El cierre de la cartera tiene como objetivo proteger la privacidad y seguridad de la información de los candidatos y garantizar la integridad y confiabilidad de los expedientes. Solo el personal autorizado (como departamentos de educación, agencias de admisiones o personal profesional relevante) tiene derecho a abrir el portafolio en ocasiones y propósitos apropiados y realizar revisión, evaluación, archivo u otras operaciones legalmente autorizadas.
Si los candidatos necesitan consultar o proporcionar su propia información de expediente, generalmente deben presentar una solicitud a las instituciones o departamentos de educación pertinentes y operar de acuerdo con sus regulaciones y procedimientos. En este caso, las agencias reguladoras o departamentos de educación pertinentes divulgarán la cartera en las circunstancias apropiadas según sea necesario y garantizarán que la operación cumpla con las leyes, regulaciones y requisitos de confidencialidad pertinentes.
No se puede abrir la cartera. La razón principal por la que no se pueden abrir los archivos es para proteger la confidencialidad, seguridad, autenticidad e integridad de los archivos. Los archivos son archivos confidenciales. Las bolsas suelen contener archivos de estudiantes u otros documentos importantes. Sólo las unidades con los permisos correspondientes pueden abrirlos.
El portafolio de expedientes estudiantiles generalmente contiene información personal del estudiante, registros de evaluación y castigo escolar, etc. La razón por la que no se puede abrir es para evitar que algunas personas modifiquen el contenido del archivo de forma privada y destruyan la autenticidad del archivo. Si abre el portafolio de forma privada, es posible que una institución con calificaciones en gestión de archivos lo rechace. En casos graves, es posible que lo registren en el expediente de integridad, lo que afectará exámenes importantes, como los exámenes de ingreso de posgrado y los exámenes públicos en el futuro.
Los portafolios son muy importantes
Los orígenes de los expedientes de candidatos se remontan a la necesidad y el énfasis del sistema educativo en la gestión de expedientes de los estudiantes. En el sistema educativo, los archivos de los estudiantes son archivos que registran información importante, como información personal de los estudiantes, desempeño académico, registros de recompensas y castigos, etc. Estos archivos son de gran importancia para la gestión educativa, la matrícula, la evaluación académica y el desarrollo profesional. Para gestionar y proteger eficazmente los archivos de los estudiantes y evitar que la información se pierda, se filtre o se altere, se introducen los portafolios de los candidatos.
Los portafolios de los candidatos suelen adoptar un diseño cerrado, utilizando bolsas o cajas especiales para guardar y proteger los archivos de los estudiantes. Tiene protección a prueba de agua, polvo, privacidad y otras funciones para garantizar la integridad y seguridad de los archivos. Las carteras suelen publicarse en lotes y cada candidato tiene una cartera independiente.
La introducción de archivos de candidatos tiene como objetivo estandarizar el proceso de gestión de archivos de estudiantes y mejorar la eficiencia y precisión de la gestión de archivos. A través de una combinación unificada, facilita el almacenamiento, archivado, recuperación e intercambio de documentos y reduce la posibilidad de pérdida o confusión de documentos.