El siguiente paso es el texto, que debe ser conciso y directo. Porque la gente de la oficina de admisiones tiene que leer muchas cartas como ésta todos los días, y son demasiado largas y engorrosas para que la gente se sienta incómoda instintivamente. Una carta clara y concisa permitirá inconscientemente que la otra parte revele más y más información en el proceso de respuesta.
La atención se centra en una lógica clara y coherente. Esto no es fácil de hacer. Porque normalmente lo tenemos. Hay una situación en la que necesitamos comunicarnos con la escuela y, a menudo, esta situación nos pone muy ansiosos y queremos resolver todo de una vez. Pero cuanto más lo piensas, más confuso se vuelve.
Antes de escribir un correo electrónico, debes ordenar las cosas que tienes en mente. Es mejor saltar y mirar el problema desde la perspectiva de un espectador. Piensa claramente en las causas y consecuencias. ¿Por qué hay un problema? ¿Qué causa esto? Asegúrese de proporcionar contexto; resultará confuso si se formula como una pregunta.
Pero no te vayas al otro extremo: mucha gente habla de muchas cosas de forma apresurada y lo termina sin preguntar nada. De esta manera, los líderes escolares no sabrán qué hacer y la calidad del asesoramiento brindado se verá gravemente comprometida.
A la hora de enumerar los problemas, lo mejor es no ponerlo todo encima de la mesa a la vez. Una docena de preguntas asustaron a la otra parte a la vez. La mejor estrategia es comenzar con las preguntas más urgentes, preferiblemente no más de tres preguntas en un correo electrónico. El resumen de preguntas debe estar organizado y evitar repeticiones. Recuerda ser específico y no demasiado general. Las respuestas obtenidas de esta forma son las más efectivas.
En general, las universidades británicas todavía responden rápidamente a los correos electrónicos y algunas encuestas muestran que las universidades británicas emergentes son particularmente destacadas en este sentido. Después de recibir una respuesta, sea útil o no, lo mejor es volver a escribir para expresar tu agradecimiento.
Además, si no ha quedado claro antes, puedes seguir comentándolo en profundidad. ¿Es mejor ser directo? ¿responder? Enfoque su respuesta de modo que el texto original se cite a continuación para que la otra parte sepa que ha recibido la respuesta. Más importante aún, dado que la escuela maneja una gran cantidad de cartas de este tipo todos los días, ¿puede citarle el texto original a continuación? Recuerda tu situación.
Por supuesto, si alcanzas tu objetivo con tu primera respuesta, no lo ignores. ¿Siempre nos recuerdas? ¿Una tierra de etiqueta? Responder a los demás para darles las gracias es necesario.