Palabras clave: Gestión de archivos de empleados empresariales
La gestión de archivos de empleados empresariales se refiere a la formación de diversas empresas, instituciones administradas por corporaciones y organizaciones económicas individuales (en adelante, empleadores) en la región. Gestión de expedientes de empleados con relaciones laborales, así como gestión de expedientes de jubilados, desempleados, personas con empleo flexible y personas cuyas relaciones laborales hayan sido terminadas (disueltas) con el empleador original.
1. Organización y responsabilidades de la gestión de archivos
(1) Los archivos de los empleados actuales son administrados por la organización funcional laboral (organización y personal) del empleador donde se encuentra el empleado. y se designa una persona dedicada a su gestión en un almacén especial (gabinete). Las unidades que implementen una gestión centralizada y unificada de archivos designarán una persona dedicada a ser responsable de la gestión de los archivos de los empleados.
1. Los expedientes de las personas que han sido transferidas del empleo al desempleo son mantenidos por las agencias de seguridad laboral y las agencias de seguro de desempleo establecidas por los departamentos de trabajo y seguridad social en todos los niveles.
2. Los expedientes de los jubilados en régimen de gestión socializada serán gestionados por organismos de seguridad social de nivel comarcal o superior.
3. Las unidades cuyo departamento de almacenamiento de archivos no cumpla con las condiciones de almacenamiento podrán ser trasladadas al archivo integral local para su custodia.
(2) En las siguientes circunstancias, el empleador o empleado individual deberá entregar los expedientes a la agencia de trabajo y seguridad social y a la agencia de seguro de desempleo, y firmar un contrato de custodia:
1. Quiebras o personas desempleadas en empresas reestructuradas;
2. Personas que han dimitido, despedido o terminado (disuelto) relaciones laborales;
3. por cuenta propia, o por hogares industriales y comerciales individuales que emplean personas;
4. Empleadores que no tienen las condiciones para llevar archivos;
5. y escuelas vocacionales pero aún no están empleados;
6. Personal de empleo flexible;
7. Otros empleadores o individuos con requisitos de presentación.
(3) Si un empleado desaparece, huye, se muda razonablemente o no ha regresado del extranjero, sus expedientes pueden ser entregados por el empleador a la agencia local de trabajo y seguridad social o al archivo integral. en la ubicación del empleador para su custodia después de completar los procedimientos pertinentes.
(4) Las calificaciones de las instituciones de trabajo y seguridad social para gestionar archivos serán revisadas y determinadas por los departamentos administrativos de archivos y los departamentos de trabajo y seguridad social de todos los niveles. Aquellos que no aprobaron la revisión de calificación o no aprobaron la revisión de calificación no pueden recibir ni conservar archivos de empleados sin autorización.
(5) Ninguna unidad entregará archivos a personas para su custodia. Si las personas poseen archivos, deberán ser transferidos a los departamentos pertinentes para su custodia de acuerdo con los requisitos de este reglamento.
(6) Responsabilidades del departamento de gestión de archivos de empleados del empleador:
1. Recopilar, identificar, organizar y conservar los archivos de los empleados;
2. Cheque, préstamo, reenvío y otros trámites;
3. Registro de cambio de empleado, firma de contrato laboral, seguro social, etc. ;
4. Proporcionar información de los empleados a los departamentos pertinentes;
5. Hacer un buen trabajo en la seguridad, confidencialidad y protección de los archivos de los empleados;
6. Tramitar otros asuntos relacionados Asuntos relacionados con los expedientes de los empleados.
(7) Responsabilidades de la gestión de archivos de las instituciones de seguridad laboral y de las instituciones de seguro de desempleo:
1. Conservar los archivos personales encomendados por el empleador o los empleados, organizar, registrar, consultar, tomar prestado y transferirlos Archivos;
2. Garantizar la seguridad, confidencialidad y protección de los archivos de los empleados;
3. Tratar otros asuntos encomendados por los empleadores o trabajadores.
(8) Responsabilidades de gestión de archivos de las agencias de seguro social:
1 Mantener de manera centralizada y uniforme los archivos de los jubilados y empleados transferidos por varias empresas;
2. . Hacer un buen trabajo en la seguridad, confidencialidad, protección y utilización de los archivos.
2. Clasificación del contenido del documento
La primera categoría de materiales de currículum: formularios de currículum de empleados, currículums, diversos formularios de registro, materiales de currículum personal y materiales relacionados con cambios de nombre.
El segundo tipo de autobiografía y materiales autobiográficos.
El tercer tipo de evaluación (incluida la autoevaluación), materiales de inspección y evaluación, diversos formularios de registro con la evaluación como contenido principal y materiales de desempeño de carácter evaluativo emitidos por la organización.
La cuarta categoría de materiales para evaluar habilidades laborales y calificaciones académicas: formulario de registro de estudiantes, formulario de examen, formulario de registro de graduación, formulario de informe de estudio (finalización de la capacitación), materiales de certificación académica, evaluación de puestos profesionales y técnicos ( incluyendo técnico, técnico superior) y materiales de grado técnico, formularios de aprobación de nombramientos para puestos profesionales y técnicos (incluidos técnicos, técnicos superiores), invenciones de empleados y resultados de investigaciones científicas, etc.
El quinto tipo de materiales de revisión política: materiales de revisión política como unirse al partido, unirse a la liga, unirse al ejército, viajar al extranjero, etc., y opiniones de revisión organizacional sobre cambios de edad, horarios de trabajo, etc. .
La sexta categoría de materiales de membresía del partido: solicitud de membresía del partido, solicitud de rectificación, formulario de registro de miembro del partido, decisión de no registrarse, opiniones de aprobación organizacional y los materiales en los que se basan; las opiniones organizativas de los miembros o el formulario de registro de miembros del partido, los principales materiales fácticos y los materiales de aprobación organizacional determinan que los miembros no calificados del partido han sido expulsados o eliminados; las opiniones organizacionales sobre la cancelación de los formularios de solicitud de membresía del partido, los formularios de registro de membresía y los materiales de retiro; Materiales relacionados con la afiliación a un partido democrático.
Materiales de premio de categoría 7: varios formularios avanzados de registro de personas, modelos avanzados de escrituras, certificados, avisos de elogio y otros materiales.
La octava categoría de materiales que violan la disciplina del partido, la disciplina política, las leyes nacionales, etc.: decisiones disciplinarias, informes de verificación, opiniones disciplinarias personales, materiales explicativos de inspección, materiales de notificación resultantes de juicios judiciales, etc. .
Categoría 9 reclutamiento y colocación, nombramiento y despido, traslado, cambios salariales y otros materiales: formulario de registro de reclutamiento, aviso, carta de presentación de desmovilización y reasentamiento, materiales de despido y despido, formulario de aprobación de jubilación, aprobación de desmovilización y jubilación forma, etc.
Los materiales sobre salarios y beneficios de seguros incluyen evaluación salarial, tablas de fluctuación y materiales relacionados para liquidar los beneficios de seguros.
Los materiales para viajar al extranjero, salir del país y participar en diversas reuniones representativas incluyen formularios de aprobación para viajar al extranjero, congresos del partido, congresos populares, reuniones de la CCPPCh, trabajadores, mujeres jóvenes, trabajadores y otros representantes de grupos de masas. y los formularios de registro de representantes del partido democrático esperan.
Categoría 10: Otros materiales con valor de preservación para referencia organizacional: formularios de experiencia de discapacidad, materiales de grado de discapacidad, informes de investigación de muertes anormales, notas de suicidio, etc.
Tres. Recopilación, identificación y archivo de materiales de archivo
(1) Para garantizar la integridad de los archivos de los empleados, los departamentos pertinentes deben recopilar y archivar materiales recién creados que reflejen la moralidad, la capacidad, la diligencia y el desempeño de los empleados. .
(2) Los materiales recopilados deben identificarse cuidadosamente para identificar la autenticidad de los materiales, determinar el valor de conservación de los materiales, determinar si se deben archivar y determinar el método y contenido de la identificación <; /p>
1, determine si el material es material de empleado y qué se debe archivar.
2. Comprobar si los materiales están completos y completos. Por ejemplo, los materiales de revisión política generalmente incluyen conclusiones de exámenes, informes de inspección, defensas, materiales de respaldo principales, declaraciones personales, etc. Los materiales disciplinarios generalmente incluyen decisiones disciplinarias, informes de investigación, aprobaciones, revisiones personales, opiniones disciplinarias, etc. Los materiales anteriores pertenecen a un conjunto completo y deben estar completos. Cada material debe estar completo.
3. Si los procedimientos de revisión del material están completos. Por ejemplo, los materiales completos formados en las conclusiones de las revisiones, las decisiones disciplinarias, las revisiones organizativas y las revisiones democráticas deben estar firmados por la propia persona o marcados por la organización con la que se ha reunido. El “Formulario de Salida y Aprobación de Salida” deberá indicar la hora de salida y regreso al país. Los materiales con trámites incompletos serán archivados después de completar los trámites.
4. Identifique otros problemas importantes que involucren a los empleados. Los materiales que deben aclararse pero que no se han aclarado y los materiales sin terminar no se pueden archivar y deben entregarse a las unidades pertinentes para su procesamiento.
5. Si durante la tasación se descubre que falta material relevante en los archivos, se deberá registrar y recolectar oportunamente.
Cuarto, la organización de los archivos
(1) La organización de los materiales de los archivos de los empleados debe identificarse cuidadosamente, clasificarse con precisión, organizarse de manera ordenada, enumerarse claramente y encuadernarse cuidadosamente. Si es necesario archivar materiales, se deben implementar ciertos procedimientos de archivo y está estrictamente prohibido colocar al azar materiales falsos en los archivos de los empleados.
(2) Cada tipo de material de archivo debe organizarse de acuerdo con la conexión interna del contenido del material y la conexión entre los materiales o el momento en que se formaron los materiales.
(3) Cada volumen de materiales de archivo debe tener un índice detallado. La tabla de contenido es un índice para acceder a información de archivo. Si desea escribir con cuidado, debe completar el "nombre del material" según el tema del material. Para materiales sin título, se deberá redactar un título. Si el título es demasiado largo, deberá acortarse adecuadamente. Escriba o simplifique el título para reflejar con precisión el contenido principal o la naturaleza del material. Si el tema original no coincide con el contenido real, debe redactarse por separado o anotarse en la lista de títulos.
(4) El número de copias de cada volumen de materiales y el tiempo de formación de cada volumen de materiales deben completarse cuidadosamente. "Número de copias de materiales" significa una copia de cada material completo (incluidos los archivos adjuntos) los números de página para los materiales de presentación deben completarse en secuencia, una página en cada lado, y los materiales impresos y formularios con números de página también deben completarse; llenarse por completo. El número de página debe completarse en la esquina superior derecha del anverso y en la esquina superior izquierda del reverso de cada página del texto, así como la hora de formación del material. Generalmente, la última hora de firma del material y. Se debe indicar el momento de formación de la materia prima del material de copia.
(5) Para prolongar la vida útil de los materiales de archivo, los materiales de archivo cuyos soportes se hayan deteriorado, tengan una escritura poco clara o dañada, o tengan esquinas arrugadas, deben repararse cuidadosamente y procesarse técnicamente. Compruébelo cuidadosamente e indique la unidad de copia y la fecha. Los materiales de archivo que estén dañados, angulosos, arrugados o que tengan un calibre menor a 16 deben empaquetarse. El papel inferior del marco debe ser papel blanco. Los materiales pegados deben secarse y no exponerse al sol ni hornearse a altas temperaturas. Se debe cantear el material que sea demasiado estrecho o esté dañado y que no tenga un canal vacío.
(6) El expediente de cada empleado deberá estar encuadernado en un volumen. En el expediente deberá constar el nombre, lugar de procedencia y número de expediente del archivero. Los nombres no deben escribirse con caracteres homófonos o simplificados irregulares.
(7) Durante el proceso de organización de materiales de archivo, los materiales de archivo no deben alterarse, extraerse ni falsificarse sin autorización, y los materiales de archivo no deben eliminarse ni destruirse sin autorización. Los materiales enumerados de acuerdo con la normativa deben registrarse y procesarse por separado después de la revisión por parte del supervisor.
Conservación y protección de archivos verbales (abreviatura de verbo)
(1) De acuerdo con los principios de seguridad, confidencialidad y facilidad de búsqueda, los archivos de los empleados deben mantenerse de manera estricta y científica. , y se debe establecer un sistema de registro y estadísticas. Verificar una vez y resolver cualquier problema con prontitud.
(2) Investigar y mejorar continuamente la tecnología de preservación y protección de archivos, y lograr gradualmente la modernización científica de la gestión de archivos. El almacén de archivos debe ser sólido y práctico y debe estar equipado con los dispositivos necesarios contra robo, incendio, luz, humedad, insectos y otros equipos.
6. Consultar/pedir prestado documentos
Consultar archivos
1. Carta de presentación del departamento de organización o departamento de personal.
2. DNI o permiso de trabajo del inspector.
3. Proporcionar el nombre y certificado de desempleo de la persona que está siendo inspeccionada.
4. Para la presentación colectiva, el expediente de la persona consultada requiere una carta de presentación de la unidad.
5. El recomendador debe ser miembro del Partido Comunista Chino.
Préstamo de documentos
1. En principio, los expedientes personales no se toman en préstamo. Si el préstamo es necesario en circunstancias especiales, se deben explicar las razones y se deben seguir estrictamente los procedimientos de registro. El plazo del préstamo es de siete días.
2. El préstamo de expediente podrá tramitarse en las siguientes circunstancias: revisión de antigüedad, solicitud de jubilación, solicitud de jubilación anticipada por trabajos tóxicos y peligrosos, etc.
3. Para tomar prestados los archivos, debe proporcionar: una carta de presentación de la agencia encargada, una carta de la unidad que toma prestados los archivos, certificado de desempleo, tarjeta de identificación y un depósito de 100 yuanes; las personas necesitan un poder para actuar como agentes.
Actualmente, existen las siguientes situaciones en las que se puede tramitar el préstamo de archivos:
(a) El número de años de servicio necesarios para prestar los siguientes servicios:
1. Carta de presentación del Departamento de Seguridad Social;
2. Carta de presentación de la agencia encargada;
3. Certificado de desempleo y cédula de identidad; Se requiere otro poder.
(2) Trámites de jubilación anticipada de trabajos perjudiciales:
1. Carta de presentación del organismo encargado;
2. Certificado de desempleo y cédula de identidad;
3. Otros requieren poder.
(3) Para tramitar los trámites de jubilación es necesario presentar:
1. Carta de presentación del departamento de seguridad social;
2. de la agencia encargada;
3. Certificado de desempleo y cédula de identidad;
4. Otros requieren poder.
Conclusión:
Los archivos de empleados de una empresa son las experiencias personales y los registros políticos de los empleados formados por los departamentos de trabajo, organización y personal de la empresa durante el reclutamiento, despliegue, capacitación, evaluación y recompensas. y sanciones, procesos de selección y nombramiento, documentos sobre ideas, niveles profesionales y técnicos, desempeño laboral, cambios de puesto, etc. Esta es la base para los exámenes históricos y completos de los empleados y es una parte integral de los archivos nacionales. Fortalecer la gestión de los expedientes de los empleados de las empresas, proteger y utilizar eficazmente los archivos, mejorar el nivel de la gestión científica y contribuir a la modernización socialista.