Lo que hay que preparar antes de una reunión laboral, las reglas de comunicación interpersonal también son muy importantes. La clave es hacer bien tu trabajo. Si encuentra demandas irrazonables en el lugar de trabajo, también es importante aprender a rechazar y dejar de lado la presión en el lugar de trabajo. Lo que necesita preparar antes de una reunión en el lugar de trabajo le ayudará a afianzarse en el lugar de trabajo.
¿Qué necesitas preparar antes de una reunión de trabajo? 1. Notas sobre la preparación de materiales de la reunión:
1. Si las condiciones lo permiten, prepare la información de los participantes de acuerdo con cada período de tiempo. Preste atención a distinguir los roles de los participantes, como anfitrión de la reunión, líder y participantes comunes. Preparar información en función del rol del participante.
2. Cuando hay muchos materiales de la reunión, los materiales de la reunión deben organizarse en orden de acuerdo con la agenda de la reunión. Es mejor agruparlos en un volumen y numerar las páginas para mayor comodidad. participantes.
3. Cuando los participantes necesiten diferentes materiales debido a diferentes roles, los materiales deben colocarse en bolsas de archivo según la persona o unidad, e indicar que los materiales pertenecen a la persona o unidad para la conveniencia del grupo. participantes.
4. Si es necesario distribuir recuerdos o obsequios a los participantes, deben prepararse junto con los materiales de la reunión y colocarse en una bolsa para documentos para distribuirlos a los participantes.
Aviso de reunión:
El aviso de reunión se divide en aviso oral y aviso escrito solo se aplica a reuniones informales con un número pequeño de participantes. siguientes puntos:
1. La notificación formal escrita de la reunión debe incluir: una breve descripción de la agenda de la reunión, participantes, hora de la reunión, lugar de la reunión, etc.
2. Se debe enviar una notificación escrita de la reunión a los participantes a través de canales formales, como el sistema OA, correo electrónico, publicación en sitios web, etc. Si es necesario, se puede notificar a los participantes por teléfono.
¿Qué necesitas preparar antes de una reunión de trabajo? 2 Cosas a tener en cuenta en la agenda de la reunión:
1. Al comienzo de la reunión formal, generalmente se debe explicar el proceso general de la reunión y la reunión debe dividirse en varios contenidos, como el trabajo. etapa de presentación de informes, etapa de discusión y etapa de organización del trabajo. La introducción al proceso de la reunión debe compilarse en un documento formal y utilizarse como información para el anfitrión de la reunión. Generalmente, el organizador de la reunión puede presentar el proceso de la reunión sin el anfitrión de la reunión.
2. Al organizar la agenda de la reunión, se debe tener en cuenta el horario de la reunión. Intente organizar la reunión durante el horario laboral normal, como de 9:00 a 11:00 o de 15:00 a 17:00. :00. Si se trata de una reunión de varios días o una reunión que ocupa el almuerzo y la cena, debe considerar la posibilidad de concertar alojamiento.
Precauciones para la distribución del lugar:
1. El lugar de celebración de la reunión formal debe acordarse con antelación y se debe notificar a los participantes mediante aviso de reunión por escrito.
2. Para reuniones formales, generalmente es necesario organizar los asientos y placas de identificación de los participantes, y colocar los asientos y placas de identificación frente a la reunión.
3. Para lugares con asientos asignados, las bolsas de información de la conferencia deben colocarse en los asientos antes de la reunión.
4. Cuando se requiera proyección de video o videoconferencia, se deberán adecuar equipos como proyectores, mezcladores, pantallas y micrófonos.
5. Presta atención a los factores ambientales del recinto, como temperatura, iluminación, etc. , según la situación real.
6. Los organizadores de la reunión deben preparar varias herramientas de grabación de la reunión, como cámaras, videocámaras, grabadoras, etc. , para resumir la reunión después de la reunión.
Cosas a tener en cuenta al organizar la entrada de personas al lugar:
1. Instale un mostrador de recepción en la entrada del lugar antes de la reunión, prepare un formulario de registro y registrar participantes.
2. Cuando haya pocos materiales de la reunión, se podrán distribuir cuando los participantes se registren.