Precauciones para las videoconferencias online
01
Esté completamente preparado antes de la reunión
1 Notificar con antelación. Los organizadores deben organizarse científicamente, hacer arreglos generales, hacer arreglos razonables, preparar materiales de la conferencia en línea con anticipación y publicar avisos relevantes. Los materiales de la reunión se distribuirán a los participantes al menos con un día de anticipación para que los lean antes de la reunión.
2. Comunicarse con antelación. Los organizadores deben hacer reservaciones para reuniones y comunicar los horarios de las mismas con anticipación para evitar conflictos en las reuniones. Los participantes deben dar su opinión oportunamente después de recibir el aviso de la reunión. Si no pueden asistir, deben seguir estrictamente los procedimientos de solicitud de licencia, explicar los motivos y enviarlos al organizador.
3. Depuración anticipada. Los organizadores deben informar a los participantes con anticipación que necesitan depurar sus equipos electrónicos, estar familiarizados con el proceso de operación de la conferencia en línea, asegurarse de que la red sea relativamente estable y elegir un ambiente interior tranquilo para evitar situaciones ruidosas.
4. Ingrese con anticipación. Los organizadores deben iniciar la reunión con 5 a 10 minutos de anticipación. Los participantes deben ingresar a la reunión con anticipación, hacer los preparativos pertinentes y configurar sus dispositivos en modo no molestar para evitar situaciones inesperadas e interrumpir la reunión.
5. Responder con antelación. Los organizadores deberán preparar planes alternativos cuando la reunión finalice por fuerza mayor, deberá llevarse a cabo por otros medios en el momento oportuno. 02
La reunión debe organizarse de manera ordenada
6. Organiza con cuidado. El anfitrión de la reunión debe controlar el orden de la reunión, enfatizar claramente el orden, el contenido y las precauciones de la reunión y hacer arreglos para que las personas hablen de manera ordenada.
7.Guardar silencio. Cuando los participantes no estén hablando durante la reunión, intente silenciar el sonido y siga escuchando tanto como sea posible para evitar eficazmente el ruido ambiental.
8. Observar una disciplina estricta. Nadie puede llegar tarde o salir temprano de la reunión. El organizador y el departamento de inspección disciplinaria harán un buen trabajo supervisando la conducta y disciplina de la reunión si existen circunstancias especiales como desconexión, pérdida de audio e imágenes. , etc., se resolverán de manera oportuna y se volverá a ingresar a la reunión. Si la solución no se puede resolver en poco tiempo, comuníquese con el organizador a tiempo.
9. Vístete apropiadamente. Durante las videoconferencias, los participantes deberán vestirse apropiadamente, estando prohibido el pijama y la ropa de casa.
10. Entorno adecuado. Los participantes deben intentar elegir paredes blancas o un ambiente con iluminación uniforme como fondo de la reunión para evitar que la imagen quede oscura y poco clara. Mantenga una distancia adecuada de la lente y evite acercarse o alejarse demasiado. 03
Archivar después de la reunión
11. Mantener registros. El organizador debe llevar actas de la reunión y hacer que una persona dedicada registre el tema, el contenido, las resoluciones, etc. de la reunión. Las actas de la reunión donde se toman las resoluciones deben distribuirse a todos los participantes e instar a su implementación.
12. Presentar a tiempo. Los organizadores deben hacer un buen trabajo al recopilar, organizar y conservar información, como fotografías de la reunión y capturas de pantalla de los discursos de los participantes, y archivarlas de manera oportuna para garantizar que estén bien documentadas.