En primer lugar, comprender verdaderamente el papel del director de proyecto.
La comprensión del papel del director de proyecto debe evitar dos extremos. Una es enfatizar demasiado la capacidad técnica del director del proyecto, creyendo que el director del proyecto debe ser la persona más capacitada del equipo. Cualquier problema difícil en la implementación del proyecto eventualmente será resuelto por el director del proyecto, y el director del proyecto debe decir "sí". " o "no", de lo contrario no quedará convencido. Otro tipo enfatiza demasiado la capacidad de liderazgo del director de proyecto y cree que la primera tarea del director de proyecto es servir café a los miembros de su equipo y coordinar la relación entre ellos. Creo que el gerente de proyecto primero debe tener experiencia en implementación en proyectos similares, tener una comprensión clara de los proyectos ERP y tener una base sólida en el conocimiento relevante de la industria, podemos desarrollar un plan de implementación científico y práctico para este proyecto ERP y ayudar cuando; necesario Los miembros de nuestro equipo resuelven problemas, pero eso no significa que el director del proyecto tenga que estar muy versado en cualquier problema técnico. Por ejemplo, para la arquitectura de red del proyecto, el director del proyecto puede consultar a los profesionales pertinentes. Pero pase lo que pase, el director del proyecto debe estar familiarizado y comprender todas las tecnologías del proyecto. Sólo así podrá comprender plenamente el proyecto. En segundo lugar, el director del proyecto debe tener la capacidad de coordinar y organizar, y ser capaz de ajustar la atmósfera de todo el equipo del proyecto, "calentándose" cuando encuentre contratiempos y "enfriándose" cuando sea demasiado optimista; debe tener la capacidad de comunicarse y coordinar con la unidad del proyecto y brindar apoyo a los proyectos de los miembros de su equipo. Prepare el entorno para la implementación cuando encuentre preguntas clave o difíciles, puede encontrar respuestas a través de varios canales.
Los gerentes de proyectos son diferentes de los gerentes profesionales comunes y corrientes. Es altamente profesional. Una persona que no entiende de tecnología nunca será director de proyectos. Los directores de proyectos deben ser una combinación de tecnología y gestión.
En segundo lugar, prestar atención a la gestión del equipo del proyecto, con recompensas y castigos claros.
En la implementación de proyectos ERP, se debe establecer un sistema práctico de gestión de proyectos, especialmente para equipos de proyectos de varias partes. Sólo así se podrá garantizar la ejecución ordenada de todo el proyecto. Un sistema de gestión de proyectos estandarizado y viable debe ser específico para la empresa y el proyecto. En términos generales, debe ser un producto integral de varios factores, como los principios de gestión de proyectos, las características de la empresa/industria, la escala/naturaleza del proyecto, la cultura/calidad del desarrollo empresarial, etc. Al mismo tiempo, el sistema debe implementarse estrictamente para garantizar recompensas y castigos claros y oportunos. Hay dos situaciones que deben evitarse en la construcción del sistema: primero, no existe un sistema de gestión de proyectos y la gestión de proyectos se implementa únicamente mediante la experiencia personal; segundo, el sistema académico, copiar dogmas, hablar en papel y guardarlos en el estante; .
El núcleo de la gestión de proyectos es el "equilibrio triangular", es decir, mantener un equilibrio en los tres aspectos de especificaciones, costo y cronograma. En la implementación de la mayoría de los proyectos, a menudo es imposible establecer e implementar indicadores, evaluación y control de costos del proyecto. El control de los fondos a menudo no es propiedad del director del proyecto, sino que lo decide la empresa, lo que da lugar a responsabilidades poco claras entre las empresas. y el director del proyecto. Algunos sistemas no se pueden implementar y el sistema de responsabilidad del director del proyecto no se puede implementar bien.
Para formar un equipo armonioso, el director del proyecto debe actuar como motivador, entrenador, motivador, pacificador y árbitro de conflictos.
Además, los directores de proyectos también deben prestar atención al cultivo de talentos de reserva para diferentes puestos. Durante el proceso de implementación del proyecto, una vez que un miembro del equipo renuncia, el gerente del proyecto puede organizar razonablemente la transferencia y el reemplazo del personal al mismo tiempo, es conveniente que los jugadores compitan durante el proceso de trabajo y organicen vacaciones periódicas de manera razonable;
En tercer lugar, planificar, planificar, planificar
Casi todo el mundo sabe que la implementación de un proyecto requiere planificación. Sin embargo, los siguientes fenómenos todavía existen durante el proceso de operación específico: primero, el plan del proyecto no está formulado rigurosamente, tiene poca arbitrariedad y operatividad y no se puede seguir durante la implementación (por ejemplo, el plan del proyecto es demasiado aproximado y la ejecución no es adecuada). suficientemente fuerte), y las tareas, avances y recursos no son suficientes. En segundo lugar, todo el proyecto carece de una planificación detallada del proyecto e incluso adopta un método de planificación de proyecto semanal para desarrollar un plan de trabajo para la próxima semana cada semana. Su esencia es "legitimar proyectos fuera de control". En tercer lugar, la inspección (comparación con el progreso) y el control del progreso del proyecto son insuficientes y no se puede mantener la seriedad del plan del proyecto.
No importa cuán perfecto sea un plan, a menudo habrá sorpresas, pero eso no significa que no necesitemos hacer planes. Sin un plan, perdemos referencia. Los directores de proyectos deberían poder anticipar los cambios y adaptarse a los mismos. Siempre haga algunas suposiciones "si-entonces", evite ser complaciente con el estado actual del proyecto y haga ajustes oportunos cuando el proyecto cambie. Los planes siempre cambian y los planes no cambian rápidamente. La clave es planificar para mantenerse al día con los cambios.
Durante el proceso de implementación del proyecto, todo el proyecto a menudo se divide en varios proyectos pequeños. El director del proyecto debe hacer un uso eficaz del tiempo, garantizar una conexión eficaz y razonable entre los proyectos y mantener la racionalidad y coherencia del proyecto. plan general.
El espesor del plano del proyecto es una cuestión que debe sopesarse cuidadosamente. Cuanto mayor sea el control sobre los detalles, mayor será el costo de la gestión del proyecto; o por el contrario, según la situación interna actual y mi opinión personal, los proyectos de menos de 3 meses deben detallarse en días hábiles, al menos 2 a 3 días hábiles; Para proyectos que duren más de medio año, se requiere al menos una semana.
En cuarto lugar, comprender verdaderamente el "proyecto principal"
La gente generalmente cree que la implementación de proyectos ERP es una prioridad absoluta. Muchos proyectos enfatizan los "proyectos de alto nivel" en las primeras etapas de implementación y se utilizan muy bien. Por ejemplo, el gerente general celebra una reunión y forma un equipo de proyecto, etc. , pero a menudo una vez que comienza la implementación, no pueden desempeñar bien el papel de "proyecto principal", lo que hace que el proyecto principal se convierta en un proyecto abandonado. El director del proyecto debe desempeñar el papel de "máximo líder" de principio a fin, y debe presentar resúmenes de las etapas al "máximo líder" con regularidad (normalmente un mes) o al final de proyectos pequeños, y realizar breves intercambios para escuchar el opiniones de los "líderes principales" sobre el proyecto y Proponer reuniones con los "líderes superiores" cuando sea necesario. Al mismo tiempo, los "máximos líderes" de la empresa del director del proyecto también deben informar y comunicarse periódicamente para obtener apoyo, comprensión y asignación de recursos.
5. No seas tacaño con el tiempo que dedicas a entrenar. Dos o tres sesiones de entrenamiento no es demasiado.
La formación es una parte importante de la implementación del proyecto. En la actualidad, la calidad del personal de las unidades nacionales (especialmente las grandes empresas estatales) es relativamente baja y su conocimiento de la informatización es casi nulo. Por lo tanto, cuando capacitamos, debemos realizar capacitación en diferentes niveles y en etapas. No podemos esperar que una sesión de capacitación permita al personal de la unidad comprender y dominar el funcionamiento del software. Se debe brindar capacitación durante todo el proyecto y se debe compilar un manual de operación adecuado para los usuarios. Si es necesario, se debe crear una columna de "Preguntas frecuentes" en la página web interna de la unidad. Asegúrese de evitar pensamientos y comportamientos como "El cliente fue demasiado lento y estúpido para entender, así que lo hice por él". El proyecto ERP es un proyecto de nuestra propia unidad y nadie puede reemplazarlo.
En sexto lugar, realizar pruebas de prototipos y formular planes de implementación viables en la teoría y la práctica.
Ya sea capacitación o planificación, debe basarse en un plan de implementación factible, de lo contrario, por muy bueno que sea su método, no podrá lograr buenos resultados. Por lo tanto, antes de la implementación, debemos realizar suficientes análisis e investigaciones del sistema, escuchar plenamente las opiniones de las personas en todos los niveles, recopilar datos de diversas fuentes y realizar pruebas de prototipos desde múltiples ángulos. Los planes de implementación y capacitación pueden desarrollarse y ejecutarse únicamente con el acuerdo del equipo del proyecto (incluida la unidad ERP). Trate de evitar cambios de plan durante la implementación.
7. Reducir razonablemente la demanda de los clientes.
Ningún software es omnipotente ni puede resolver todos los problemas de los clientes al 100%. Durante el proceso de implementación del proyecto, los usuarios deben ser realistas y decirles claramente lo que el software no puede hacer.
Algunas empresas e implementadores de software no están dispuestos y tienen miedo de decir la verdad a los usuarios. Solo quieren cambiar el proceso comercial correcto original de la empresa por el proceso comercial especificado por el software de la empresa, lo que resulta en un punto muerto entre las dos partes. Especialmente por los defectos de algunos programas de software, son aún más reacios a aceptar las críticas de los usuarios. De hecho, esto es completamente innecesario. Hablar en círculos con los usuarios sobre temas imposibles sólo hará que los usuarios te malinterpreten y desconfíen de la empresa.
Por diversas razones, siempre hay cosas con características propias en la gestión de las empresas. Sin embargo, es difícil para las empresas cambiar las prácticas existentes en un corto período de tiempo, lo que requiere flexibilidad de software y flexibilidad de implementación. Por supuesto, el mejor resultado es que el comportamiento de la empresa cumpla con las leyes y prácticas pertinentes en la medida de lo posible.
También debemos prestar atención al principio 80/20 al abordar las necesidades de los clientes y no podemos reducir ciegamente las necesidades de los clientes. Imagínese, ¿cómo es posible que un software ni siquiera satisfaga las necesidades del 80% de los clientes? ¿Cómo puede pedirles que renuncien a sus propias necesidades? Cuando hablamos de reducir razonablemente las necesidades de los clientes, debemos resolver más del 80% de las necesidades de los clientes, o resolver las principales necesidades de la empresa, en lugar de satisfacer o resolver algunas necesidades especiales de los clientes por adelantado. Durante la implementación del proyecto, no podemos prometer abordar todas las necesidades del cliente. Si un software puede resolver todas las necesidades del cliente, entonces nuestra implementación será sencilla y no habrá necesidad de enfatizar tantos métodos de implementación, y las empresas no necesitarán consultas al implementar ERP.
Lo anterior solo describe mi comprensión de los gerentes de proyectos desde diferentes aspectos. Por supuesto, lo más importante durante la implementación del proyecto es el éxito de la implementación, sin importar el método que utilice. El director del proyecto debe determinar el plan y la estrategia de implementación adecuados para el proyecto en función de las propias condiciones del proyecto.