Actualmente, la definición de archivo en los círculos académicos no es uniforme. En términos generales, los archivos se refieren a diversas formas de registros originales con valor de conservación que están formados directamente por personas en diversas actividades sociales. A continuación, descubriré cómo conservar los archivos en papel durante mucho tiempo. ¡Espero que te guste!
Cómo conservar archivos en papel durante mucho tiempo
1. Conocimientos previos
Prestar atención a la conservación de documentos en papel es una cuestión importante que los archiveros deben prestar. atención y tomar en serio. Por razones históricas, los archivos principales se guardan actualmente en materiales en papel, especialmente algunos documentos con alta confidencialidad, que en su mayoría se guardan en archivos en papel, lo que plantea requisitos más altos para la conservación de documentos en papel.
2. Métodos antiguos
Para conservar el papel durante mucho tiempo, en la fabricación del papel se utilizan materiales naturales altamente alcalinos como la cal y el amianto, ya que durante el almacenamiento posterior, el aire se evaporará. contener más acidez puede hacer que el papel sea menos susceptible al envejecimiento y daños y puede almacenarse durante mucho tiempo.
Tercero, almacenamiento moderno
En 1987, la Administración de Archivos del Estado emitió oficialmente el "Reglamento provisional sobre la gestión técnica de los almacenes de archivos", que estipula claramente el control de temperatura de los almacenes de archivos (incluidos salas de películas y salas de cintas) A 14 ~ 24 ℃, el rango de variación diaria del almacén de equipos no deberá exceder los 2 ℃. La humedad relativa se controla a 45 ~ 60, y el rango de variación diaria del almacén de equipos no deberá exceder los 5 ℃. . Esto demuestra que las condiciones de almacenamiento en el almacén de archivos son relativamente duras, de modo que los archivos en papel pueden conservarse eficazmente.
Cuarto, evitar la generación de un ambiente ácido
Hay dos formas principales de formar un ambiente ácido:
1. Ácido residual en el proceso de fabricación del papel;
2. Cuando la humedad del papel es demasiado alta, absorberá gases ácidos en el aire, lo que hará que el valor de PH del papel sea menor.
5.Prevención y control de reacciones fotoquímicas.
Lo mejor es construir los archivos en un pasillo circular para evitar la luz solar y reducir la intrusión de gases nocivos en el aire.
6. Controlar la temperatura del almacén
A medida que aumenta la temperatura, las moléculas de la sustancia ganan energía térmica, el movimiento molecular se acelera, aumenta la energía cinética, aumenta el número de moléculas activadas. aumenta y la reacción química también se acelera. También se producirán reacciones relacionadas con la celulosa que rara vez ocurren normalmente y el papel envejecerá más rápido. Si la temperatura es demasiado alta, el papel perderá agua y se volverá duro y quebradizo. Si la temperatura sigue subiendo, la celulosa se deshidratará y carbonizará hasta quemarse. Por lo tanto, la temperatura de la sala de archivos debe controlarse, ni demasiado alta ni demasiado baja, preferiblemente entre 14-24°C.
7. Controlar la humedad del almacén
Cuando la humedad del aire es alta, el contenido de humedad del papel es alto y las sustancias ácidas tienen un gran efecto destructivo sobre la celulosa del almacén. papel. Este es el efecto blanqueador del papel. La razón por la cual la humedad disminuye linealmente al aumentar la humedad relativa. Cuando la humedad relativa supera los 85ºC, la resistencia física del papel pierde más del 30%, la elasticidad se pierde por completo y no puede volver a su forma original después del secado. Además, si la humedad relativa es inferior a 25, el papel se volverá duro y quebradizo debido a la pérdida de humedad durante el proceso de secado, y su elasticidad y resistencia al plegado se debilitarán, haciéndolo fácilmente dañado. Por lo tanto, la humedad en la sala de archivos es muy importante. Debe mantenerse lo más estable posible, preferiblemente entre 45-60°C.
8. Eliminación de polvo y esterilización
El polvo es portador de bacterias y moho, y también puede provocar desgaste y corrosión en el propio papel, por lo que se debe realizar una eliminación de polvo y esterilización. antes de que los archivos se almacenen. La temperatura y la humedad deben controlarse estrictamente después del almacenamiento, porque las altas temperaturas y la humedad son condiciones necesarias para la reproducción de bacterias y moho.
Lectura ampliada: Preservación y utilización de archivos de audio y vídeo
Los archivos de audio y vídeo utilizan fotografías, películas, cintas de audio, CD, discos duros, etc. para guardar y copiar sonidos y imágenes, y también se puede complementar con Guardar un historial de valores. Hay muchos tipos de ellos. Durante el proceso de preservación y utilización, se deben tomar las medidas necesarias para garantizar su funcionalidad y lograr mejores capacidades de consulta y recuperación.
En primer lugar, asegurar la estandarización de la calidad y el formato de las grabaciones.
Para garantizar la calidad de los archivos audiovisuales debemos intervenir desde la fuente, que puede jugar un papel fundamental.
Por lo tanto, como departamento de archivos, es necesario tomar medidas de intervención activa para controlar eficazmente la calidad de grabación de los archivos audiovisuales y estandarizar el formato de grabación a través de los estándares de grabación de los archivos audiovisuales, la selección de equipos de grabación y medios de almacenamiento, y la orientación y formación de fotógrafos y normalización, sentando una buena base para la conservación y utilización de archivos de audio y vídeo.
2. Fortalecer la recepción, verificación y conservación de archivos de audio y vídeo archivados.
(1) Respete la estandarización del formato de almacenamiento de archivos de audio y video archivados y la selectividad del contenido de almacenamiento.
(1) Seleccione estrictamente el contenido del archivo de audio y vídeo que se va a archivar.
Como archivo audiovisual, debe tener un significado duradero y a largo plazo. Por lo tanto, es necesario evaluar el contenido de los archivos audiovisuales que se van a archivar, identificar si tienen valor duradero y valor de archivo, y seleccionar los archivos sobre esta base.
(2) Verifique el formato de los archivos de audio y video que se van a archivar.
Para archivos de audio y vídeo que deben almacenarse permanentemente durante un largo tiempo, teóricamente es necesario guardarlos en formato sin comprimir o con compresión sin pérdidas. Sin embargo, en el proceso de formación de archivos de audio y vídeo reales, el formato de almacenamiento y el soporte de almacenamiento deben garantizar la calidad del audio y el vídeo y, al mismo tiempo, garantizar el espacio de almacenamiento mínimo.
(3) La clasificación, los requisitos de almacenamiento y el período de almacenamiento de los archivos de audio y video que se van a archivar deben estar claramente marcados.
Para los audios y vídeos que deban archivarse, se debe determinar su clasificación y período de almacenamiento de acuerdo con la normativa de gestión de archivos en papel de contenido similar. Sin embargo, ya sea un archivo audiovisual que deba conservarse durante mucho tiempo o de forma permanente, incluso si el medio de almacenamiento cumple con los requisitos, es difícil almacenarlo de forma segura durante mucho tiempo debido a sus malas propiedades físicas y químicas. , es necesario actualizar o migrar la información registrada en el archivo audiovisual.
(2) Según la particularidad del medio de almacenamiento y el método de lectura, se deben tomar medidas de confidencialidad adecuadas para los archivos de audio y vídeo.
(1) Haga una copia de seguridad con anticipación.
Para garantizar la seguridad de los archivos de audio y vídeo, es necesario realizar una copia de seguridad de ellos con antelación. Utilice medios de copia de seguridad duraderos y almacene datos utilizando software y formatos de archivo estándar para reducir el daño a los archivos audiovisuales durante el almacenamiento y la utilización. Para archivos de respaldo de audio y video, la frecuencia de migración de datos debe reducirse para evitar pérdidas causadas por la pérdida de datos. Los archivos de respaldo deben almacenarse en ubicaciones remotas. Esto no solo puede evitar eficazmente que los archivos de audio y video sean ilegibles debido a manchas, moho y grietas entre las capas de medios, sino que también evita la pérdida de archivos de audio y video cuando ocurren desastres naturales y por el hombre. -Se produce destrucción. La seguridad está comprometida.
(2) Los archivos de audio y vídeo archivados deben revisarse periódicamente.
Las unidades y departamentos de almacenamiento deberán inspeccionar y registrar una vez al año los equipos de lectura y procesamiento de archivos audiovisuales. Dado que los archivos audiovisuales a menudo se almacenan fuera de línea en medios de almacenamiento como registros, cintas y discos ópticos, se debe confirmar la compatibilidad entre el soporte del inventario y el nuevo dispositivo al actualizar el entorno del dispositivo. Si no es compatible, se debe guardar el equipo de reproducción y el software de reproducción originales, y se debe prestar atención a la conversión del portador de archivos de audio y video.
(3) Los medios de almacenamiento deben actualizarse de manera oportuna.
Convertir la información del contenido de los archivos de audio y vídeo del soporte de almacenamiento original a un soporte nuevo o similar más estable es un método básico para evitar la pérdida de información del contenido del archivo debido al envejecimiento o daño del soporte de almacenamiento. . Guardar discos maestros tanto como sea posible, mejorar la calidad de los soportes de almacenamiento, ampliar el período de actualización y convertir señales analógicas en señales digitales son métodos eficaces para mejorar la calidad de las actualizaciones y reducir las pérdidas de actualizaciones.
(4) La información almacenada debe migrarse de manera oportuna.
En los últimos años, los métodos de grabación analógica, como la grabación abierta y la grabación en casete, han sido reemplazados gradualmente por la grabación digital. La cuota de mercado de las grabadoras ha disminuido drásticamente y tanto los fabricantes como las unidades de reparación han disminuido rápidamente. Tomar registros digitales de manera oportuna, transcribirlos y realizar copias de seguridad de acuerdo con los últimos estándares técnicos y lograr almacenamiento y copias de seguridad centralizados a gran escala puede crear condiciones más convenientes para futuras conversiones y actualizaciones en el futuro.
En tercer lugar, garantice la mejor elección y el mejor efecto del método de lectura.
(1) Mejorar la seguridad de los métodos de lectura
Mejorar la seguridad de la lectura de archivos de audio y vídeo significa mejorar la seguridad de la información almacenada en los archivos de audio y vídeo y la seguridad de la lectura. Rendimiento de herramientas y seguridad de medios de almacenamiento.
Para garantizar la seguridad de la información almacenada en archivos de audio y video, el objetivo principal es evitar que se modifique el contenido almacenado de los archivos de audio y video. Los archivos de audio y video archivados deben configurarse en un estado en el que las operaciones de escritura estén prohibidas. Garantizar la seguridad de las herramientas de lectura de archivos de audio y vídeo se refiere principalmente a prevenir la invasión de virus informáticos. Garantizar la seguridad de los medios de almacenamiento de archivos de audio y vídeo se refiere principalmente a evitar que los medios de almacenamiento se dañen durante el proceso de préstamo. Se deben utilizar fotocopias para los archivos electrónicos que se van a consultar.
(2) Mejorar la comodidad de la recuperación de contenido
Aunque actualmente no es necesario crear texto correspondiente a la información del idioma grabada en archivos de audio y video de audio y video, con el audio y video La cantidad de archivos de audio y video en idiomas está aumentando, lo que hace cada vez más difícil recuperar rápidamente información de idiomas específicos del vasto inventario. Si se establece un sistema de recuperación de información de archivos audiovisuales, corresponderá a archivos audiovisuales específicos, lo cual es muy valioso para superar la deficiencia de que los archivos audiovisuales no se pueden recuperar en grandes cantidades como los textos electrónicos y mejorar las capacidades de recuperación de información clave.
Cuatro. Conclusión
En los últimos años, con el rápido desarrollo de la ciencia y la tecnología, se han aplicado tecnologías de reconocimiento de voz y reconocimiento facial en la recuperación de información de archivos audiovisuales, lo que no solo ayuda a mejorar la precisión y conveniencia de la información de archivos audiovisuales. consulta También es un avance importante en la realización de la rápida capacidad de recuperación de contenido de los archivos audiovisuales y seguramente promoverá el desarrollo saludable de los archivos audiovisuales.
Cómo organizar documentos físicos
[Resumen] Cada unidad formará algunos objetos físicos con valor de preservación durante el trabajo, como certificados, sellos inválidos, inscripciones de celebridades, caligrafía y pinturas, famosos. Productos y otros artículos honorarios. Para que estos objetos desempeñen un papel más importante es necesario organizarlos científicamente.
[Palabras clave]Unidades gubernamentales; documentos físicos; arreglos
Los archivos físicos se refieren a archivos concretos que utilizan entidades físicas como soportes, pueden reflejar las actividades funcionales y la verdadera apariencia histórica de la unidad. y tienen valor de conservación. Los objetos tangibles son una parte importante de los archivos de la unidad. Cada unidad debe clasificar, organizar, etiquetar, catalogar y empaquetar archivos físicos (en gabinetes, estantes y en exhibición) e integrarlos en la sala de archivos integral para una gestión centralizada. Debido a la naturaleza dispersa y a la diversidad de los archivos físicos, resulta difícil organizarlos y clasificarlos. Las pesadas tareas de preservación y desarrollo desconectan la disposición de los archivos físicos de la disposición de otros tipos de archivos. Por tanto, es una tarea urgente fortalecer la organización de los archivos físicos y consolidar y ampliar los resultados de la gestión centralizada de archivos.
1. Clasificación de archivos físicos
La clasificación es una parte importante del archivo físico. Clasificar y calificar objetos físicos según sus atributos, contenido, características formales, materiales, tiempo de adquisición, valor de conservación, etc. No sólo es útil para organizar, etiquetar, catalogar, organizar el almacenamiento en sala y la gestión de estantes, sino que también es conveniente para el suministro y utilización del sistema. De acuerdo con las reglas y requisitos básicos de la gestión de archivos físicos, se pueden utilizar métodos de clasificación de archivos físicos, como edición, año y período de almacenamiento, para lograr una gestión ordenada y una recuperación eficaz de los objetos físicos. La clasificación por problema consiste en clasificar objetos según sus propiedades, contenido y características formales. El uso de la clasificación de preguntas puede evitar y reducir la dispersión de objetos similares, lo que facilita encontrarlos y utilizarlos por tema. Los archivos físicos generalmente se clasifican en cuatro categorías: premios, obsequios y productos. El contenido principal de cada categoría es el siguiente: Los premios incluyen principalmente certificados, estandartes, medallas, medallas, trofeos, certificados honoríficos y otros objetos físicos obtenidos en diversos concursos, concursos, inspecciones y evaluaciones en nombre de la unidad o sus instituciones internas. la categoría de crédito incluye principalmente los documentos de la unidad (certificado de persona jurídica, código de organización, licencia comercial, certificado de uso de suelo estatal, certificado de propiedad de edificio, etc.), sellos, certificados y otros objetos físicos que han dejado de ser válidos debido a cambios de unidad. , cancelaciones, fusiones; obsequios incluyen principalmente líderes superiores y figuras sociales reconocidas Inscripciones y pinturas de particulares, artículos conmemorativos de actividades realizadas por la unidad, obsequios recibidos por usuarios de los intercambios externos de la unidad, etc. Los productos incluyen principalmente muestras de modelos, productos de prueba para el hogar, productos terminales y otros objetos físicos que se forman, producen o almacenan cuando la unidad realiza sus funciones y actividades, como microetiquetas (sellos), monedas, billetes, sellos, monedas conmemorativas, herramientas. , equipos, etc.
2. Disposición de archivos físicos
La disposición se refiere al proceso de localizar el orden de los objetos de acuerdo con ciertos principios y métodos. Mediante la organización, se ha fortalecido aún más el carácter sistemático de los archivos físicos para facilitar su recuperación y utilización.
La disposición de los objetos generalmente sigue el "principio del soporte", es decir, los objetos en el mismo soporte deben organizarse juntos. El "principio del soporte" favorece la recuperación de catálogos y el acceso físico. Las cajas de almacenamiento físico y los gabinetes en el mismo soporte pueden ahorrar espacio; los objetos físicos en el mismo soporte se exhiben en los estantes y se ven limpios y hermosos. La disposición de los objetos físicos sigue el principio de portador y generalmente se organiza sistemáticamente según el momento de producción y distribución de los objetos físicos. Dentro de la misma categoría, los objetos en el mismo transportador se organizan por tiempo de liberación. Los objetos en diferentes transportadores se pueden ordenar por tiempo de liberación o por forma de transportador. Por ejemplo, los premios se pueden organizar en forma de certificados, pancartas, medallas, certificados de honor, medallas, trofeos, etc. Las cartas se pueden organizar en forma de sellos, certificados, cajas de tarjetas, etc. Los regalos se pueden organizar en forma de forma de inscripciones, pinturas, regalos, etc.
En tercer lugar, etiquetado de documentos físicos
Marcar se refiere a marcar la ubicación de objetos físicos en todo el clan y pegarlos en los objetos físicos en forma de etiquetas. La anotación es el punto de partida y la base de la catalogación física, y su propósito es reflejar los resultados del trabajo sistemático como la clasificación y la clasificación. A través de la anotación, se puede determinar la ubicación del objeto físico en todo el clan, proporcionando las condiciones para la catalogación posterior y el acceso físico en futuras recuperaciones y utilización.
¿Cómo compilar etiquetas? La anotación se refiere a registrar y reflejar la ubicación de los objetos archivados en todo el clan en papel en forma de tablas. Los elementos de la tabla incluyen principalmente nombre, unidad emisora, hora de recogida, número de expediente, unidad de recogida, transportista, etc. Esto se configura en función de las necesidades básicas de la gestión de archivos físicos.
Cuatro. Catalogación de archivos físicos
Catalogar se refiere a la catalogación de archivos físicos. La preparación de un catálogo de archivos físicos puede proporcionar las condiciones básicas para el almacenamiento, identificación, recuperación, estadísticas y compilación de archivos físicos.
La catalogación de objetos físicos se realiza en unidades de "piezas", y cada objeto físico sólo se refleja como una entrada en el catálogo de objetos físicos. Con base en los resultados de la clasificación, clasificación y etiquetado, los objetos físicos se catalogan uno por uno y la imagen completa de los objetos físicos se revela de manera sistemática y completa. Si el nombre del tema y la fecha de publicación no están claramente marcados en el objeto físico, se debe redactar el nombre y verificar la fecha de publicación al catalogar. Al mismo tiempo, explíquelo en la columna de comentarios.
El catálogo de archivo físico configura la fecha del archivo, el nombre, la unidad emisora, la unidad de adquisición, el tiempo de adquisición, el transportista, la ubicación de almacenamiento, el número de referencia, las observaciones y otros elementos. , que resume las principales características como propiedades físicas, características morfológicas, materiales de producción, tiempo de recolección y valor de conservación. , y es el principal canal de búsqueda de los usuarios.
5. Cajas de archivos físicas
El embalaje (gabinetes, estanterías, expositores) se refiere al proceso de colocar los elementos en cajas de archivos en el orden de los números de pieza. Al comprar archivadores compactos. Las estanterías y vitrinas son el resultado de una organización sistemática de los artículos. Los objetos colocados en la caja del archivo son principalmente plegables o se pueden organizar en formas, como: certificados (se pueden enrollar en una forma simple), banderas de premios (se pueden doblar en un paquete plano), medallas, certificados de honor, etc. .; Categoría de creencia
Sellos, certificados, etc. La caja archivadora puede ser una caja archivadora de 6 cm de espesor. En la caja se configuran un directorio de archivos físicos y una tabla de comparación para facilitar el almacenamiento, uso, verificación de entrada y salida y completar descripciones de los objetos físicos en la caja. Se utiliza para medallas de premios, sellos de certificados, logotipos de productos, monedas, monedas conmemorativas, etc. , se pueden colocar planos en la rejilla en forma de "pozo" separados por cartón resistente a los ácidos en la caja del archivo. Los espacios se pueden tapar con bolas de papel para fijar la posición física. Para mayor comodidad, se puede adjuntar un diagrama esquemático al interior de la tapa de la caja de documentos para representar el número de documento.
Conclusión del verbo intransitivo
El departamento de administración de archivos no tiene signos ni requisitos unificados sobre cómo organizar los archivos físicos. Sin embargo, la recopilación, organización y uso de archivos físicos por parte de los departamentos de archivos en todos los niveles es colorida y divertida, y con frecuencia se publican informes relevantes en periódicos y publicaciones periódicas. El proceso de clasificación, clasificación, etiquetado, catalogación y empaquetado (gabinetes, estanterías y exhibición) de archivos físicos descrito en este artículo es un método de clasificación de uso común, y cada unidad puede desarrollar un método de clasificación razonable según la situación real. Por ejemplo, algunas unidades con mejores condiciones no sólo pueden organizar archivos físicos según el método anterior, sino también tomar fotografías de cada objeto archivado, que pueden usarse para exposiciones y los materiales audiovisuales pueden estar hechos de papel blanco o de colores; papel, añadiendo Belleza.
；