Siete consejos para escribir correos electrónicos en inglés a tu jefe

Escribir correos electrónicos en inglés es cuestión de habilidad, especialmente para tu jefe. A continuación se presentan siete consejos para escribir correos electrónicos en inglés a su jefe que recopilé y espero que sean útiles para todos.

¿Cuáles son algunos consejos para escribir correos electrónicos en inglés a tu jefe?

Si realmente quieres que los demás entiendan lo que quieres decir, ¿debes entender la mentalidad de la otra persona? Vuelva a enviar el correo electrónico.

Aquí hay siete consejos que te ayudarán a escribir un excelente correo electrónico, basados en mis 25 años como consultor de estrategia. Estos siete consejos tienen una cosa en común: todos se centran en comprender la psicología del lector. ¿Por qué es esto tan importante? Después de que la otra parte reciba su correo electrónico, inmediatamente organizará y clasificará su correo electrónico en su mente y es probable que caiga en esas categorías incorrectas, como por ejemplo: ¿Ignorar y clasificar como spam? ,?Leerlo más tarde? , ?Leer ahora, pero no actuar? Espera un momento. Obviamente, ¿lo que espera es que la otra parte clasifique su correo electrónico? Mira ahora, ¿actúa ahora? .

¿Debajo de ti? Encontraré siete consejos que te ayudarán a convertirte en un mejor redactor de correos electrónicos, extraídos de 25 años de trabajo. Experiencia como consultor estratégico. Lo que estas siete técnicas tienen en común es que todas se centran en la psicología del lector. ¿Por qué es esto importante? Una vez que un lector recibe un artículo, lo asigna mentalmente a una de varias categorías, posiblemente fatales: ? Ignorado y descartado, leído más tarde, leído ahora, pero no actuado en consecuencia. ? Es obvio que desea que sus lectores coloquen su artículo en él. ¿Leer y actuar ahora? ranura.

Si quieres que tus lectores respondan positivamente, es útil saber un poco sobre psicología social y economía del comportamiento. En concreto, hay dos libros que vale la pena leer para adquirir conocimientos básicos en estos dos campos. ¿El primero es Roberto? "Influence: The Psychology of Persuasion" de Sheedy, un libro que ofrece un análisis psicológico de la obediencia, es decir, ¿qué factores hacen que una persona esté de acuerdo con lo que los demás quieren, según Richard? Richard Thaler y Cam. Nudge, escrito en coautoría por Cass Sunstein, analiza varios sistemas para ayudar a las personas a mejorar su capacidad de tomar decisiones más beneficiosas para sí mismas. Aunque estos dos libros no involucran escritura comercial per se, contienen algunas teorías relacionadas muy prácticas. Sobre la base de estas teorías, he resumido las siguientes sugerencias, que son diferentes de las habilidades comunes de redacción de negocios que ha aprendido en otros lugares, como por ejemplo: ¿Evitar el uso de voz pasiva? ,?¿Evitar el uso de términos y abreviaturas de la industria? ,?La longitud y estructura de la declaración de conversión? Por analogía, se complementarán.

Para lograr que tus lectores respondan positivamente, es útil saber un poco sobre psicología social y economía del comportamiento. En concreto, dos grandes trabajos aportan una buena base de conocimiento en estas áreas. ¿El primero fue Roberto Cialdini? Influencia: La psicología de la persuasión, el estudio de la psicología del cumplimiento, los factores que llevan a una persona a estar de acuerdo con otra. ¿El segundo es Richard Thaler? s y Cass Sunstein? sNudge analiza sistemas que ayudan a las personas a mejorar su capacidad para tomar decisiones que les permitan mejorar su situación. ¿Y qué pasa con estos libros? En lugar de tratar de redacción comercial per se, contienen ideas relevantes y aplicables. Descubrirá que estos consejos complementan los consejos más técnicos sobre redacción comercial que encontrará en otros lugares, como por ejemplo. Evite la voz pasiva y evite la jerga y las abreviaturas. Entonces qué. Varíe la longitud y la estructura de sus oraciones. ?

Consejo 1 para escribir correos electrónicos en inglés a tu jefe

Considera cuándo y dónde tu jefe leerá tus correos electrónicos. En la acelerada era actual, la comunicación de alta velocidad basada en información de bytes se puede lograr en cualquier momento y en cualquier lugar. Entonces, después de escribir el correo electrónico, puede tener la tentación de enviárselo a la otra persona inmediatamente, lo cual también es fácil de lograr. Sin embargo, considere cuándo y dónde la otra persona recibirá su correo electrónico. Por ejemplo, si quieres enviar un correo electrónico a tu jefe solicitando dos meses de vacaciones, el viernes por la noche no es un buen momento. En este punto, su jefe está atrapado en un aeropuerto abarrotado, esperando un vuelo tardío que lo lleve a casa; acaba de tener tres días de intensas negociaciones con representantes sindicales que terminaron mal. Su solicitud de licencia puede estar bien argumentada y redactada, pero también puede esperar un poco más para que su correo electrónico llegue a la bandeja de entrada de su jefe en un mejor momento y lugar.

Considera cuándo y dónde tu jefe lee tus mensajes de texto. ¿Hoy? En este mundo acelerado de hipercomunicación instantánea, ubicua y a escala de bytes, es fácil y tentador enviar un artículo a su público objetivo tan pronto como termine de escribirlo. Pero piensa en cuándo y dónde recibirá tu mensaje de texto.

Por ejemplo, cuando su jefe está esperando en un aeropuerto abarrotado un vuelo de regreso retrasado después de tres días de negociaciones tensas e infructuosas con representantes sindicales, enviarle por correo una oferta de licencia de dos meses un viernes por la noche probablemente no sea una buena idea. Su solicitud puede ser perfectamente razonable y funcionar de manera elocuente, pero ¿lo es usted? ¿Es mejor esperar un momento y un lugar más propicio para que llegue a su jefe? Inbox', event)" & gt inbox.

Consejo 2 para escribir correos electrónicos en inglés a su jefe

Utilice pistas de asunto para que el correo electrónico sea más visible en la bandeja de entrada. Los empresarios están ocupados , por lo que no pueden dedicar mucho tiempo a tomar decisiones, por lo que a menudo toman decisiones de manera inconsciente basándose en experiencias pasadas o simplemente en una pista escrita que se les presenta. Esto no es difícil de hacer. El título debería hacer que el lector sienta que se trata de una. oportunidad y habrá beneficios, en lugar de pedirles que hagan algo difícil o pedirles ayuda. Por ejemplo, desea escribir un correo electrónico invitando a otra persona a asistir a una capacitación básica si su título contiene algo como ¿Cómo mejorar? rendimiento? Una técnica más avanzada es acercar al lector de correo electrónico a usted, como mencionar intereses similares o elogiar a la otra persona. Por supuesto, este enfoque puede desviarse si no tiene cuidado: no quiere engañar. , engañar o manipular al lector; solo quiero persuadirlo, persuadirlo e instarlo a tomar una decisión en un espacio abarrotado de gente. ',evento)">bandeja de entrada. Aunque los empresarios están ocupados, no pueden pensar demasiado en cada decisión que deben tomar. A menudo toman decisiones bastante automáticas basadas en experiencias pasadas o simplemente en una pista escrita que se les proporciona. Comienza con algo simple, como el asunto de tu correo electrónico: debe transmitir oportunidades y beneficios al lector, no sus esfuerzos y buenas intenciones. Por ejemplo, cuando escribe un correo electrónico solicitando participación en un ejercicio de evaluación comparativa, ¿el título? ¿estudiar? Puede conducir a asociaciones más aterradoras. ¿Cómo mejorar el rendimiento? ? Es más, agrada a tu lector, por ejemplo, mencionando intereses comunes o halagándolo. ¿Por supuesto que eres tú? Estás caminando sobre la cuerda floja: ¿no lo sabes? No quiero desorientar, engañar ni manipular a tus lectores; tú sólo quieres persuadir, persuadir y promocionar.

Consejo 3 para escribir correos electrónicos en inglés a tu jefe

Personaliza el mensaje. A veces es necesario enviar el mismo texto a varios lectores. Por ejemplo, cuando necesita obtener datos de varios colegas para crear un caso de negocio. Puede enviar las mismas solicitudes como grupo o individualmente para diferentes lectores. Aunque el envío masivo parece eficiente a primera vista, ¿también te deja frente a una experiencia? ¿Efecto espectador? riesgo. Primero, todos piensan que los demás responderán, por lo que no hacen nada. En segundo lugar, todo el mundo espera la respuesta de los demás para juzgar si la petición es realmente tan seria o importante. Si se toma el tiempo para personalizar su mensaje, probablemente obtendrá una tasa de respuesta más alta. ¿Seguramente es más que un simple encabezado garabateado? ¿Hola a todos? ¿Reemplazar con? Susana, ¿cómo estás? Se trata de trabajar en los detalles.

Personaliza tu mensaje. Hay situaciones en las que tienes que enviar esencialmente el mismo texto a varios lectores; por ejemplo, necesitas datos de varios colegas para construir un caso de negocio. Puede transmitir solicitudes estándar o enviar solicitudes personalizadas de forma individual. Si bien la transmisión puede resultar inicialmente más eficiente para usted, es posible que experimente lo que se conoce como efecto espectador. En primer lugar, todos suponen que todos los demás reaccionarán y, por lo tanto, no toman ninguna medida. En segundo lugar, todos esperan la respuesta de los demás para determinar si la solicitud es realmente tan importante. Si se toma el tiempo para personalizar su mensaje, probablemente obtendrá una tasa de respuesta más alta. Por supuesto, ¿es más sofisticado y perezoso que un simple reemplazo? ¿Estimado equipo? ¿Por quién? ¿Querida Suzy? .

Consejo 4 para escribir correos electrónicos en inglés a tu jefe

Presta atención a los lectores misteriosos entre la audiencia. Cualquier buena guía de redacción de negocios le dirá que debe considerar las diferentes audiencias que recibirán sus noticias. Por ejemplo, si está escribiendo un informe de evaluación de objetivos de fusiones y adquisiciones, el director ejecutivo, la junta directiva y los banqueros de inversión de la empresa probablemente leerán el informe y usted sabrá que sus necesidades son diferentes. Aún más difíciles de tratar son los lectores misteriosos, lectores de los que no sabes nada. Por ejemplo, uno de sus lectores previstos podría (accidentalmente) reenviar un mensaje a alguien que usted cree que no debería leerlo. ¿Recuerda la edición en línea de la ley de Murphy:? Las cosas que pueden salir mal, saldrán mal. ? Otro ejemplo es un asistente personal que actúa como centinela entre usted y su gerente objetivo.

Estas personas leerán y filtrarán toda la correspondencia. En este caso, puedes escribir un correo electrónico como portada y dejar que el asistente se encargue de ello. No olvide que un documento puede permanecer ahí durante mucho tiempo y alguien que no sabe por qué no lo lee durante años, por lo que pueden surgir malentendidos. Así que considere plenamente la existencia de lectores de misterios y cómo tratar con ellos.

Cuidado con los lectores misteriosos de tu audiencia. Toda guía de redacción empresarial que se precie le dirá que debe considerar las diferentes audiencias a las que están destinados sus artículos. Por ejemplo, ¿y si tú? Si estuviera escribiendo un informe de evaluación sobre un objetivo de adquisición, ¿conoce a su director ejecutivo, a su empresa? Las salas de juntas estadounidenses y sus banqueros de inversión, cada uno con necesidades diferentes, pueden leerlo. ¿Más complicado aún es el lector misterioso? ¿Es eso lo que llevabas? No tengo ni idea. Por ejemplo, uno de tus lectores previstos podría (accidentalmente) reenviar tu texto a alguien que, en tu opinión, debería ser el último en leerlo. ¿Recuerdas la versión online de Murphy? ¿Qué es la infame ley? Todo lo que pueda salir mal, saldrá mal. ? Otro ejemplo es un asistente personal que actúa como centinela entre usted y su ejecutivo objetivo, escaneando y filtrando todos los correos electrónicos entrantes, en cuyo caso podría escribir una carta de presentación para que ella actúe primero. ¿Dónde está Tang? No olvide que un documento puede tener una larga vida útil y ser leído años después por alguien que desconoce su contenido original y, por tanto, puede malinterpretarlo. Por lo tanto, piense detenidamente en los lectores misteriosos y en cómo tratar con ellos.

Consejos para escribir correos electrónicos en inglés a tu jefe

Cállate, imbécil. Por supuesto, la mayoría de los lectores no son estúpidos. Saben que el contenido es más importante que el formato, y un formato atractivo (módulos de composición limpia, diseño atractivo, números de página, etc.) no puede garantizar la calidad del contenido. Sin embargo, a menudo infieren inconscientemente que si al autor ni siquiera le importa el formato, probablemente tampoco le importará la calidad del contenido. ¿Prestar atención a la calidad del formato también puede hacer lo que se llama? ¿Quisquilloso? Callarse la boca. Todos conocemos a este tipo de personas: cuando asisten a una presentación, inmediatamente pasan a la página con el gráfico circular y comprueban que todos los porcentajes suman exactamente 100%. Si bien estos quisquillosos no son letales ni agregan valor, no permita que se aprovechen fácilmente de sus informes por correo electrónico y distraigan a los lectores de la información real.

Mata mosquitos. Por supuesto, la mayoría de sus lectores no son tontos. Saben que el contenido es más importante que la forma y que una forma atractiva (componentes claros, diseño atractivo, números de página, etc.) no garantiza la calidad del contenido. Sin embargo, a menudo razonan inconscientemente, ¿y si el autor no lo hiciera? Ni siquiera le importa la calidad formal, ¿lo más probable es que no? Tampoco te preocupes por la calidad de tu contenido. La calidad de la forma también neutraliza los llamados mosquitos. Todos estamos familiarizados con ellos: alguien que asista a una presentación pasará inmediatamente a la página con el gráfico circular y comprobará que los porcentajes suman exactamente 100. Si bien estos quisquillosos no son letales ni agregan valor, ¿no? No distraiga a su audiencia de su mensaje real facilitándoles la crítica de su presentación por correo electrónico.

Consejo 6 para escribir correos electrónicos en inglés a tu jefe

Facilita la respuesta a tus correos electrónicos. Un pudín se juzga por su sabor, pero la calidad de su escritura se juzga por la reacción del lector. Recuerde, no responder suele ser la opción más conveniente. Si bien difícilmente puedes forzar una reacción de tus lectores, al menos puedes estimularlos. Para hacer esto, comenzando desde la primera oración, debe expresar sus intenciones, explicar por qué escribe este correo electrónico y qué tipo de respuesta desea de la otra parte. Las cartas comerciales no deberían parecer novelas de misterio. Finalmente, proporcione a los lectores opciones predeterminadas para facilitar su respuesta. Por ejemplo puedes escribir:? Si no responde antes del lunes, asumiré que está de acuerdo con mi sugerencia. ? (Por supuesto, esto es difícil de hacer si el destinatario del correo electrónico es su jefe inmediato. Las opciones predeterminadas son poderosas porque las personas tienden a no poner mucho esfuerzo en tomar otras decisiones. A las personas a menudo les resulta difícil decir algo sobre las opciones predeterminadas. No , especialmente si indica que las opciones que proporciona son normales o incluso recomendadas por otros. Si no es fácil pensar en la opción predeterminada, puede indicar claramente al lector que espera una respuesta y pedirle que le informe de su respuesta. planes y cuándo será relevante. Y acercarse. Simplemente preguntar a las personas sobre sus planes ayuda.

Facilite la respuesta a sus mensajes de texto. tu escritura está en la respuesta de tus lectores, pero recuerda, no responder suele ser la opción más conveniente, pero al menos puedes presionar.

Primero, casi desde la primera frase, deja claro por qué le escribes a tu lector y qué esperas de él. Los textos comerciales no deberían ser novelas especulativas. Cuando llegues al final, dale al lector una opción predeterminada para que le resulte más fácil responder. Por ejemplo, podría incluir en su correo electrónico: A menos que tenga noticias suyas antes del lunes, asumiré que está de acuerdo con mi sugerencia. ? (Esto puede ser difícil de hacer si sus lectores son su jefe). Los valores predeterminados son poderosos porque las personas a menudo no están dispuestas a esforzarse mucho para encontrar alternativas. Es especialmente difícil resistirse a elegir la opción predeterminada si da a entender que su elección es la opción normal o incluso recomendada. Si no existe una opción predeterminada simple, puede decirles explícitamente a sus lectores que espera una respuesta y puede pedirles que le informen qué planean hacer, cuándo lo harán y cómo lo harán. El mero hecho de preguntar a la gente qué piensan hacer actúa como un impulso.

Consejos para escribir correos electrónicos en inglés a tu jefe

Revísalos repetidamente. No hay manera de ser perezoso. Escribir un correo electrónico excelente requiere tiempo y esfuerzo. ¿Piensas en Tomás? El lema favorito de Edison:? La mayoría de las personas pierden oportunidades porque van vestidas con ropa de trabajo y parecen trabajar. ? Sólo si se toma el tiempo para mejorar la calidad del correo electrónico podrá obtener recompensas y oportunidades. Simplemente presione el botón enviar y sus lectores probablemente lo notarán, lo verán, lo comprenderán y tomarán medidas.

Trabaja en tu artículo una y otra vez. No hay ningún lugar al que escapar. Escribir un artículo de alta calidad requiere esfuerzo y, por tanto, tiempo. ¿Piensas en Thomas Edison? Lema más popular:? Oportunidad desaprovechada por la mayoría porque lleva overol y parece trabajo. ? Esta oportunidad se relaciona con las recompensas que podría obtener al dedicar un poco más de tiempo a mejorar la calidad de su artículo. Es muy probable que su audiencia note, lea, comprenda su mensaje y tome medidas con solo presionar enviar una vez.

En resumen, los redactores de correos electrónicos deben diseñar sus correos electrónicos con tanto cuidado como los diseñadores. Un buen redactor de correos electrónicos de negocios no es ni un artista ni un ingeniero; es un diseñador que puede anticipar las necesidades o ideas de las personas y luego elaborar un correo electrónico apropiado en consecuencia. Con este enfoque, puede obtener la respuesta que desea.

En definitiva, un escritor debe comportarse como un diseñador. Un buen escritor de negocios no es ni artista ni ingeniero. Es un diseñador que imagina las necesidades o ideas de las personas y luego elabora un correo electrónico que se ajusta a sus necesidades. Siga este enfoque y tendrá una buena oportunidad. Recibiré la respuesta que deseas.

Hermán. Vantrappen es director general de Akordeon, una firma de consultoría estratégica con sede en Bruselas, y autor de "Executive Action".

Herman Vantrapen es director general de Akordeon, una firma de consultoría estratégica con sede en Bruselas, y autor de "Executive Action"