculo crítico entre las personas, las ideas y la información que es necesario para el éxito.
La comunicación es muy importante para el éxito de los proyectos, especialmente los proyectos de TI. Este artículo se centra en el significado de la comunicación, las partes interesadas del proyecto, el impacto de la comunicación en la eficiencia y los elementos clave de la comunicación. Finalmente, en combinación con el proyecto de plataforma de enseñanza de lenguas extranjeras y evaluación integral en centros de formación profesional superior, se analizó la aplicación de la comunicación en el desarrollo de software grupal.
1. La importancia de la comunicación y el análisis de las partes interesadas del proyecto
Los elementos de la gestión de proyectos son: alcance, tiempo, costo, calidad, mano de obra, riesgo, adquisiciones y comunicación, un proyecto exitoso. están estrechamente relacionados con estos elementos. Sin embargo, en la participación y operación real del proyecto, se puede encontrar que, independientemente del factor en la gestión del proyecto, las partes interesadas del proyecto son las más relevantes y están involucradas en la mayoría de las actividades. Las partes interesadas del proyecto generalmente incluyen usuarios finales, equipos del proyecto y algunos proyectos. partes interesadas clave, como la dirección de la empresa. En gestión de proyectos, tiempo, coste, calidad, mano de obra, riesgo, adquisiciones, etc. Mucho tiene que ver con la comunicación interpersonal y la gestión interpersonal. Cómo gestionar bien a las personas, cómo formar un equipo de proyecto exitoso, cómo liberar todo el potencial del equipo en el proyecto, cómo mejorar la relación con los clientes y cómo satisfacerlos, todos estos son elementos esenciales en la gestión de la comunicación.
Para poder comunicar bien todos los elementos y lograr la gestión de personas, debemos partir de la perspectiva de estas "partes interesadas del proyecto", partir de sus necesidades e intereses y maximizar su realización a través del valor del proyecto. . Sin ellos, es difícil que un proyecto tenga éxito. Antes de realizar una investigación de la demanda y comunicarse con los clientes, el director del proyecto generalmente debe considerar plenamente las necesidades y la viabilidad del proyecto, luego formular un plan de gestión de la demanda (incluidos planes de comunicación detallados y requisitos de comunicación) y considerar el personal, los recursos y los requisitos necesarios para requisitos de tiempo de comunicación para garantizar la precisión de la investigación de la demanda. Durante el proceso de desarrollo de muchos proyectos de software, los clientes proponen repentinamente cambios en los requisitos, lo que afecta negativamente al progreso del proyecto. Aunque esto se debe en gran medida a factores subjetivos del cliente, también muestra que el equipo del proyecto no consideró completamente algunas suposiciones o limitaciones al comunicarse con el cliente en la etapa inicial, ni enumeró completamente los requisitos de comunicación.
Del mismo modo, además de comunicarse con los clientes, durante el proceso de desarrollo del proyecto, la forma en que el director del proyecto se comunica con los miembros del proyecto y las habilidades de formación de equipos del director del proyecto también son clave para el éxito o el fracaso del proyecto. . El propósito de la comunicación durante el proyecto es "mantener el progreso del proyecto, identificar problemas potenciales y buscar sugerencias para mejorar el desempeño del proyecto". Si no hay una buena comunicación durante el proceso de desarrollo y diseño del proyecto, pueden ocurrir fallas inesperadas en el proyecto. El mismo buen equipo colaborativo puede hacer que el proyecto sea más eficaz con la mitad del esfuerzo. Algunos métodos y técnicas de comunicación específicos se analizan a continuación.
2. La relación entre comunicación y eficiencia
2.1 Complejidad del proyecto y eficiencia de implementación
La cantidad de trabajo consumido por la ruta de comunicación depende de la complejidad del proyecto de software en sí y nivel de desastre. Joel Aron, ex director de tecnología de sistemas de IBM en Gettysburg, Maryland, estudió la eficiencia de ejecución del programador basándose en nueve grandes proyectos en los que había participado. Dividió estos sistemas según la interacción entre los programadores y los componentes del sistema y obtuvo una tabla de eficiencia de ejecución.
En términos generales, la complejidad de la interfaz del software subyacente (sistema operativo, compilador, sistema integrado, software de comunicación) es mucho mayor que la del software de aplicación (MIS, software de operación y mantenimiento, software de gestión).
Al estimar la carga de trabajo de un proyecto de desarrollo de software, se debe considerar completamente el tipo y la complejidad de las tareas, porque el consumo de comunicación del proceso de desarrollo de sistemas de interfaz abstractos y complejos debe ser muy grande. Además, el software con una sólida experiencia en la industria debe considerar el consumo de comunicación requerido por los desarrolladores para estar familiarizados con el conocimiento de la industria.
2.2 Tamaño del equipo y eficiencia de ejecución
La cantidad de personas que necesitan cooperar y comunicarse afectará el costo de desarrollo, porque los componentes principales del costo son la comunicación y la comunicación mutua, y la corrección de resultados adversos de comunicación inadecuada (depuración del sistema).
Las personas deben comunicarse para resolver problemas de interfaz entre sus respectivas tareas.
Si el proyecto tiene n empleados, existen nx(n-1)/2 rutas de comunicación. Supongamos que una persona desarrolla software de forma independiente y la eficiencia de ejecución anual es de 1000 líneas de código. La carga de trabajo consumida por cada ruta de comunicación puede ser equivalente a 500 líneas de código. Entonces el tamaño del equipo tiene la siguiente relación con el consumo de comunicación y la eficiencia de ejecución.
2.3 La comprensión tácita y la eficiencia de ejecución del equipo
El grado de comprensión tácita del equipo tiene un gran impacto en la eficiencia de la implementación del software. Después de un largo período de trabajo, un equipo confía entre sí y tiene un conocimiento tácito de los métodos y estilos de trabajo. Trabajar juntos puede incluso superar al propio equipo y hacer algo que normalmente es impensable. . Por el contrario, para un equipo que trabaja en conjunto por primera vez, debido a los diferentes orígenes y estilos de los miembros del proyecto, la confianza mutua entre los miembros es baja, por lo que se debe considerar plenamente el consumo de comunicación.
No existen reglas ni procedimientos simples para construir un equipo bien coordinado, pero un factor esencial es que todos los miembros del equipo tienen todas las obligaciones hacia el equipo y los miembros están dispuestos a renunciar a sí mismos por el bien del equipo. Los intereses y ambiciones de todo el equipo, por lo que todo el equipo debe tener una fuerte cohesión. Una persona en un equipo con un buen ambiente y cooperación tácita generalmente estará de buen humor. La energía que puede aportar el buen rollo es inconmensurable.
Por lo tanto, la buena comunicación continua es el activo intangible del equipo, y la comprensión natural, estable y tácita del equipo de desarrollo formado por él es la competitividad central de la empresa de software.
3.Algunos elementos de la comunicación
El papel que desempeña un excelente responsable de organización y coordinación del equipo muchas veces juega un papel decisivo en el éxito o fracaso del objetivo. excelente comunicador. El experto en investigación en comunicación Ludlow (R.) mencionó que los altos directivos suelen dedicar el 80% de su tiempo a comunicarse de diferentes formas. El directivo medio dedica aproximadamente el 50% de su tiempo a difundir información. La falta de comunicación es un problema que la tecnología no puede mejorar. La tecnología se está desarrollando rápidamente ahora, pero la necesidad de comunicación y armonía de las personas no ha disminuido, sino que se ha vuelto cada vez más importante.
La eficiencia de la comunicación afecta directamente a la eficiencia laboral de los directivos. Mejorar la comunicación entre los miembros del proyecto mejorará la moral, la productividad y la calidad, y reducirá los costos, mejorando los proyectos. Pero si surgen problemas de comunicación, también se puede controlar eficazmente el problema según el siguiente proceso: descubrir la causa del problema; implementar acciones correctivas; fortalecer las actividades de comunicación en el entorno laboral;
4. Análisis de casos de comunicación del proyecto.
Cuando el autor fue responsable de desarrollar una plataforma integral de enseñanza y exámenes en línea para inglés en universidades de idiomas extranjeros, consideró detenidamente algunos elementos de comunicación en la gestión de proyectos de software. Todo el proyecto se desarrolló de acuerdo con el Proceso de Desarrollo de Software en Equipo (TSP), en el que la comunicación estuvo involucrada en cada paso.
Encuesta técnica 4.1
Este proyecto es una plataforma de red integral que proporciona a profesores y estudiantes enseñanza, pruebas y evaluación de inglés. Los estudiantes pueden llevar a cabo todo el proceso de aprendizaje y evaluación del inglés a través de Internet, y los profesores también pueden utilizar esta plataforma para monitorear dinámicamente las situaciones de los estudiantes. En el escenario de adopción de tecnología, planeamos utilizar ASP. NET+SQLSERVER para desarrollo, arquitectura de tres niveles. Mientras escuchábamos sus ideas, también elaboramos nuestras propias opiniones desde una perspectiva técnica sobre la inspección del proyecto y finalmente llegamos a un entendimiento preliminar.
4.2 Análisis de la demanda
Los usuarios finales del proyecto son profesores y estudiantes de lenguas extranjeras. Hemos comenzado a contactar más profesores de universidades de lenguas extranjeras para comprender la situación en el campo de las lenguas extranjeras. Enseñanza de idiomas en escuelas superiores de formación profesional. Para prevenir o reducir cambios en las necesidades de los usuarios, se consideran muchos factores y supuestos restrictivos en los objetivos de producción y difusión. Después de aproximadamente una semana de comunicación, se generó un documento SRS completo. Usamos el número de párrafo y el número de sección del SRS para determinar la fuente de cada descripción.
4.3 Diseño de apariencia
Una vez determinados los requisitos y funciones generales del software, el proceso del proyecto llega a la etapa de diseño del esquema. En este momento, el equipo de desarrollo del proyecto está completamente lanzado. y el equipo del proyecto comienza a formular objetivos de trabajo detallados, objetivos de carácter, etc.
4.4 Diseño Detallado
En la etapa de diseño del esquema, se define cada módulo funcional y, una vez aclaradas las responsabilidades de los desarrolladores, comienza el diseño detallado del módulo. En esta etapa, definimos toda la base de datos de la plataforma. Los dos miembros tienen ideas diferentes al definir tablas y campos de datos. Cada uno tenía sus propias opiniones, sus caras estaban rojas y sus orejas rojas, y estaban en un punto muerto.
Finalmente, ambas partes hicieron una lista de sus ideas y motivos, y solicitaron la opinión de otros miembros del equipo y profesores de la Escuela de Lenguas Extranjeras. Luego del análisis, todos estuvieron de acuerdo.
4.5 Diseño de codificación
En cada reunión durante la fase de codificación, es necesario comprender el progreso de cada miembro, preguntar sobre los arreglos para la siguiente etapa y exigir que cada miembro Sea abierto y honesto en la reunión. Trate los problemas con respeto y mantenga un estilo de equipo transparente. De esta manera, sabemos qué esperar y anticipamos los problemas para poder realizar ajustes rápidamente.
4.6 Integración y pruebas
En la etapa posterior de desarrollo, las funciones de cada módulo se completan básicamente. Después de confirmar que cada módulo básicamente no tiene defectos independientes y es de buena calidad. entra en la prueba general.
El proyecto fue completado y probado después de medio año de producción. Ahora funciona perfectamente bien. Para resumir algunas experiencias de este proyecto, la comunicación efectiva con los usuarios y la buena cooperación entre los miembros de desarrollo son la clave para garantizar la calidad y eficiencia del desarrollo de software. Para ello, un equipo debe contar con al menos tres elementos: transparencia, escucha y negociación. La transparencia permite que todo el equipo sepa qué va a pasar, anticipar problemas, saber quién necesita más ayuda y cuándo y mantener la coherencia en el trabajo de todo el equipo. El mejor. Un comunicador debe ser un muy buen oyente, y esta escucha debe ser de todo corazón. Sólo así los demás tendrán una comunicación más profunda contigo y comprenderás con precisión las intenciones de la otra persona. El papel más importante de la negociación es resolver problemas y diferencias, de modo que ambas partes en conflicto puedan obtener un resultado satisfactorio.
La gestión de la comunicación de proyectos es un arte, que no sólo se refleja en las habilidades de comunicación entre las "partes interesadas del proyecto", sino que también se puede utilizar en cualquier campo de la gestión de proyectos y se puede combinar con algunos elementos únicos de cada uno. implementación. En la gestión general del proyecto por parte del líder del proyecto, los ocho elementos de la gestión del proyecto son simples y fáciles de recordar, y requieren una gestión artística y una operación hábil. Aunque las reglas y regulaciones de gestión son fijas, las personas pueden aplicarlas dinámicamente. Pero cómo controlar de manera flexible estos elementos para que su operación sea más conveniente y más adecuada para proyectos reales.
Contenido ampliado
La importancia de la gestión de la comunicación de proyectos de software
La comunicación no es sólo un medio necesario en la gestión de proyectos de software, sino también una herramienta y herramienta necesaria en El proceso de construcción de proyectos de software. Procedimientos de trabajo esenciales.
En el proceso de proporcionar servicios de prueba de proyectos de software, a menudo escuchamos las siguientes quejas: lo que desarrollamos no es lo que queremos en absoluto; la función que solicitamos no se ha realizado, lo que dificulta el proceso; Lo que me tranquiliza del Partido A es que estos problemas han sido informados verbalmente a los miembros del equipo del proyecto del Partido B antes, pero el Partido B en realidad ignoró necesidades y comentarios tan importantes durante el proceso de implementación del proyecto. También escucharé la amargura de algunos gerentes de proyectos del Partido B: Mi programador describió la arquitectura del módulo del que era responsable durante la revisión del diseño, pero después de desarrollar el software, descubrió que era muy diferente de lo que yo entendía...
Quizás algunas situaciones sean más complicadas que las anteriores, entonces, ¿dónde radica el problema? De hecho, muchos de los problemas anteriores son causados por la comunicación. La comunicación ineficaz conduce al fracaso final de los proyectos de software. En la industria del software, el éxito o el fracaso de la comunicación determina el éxito o el fracaso de todo el proyecto, y la eficiencia de la comunicación afecta el costo y el progreso de todo el proyecto. El riesgo de falta de comunicación es uno de los mayores riesgos de los proyectos de software. En el proceso de construcción de proyectos de software con necesidades cambiantes, lógica fuerte y alta complejidad, es necesario establecer un buen plan y orden de comunicación, y garantizar la implementación fluida del proyecto de software con una actitud de comunicación rigurosa y métodos de comunicación científica.
Las necesidades claras del cliente nacen de la interacción y comunicación con la Parte A. La determinación de las necesidades del cliente al comienzo de la construcción del proyecto de software depende de la comunicación continua entre la Parte A y la Parte B. La debilidad del proyecto de software La construcción está en la comprensión de las necesidades del cliente. En las primeras etapas de la construcción del proyecto, la Parte B necesita enviar gerentes de proyecto profesionales y pilares de I + D para tener una comunicación profunda con la Parte B para comprender completamente las necesidades reales de los clientes. A veces, debido a la ambigüedad de las necesidades del cliente en las primeras etapas del proyecto o a la experiencia del proyecto y las limitaciones del alcance comercial del gerente del proyecto de la Parte A, las necesidades de la Parte A no se expresan en profundidad y de manera integral en las primeras etapas. Esto requiere que la Parte B confíe en su propia experiencia en proyectos o en la industria para dar sugerencias de planificación o considerar completamente los detalles y realizar una planificación de márgenes suficiente y precisa para las necesidades del proyecto. Estos se basan en comunicaciones repetidas y encuestas en profundidad de los usuarios finales. Los métodos de comunicación e investigación no se detallan aquí.
Durante la implementación de proyectos de software, es necesario establecer un buen orden de comunicación (plan de comunicación) dentro del equipo del proyecto y garantizar la efectividad de la comunicación. Nos hemos encontrado con casos de este tipo.
Una empresa de software está desarrollando un software de gestión empresarial. Los requisitos del cliente son muy completos y el análisis del sistema es muy claro. Pero durante la fase de desarrollo, el director del proyecto descubrió que la funcionalidad de una de las capas intermedias del análisis del sistema era incorrecta. Debido a que él era responsable únicamente del desarrollo del módulo funcional, modificó directamente sus parámetros en ese momento sin comunicarse con otros programadores a tiempo. Más tarde, rápidamente lo olvidó. Cuando el proyecto estaba llegando a su fin, de repente apareció un gran error en el sistema que afectó el funcionamiento de todo el sistema. Al final, después de gastar mucha energía en consultas y pruebas, descubrí que los parámetros cambiados por el director del proyecto eran incorrectos. Si el director del proyecto puede comunicarse con los miembros del equipo del proyecto a tiempo desde el principio, este error se puede evitar por completo. Un equipo de proyecto con un buen orden de comunicación puede prevenir eficazmente el riesgo de fracaso del proyecto y lograr el doble de resultado con la mitad de esfuerzo.
El plan de comunicación del proyecto es parte de todo el plan del proyecto. Su papel es muy importante, pero a menudo se pasa por alto. Muchos proyectos no desarrollan planes de comunicación completos, lo que resulta en una comunicación caótica, baja eficiencia del equipo del proyecto y conduce directamente al fracaso del proyecto. Existen varias formas de comunicación de proyectos, que se pueden dividir a grandes rasgos en formas escritas y orales. La comunicación escrita se utiliza principalmente para notificaciones, confirmaciones, requisitos y otras actividades, y es adecuada para memorandos utilizados dentro del equipo del proyecto. Lo primero que el director del proyecto debe hacer al principio es determinar el plan de comunicación para todo el proyecto, porque el plan de comunicación describe la estructura de recopilación y archivo de la información del proyecto, la forma de divulgación de la información, el contenido de la información, el cronograma y acuerdos generados por cada método de comunicación, etc. Sólo estableciendo buenas reglas de comunicación podremos dominar bien la comunicación, comprender completamente todos los aspectos del proyecto y promover continuamente el buen progreso del proyecto.
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