En circunstancias normales, cuando nos gradúemos de la universidad, la escuela enviará nuestros archivos por correo a nuestro lugar de trabajo o de regreso a nuestra ciudad natal. Sin embargo, muchas escuelas entregarán los archivos a los propios estudiantes y les permitirán reenviarlos y guardarlos. Debido a la falta de conocimiento sobre los archivos, la gente los guarda en sus propias manos.
¿Qué debo hacer si tengo en mis propias manos los expedientes de autoestudio y exámenes de posgrado?
1. Conservar archivos en manos propias va en contra de lo dispuesto en la Ley de Archivos. También hará que el archivo sea material no válido, por lo que primero debemos activar el archivo.
2. Si no se ha graduado durante mucho tiempo, puede presentar su solicitud por escrito y luego llevar sus documentos de identidad y materiales de archivo al departamento de gestión de archivos de la escuela para su activación.
3. Si ya está trabajando, puede buscar una unidad para redactar un documento de certificación y luego llevar los demás materiales relacionados con el archivo al centro de talentos para activar el archivo.
4. Los archivos activados deben confiarse a escuelas de posgrado, unidades u organizaciones de terceros para su almacenamiento. Recuerde no volver a procesarlo usted mismo para evitar que el archivo vuelva a morir.
Como material de certificación indispensable en la vida, los expedientes tendrán un impacto en los exámenes de ingreso a posgrado, en el trabajo e incluso en la jubilación. Debe tener cuidado de no poner archivos en sus propias manos y prestar siempre atención a la ubicación y el estado de almacenamiento de los archivos. Sólo así podremos evitar eficazmente problemas de archivos y pérdidas irreparables cuando sea necesario.
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