Asunto del correo electrónico
En primer lugar, el asunto del correo electrónico debe ser lo más breve posible y recuerda no dejarlo en blanco. En lugar de ser ignorados, los correos electrónicos sin asunto dan una mala primera impresión y una sensación de prisa. Si es urgente se recomienda utilizar frases como emergencia y ayuda, de forma concisa pero llamativa.
Dirección
En segundo lugar, en términos de dirección, primero asegúrese de que no haya ningún nombre de contacto en la información de contacto en el sitio web de la escuela. Si es así, se recomienda encarecidamente utilizar el nombre de la persona de contacto, como Estimado Sr. McKinney, en lugar del general Estimado Sr. o Sra. Por supuesto, si la escuela no proporciona uno, es mejor utilizar Estimado señor o señora, o alguien que pueda estar involucrado. Aquí hay otro consejo. Generalmente, los trabajadores y profesores de la universidad tienen sus propias direcciones de correo electrónico, la mayoría de las cuales están relacionadas con sus apellidos, como el nombre y el apellido.
Cuerpo
El siguiente paso es el texto, que aún debe seguir el principio de sencillez. Porque los funcionarios de admisiones tienen que leer muchas cartas como ésta todos los días. Si son demasiado largas y engorrosas, la gente se sentirá incómoda instintivamente. Una carta clara y concisa facilitará que la otra persona revele más información en su respuesta.
Los puntos principales del texto son lógicamente claros y bien organizados. Esto no es fácil de hacer porque generalmente necesitamos comunicarnos con la escuela cuando tenemos un problema, y esta situación a menudo nos pone ansiosos y queremos tener todo resuelto de una vez. Pero cuanto más lo piensas, más confuso se vuelve. Por lo tanto, antes de escribir un correo electrónico, es mejor aclarar el asunto, mirar el problema desde la perspectiva de un espectador y pensar claramente en las causas y consecuencias. ¿Por qué hay un problema? ¿Qué causa esto? Asegúrese de proporcionar contexto; si se hace una pregunta, resultará confuso, pero no se vaya al otro extremo. Hablé mucho a toda prisa y terminé sin hacer preguntas. De esta manera, los líderes escolares no sabrán qué hacer y la calidad del asesoramiento brindado se verá gravemente comprometida. Así que recuerde decir las cosas claramente y enumerar las preguntas claramente para que otros puedan responderlas una por una y se pueda lograr el propósito del correo electrónico.
A la hora de enumerar preguntas, es mejor no incluirlas todas, porque hacer más de diez preguntas asustará a la otra persona. La mejor estrategia es comenzar con las preguntas más urgentes y no tener más de tres preguntas en un correo electrónico. Resumir el problema de forma ordenada y evitar repeticiones y generalizaciones. Las respuestas obtenidas de esta forma son las más efectivas.
Final
Por último, recuerda escribir mis más sinceros saludos en otra línea al final. Si es un día festivo o un fin de semana, puedes agregar una bendición para que la gente se sienta feliz.
Después de recibir una respuesta, independientemente de si es útil o no, lo mejor es volver a escribir para expresar tu agradecimiento.
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