? Da la casualidad de que mi jefe es un veterano del inglés con requisitos lingüísticos muy altos. Leía atentamente las actas de mis reuniones de principio a fin y luego las revisaba. Realmente me dio la sensación de estar reinventando el inglés.
? Como asistente general que mantiene reuniones con personas de diferentes nacionalidades durante todo el año, he estado en el abismo de las actas de reuniones durante muchos años. Permítame resumirle algunas experiencias en la redacción de actas de reuniones.
? ¿Qué son exactamente las actas de las reuniones? ¿Por qué deberíamos recordarlo?
? Las actas de reuniones, también conocidas como Actas de reunión en inglés, también pueden denominarse actas. Registran el contenido clave, las decisiones y los planes de acción de la reunión.
? En muchas empresas, el papel de las actas de reuniones no se desempeña bien y puede ser más bien una formalidad.
? Pero, de hecho, las actas de las reuniones, si se registran bien, pueden desempeñar un papel extremadamente importante.
? Puede registrar la información importante de la reunión en ese momento y brindarles a todos un recordatorio y una explicación en el futuro para evitar muchos malentendidos innecesarios. Por ejemplo, A lo dijo, obviamente lo dijo durante nuestra reunión, pero B saltó y dijo, ¿dónde está? Eso no es lo que dijimos. Créame, este tipo de disputas es muy común en el lugar de trabajo y, en este caso, una copia del acta de la reunión firmada por el jefe puede actuar como un juez imparcial y restablecer la verdad en su momento.
? Por supuesto, las actas de las reuniones también pueden desempeñar un papel para aclarar la división del trabajo y las responsabilidades de todos, a fin de evitar la situación en la que una cosa alcanza el nivel de ejecución, todos se patean las pelotas y nada termina.
? Pero en última instancia, el propósito final de las actas de la reunión es formular un plan de acción, y luego todos usan el plan de acción y las metas para resolver problemas que no se han resuelto antes, o para avanzar en lo que se debe hacer.
? Hablando de eso, esto nos lleva al primer punto: redactar las actas de las reuniones.
? Las actas de las reuniones no deben ser ambiguas.
? Las actas de las reuniones escritas por muchas personas no tienen sujeto, predicado ni objeto. Son sólo un punto muy amplio, difícil de entender.
? Las buenas actas de reuniones deben describir claramente el nombre y el problema del proyecto o evento, luego identificar la causa raíz del problema, proponer una solución y tomar acciones de solución oportunas, es decir, escribir claramente cuándo es necesario resolver el problema. O esta acción debe tomarse de manera oportuna antes de qué nodo de hora se implementará.
? Por supuesto, hay una cosa más a tener en cuenta. En algunas cuestiones delicadas, la redacción de las actas de las reuniones requiere una atención especial.
? Por ejemplo, para decisiones y proyectos que aún no se pueden revelar, situaciones que no se pueden describir claramente con palabras o cosas que es demasiado pronto para juzgar, tiene dos opciones: ser vago o no escribir nada. Este es un medio de autoprotección.
? ¿Cuál es el formato de las actas de las reuniones?
? En términos generales, los documentos de Word y Excel son buenos formatos para las actas de reuniones.
? Si sus propias reuniones están relacionadas con el tiempo del proyecto, o si ha elaborado una lista detallada de preguntas, entonces sin duda es mejor utilizar el formato Excel. Puede agregar una columna de notas verticales al lado de cada punto.
? Si la reunión en sí es una reunión integral, como una reunión mensual o una reunión de gestión, será más claro utilizar el formato Word. Puede enumerar algunos puntos importantes según la agenda de su reunión y luego agregar el contenido del acta de la reunión a continuación.
? Independientemente del formato, las actas de las reuniones formales deben redactarse en papel con membrete de la empresa y utilizando la fuente de la empresa. De lo contrario, utilice la fuente arial y el logotipo de la empresa en la esquina superior izquierda.
? Además, es imprescindible la fecha, nombre de la reunión, asistentes, ausentes y el nombre del proyecto o evento. Es necesario describir el problema claramente, luego identificar la causa raíz del problema y proponer una solución. Las acciones de solución están cronometradas, es decir, cuándo es necesario resolver el problema y cuándo implementar la acción.
? Al final de las notas de la reunión, debe anotar la hora y el lugar de la próxima reunión.
? Entonces aquí viene el problema. En la reunión todos me dijeron algo. ¿Qué debemos registrar?
? Debo decir que la mayoría de la gente dice tonterías durante las reuniones.
? Es necesaria una grabadora de voz a menos que sepa realmente lo que se discutirá en la reunión, pero creo que todos los que lean mi artículo deberían ser nuevos en el lugar de trabajo.
? Muchas veces no confiar y confiar demasiado en tus oídos. Grabarlo también es una de las formas de protegerte.
? Si hay algo que le distrae a su jefe cuando todos hablan de ello (créame, esto es muy común), le sugiero que no es necesario que lo registre.
? Pero si la gente lo dice repetidamente, habla sobre momentos puntuales o revela que es importante y prioritario, entonces aguzad todos los oídos (bueno, todo el mundo tiene dos).
? Hoy en día, las personas suelen tener ppts al mismo tiempo durante las reuniones, por lo que sugiero no seguir intentando grabar todo lo que otros dicen durante las reuniones, porque lo que dicen probablemente repita el contenido del ppt. En este momento, debes concentrarte en escuchar y comprender, aclarar todo a fondo y no perderte la información clave revelada por el jefe o el cliente.
? Al tomar notas, trate de no escribir oraciones completas, porque la mayoría de las personas no pueden taquigrafiar tan rápido. Intente registrar las cosas más importantes, que es lo que acabo de decir: el nombre del proyecto o evento, cuál es el problema, la causa raíz del problema, el nodo temporal de la acción de solución y su implementación.
? También hay un paso muy importante de hojear. En un evento muy importante, haces una pausa y repites la conclusión que entiendes a todos para confirmarla.
? A veces, de hecho, nadie tiene la idea más clara, o de hecho, nadie llega realmente a un acuerdo. Finalmente, usted, como tomador de notas, puede ser criticado por escribir cosas incorrectas. Por eso, es muy necesario detenerse y confirmar con todos lo que entiendes.
? Nadie pensará que eres estúpido. La gente sólo pensará que usted es un colega muy cauteloso y digno de confianza. No seas tímido.
? El lenguaje de las actas de las reuniones debe ser preciso y conciso.
? El idioma de las actas de las reuniones, ya sea chino o inglés, no debe intentar describir todos los detalles del evento como si se tratara de una composición escrita.
? Su objetivo es tomar una decisión clara con la menor cantidad de palabras y las más apropiadas.
? Esta no es una tarea fácil.
? Déjame darte algunos ejemplos.
? Por ejemplo, su empresa está buscando un distribuidor en un lugar determinado y todavía lo está buscando, pero el jefe dijo en la reunión: "Oh, este lugar es un mercado muy importante para nosotros". ¿Por qué no lo has encontrado todavía? apresúrate.
? ¿Cómo escribir?
? ¿Puedes escribir:
? La búsqueda de candidatos a distribuidores en la zona XX es una prioridad absoluta.
? Como acción prioritaria se buscan candidatos a distribuidores en una región.
? Estas palabras no sólo expresan que el incidente continúa, sino que también transmiten la esperanza del jefe de que el asunto pueda resolverse lo antes posible.
? Por ejemplo, se pueden escribir juntas varias frases divididas.
? Por ejemplo, durante una reunión, el jefe dijo que es necesario reajustar el formato del tablero. Deje que el camarada Mike lo haga. Además, los números del Producto A y del Producto B deben estar separados en el tablero en lugar de escribirse juntos.
? En realidad, este tipo de información se puede expresar en una oración.
? Mike finalizará el formato del tablero, con números de producto A y números de producto B separados en la mesa.
? Bien, pongamos algo seco al final.
? ¡Solo elijo las palabras en inglés más útiles sobre las actas de reuniones para compartirlas contigo!
? ¿El emisor registra y envía...
? ¿Aprobador? ¿Aprobado por...
? El emisor firmó...
? ¿Número de asistentes
? Ausente Ausente
? Plan de acción Plan de acción
? ¿En desarrollo
? Implementado Implementado
? MTD=mes hasta la fecha
? YTD = año hasta la fecha.
? Acta y plan de acción de la última reunión.
? ¿Cuestiones generales sobre proyectos permanentes
? Asuntos especiales ¿Eventos especiales
? Actualización empresarialActualización empresarial
? Comentarios Comentarios
? Ejecutar Ejecutar
? ¿Desarrollo web
? ¿Organigrama
? Unidad de NegocioUnidad de Negocio
? ¿Ventas por Volumen de Ventas
? ¿devolver? ¿Tasa de informes de ventas
? solución solución
? Pensé que se expandiría nuevamente.
? Por último, las personas que redactan bien las actas de las reuniones serán especialmente valoradas y confiables por sus colegas, y también es una buena manera de organizar sus pensamientos. ¡Espero que todos puedan usar esta habilidad de manera razonable!