Puntos clave de conocimientos básicos de secretaría

(2) Reglas de identificación de cada elemento: dividido en tres partes: cabecera, cuerpo principal y pie de imprenta.

(1) Palabras de asunto: primero marque las palabras de categoría y luego marque las palabras genéricas. Las "palabras del tema" están marcadas con caracteres en negrita de tamaño 3 en la columna superior izquierda.

Los títulos están marcados con letras minúsculas de tamaño 3 en fuente Song, con un espacio entre los títulos. Respete el principio de "quien escriba el documento lo indexará".

(2) CC: Deje 1 línea en blanco debajo del título de asunto y 1 palabra en blanco. Está marcado con fuente Song de imitación de tamaño 3. Los nombres están separados por comas

y el último está marcado con un punto.

(3) Autoridad emisora ​​y fecha de emisión: Deje una palabra en blanco a la izquierda para la autoridad emisora ​​y una palabra a la derecha para la fecha de emisión. Estilo de personaje de canción de imitación No. 3

. La fecha de emisión está marcada con números arábigos.

(4) La línea inversa en la edición: Se agrega una línea horizontal espaciada en negro debajo de cada elemento de la edición, es decir, la línea inversa, con el mismo ancho que el centro de la edición. /p>

(3) Formatos específicos para documentos oficiales generales:

1. Formato carta: No añadir la palabra "documento" después del título del documento. Ensayo de muestra: Hay una línea horizontal 4 mm debajo del nombre completo de la organización, que es la línea civil y militar (delgada en la parte superior y delgada en la parte inferior a 20 mm del borde inferior de la página está la línea civil y militar). (delgada arriba y gruesa abajo).

2. Formato del Acta de la Reunión

_ _ ______________ Acta de la Reunión

Asunto _

__ _____Office_Year_Month_Day

Elementos de los documentos de solicitud

1. Materiales: una serie de hechos y fundamentos. Incluye cuatro eslabones: posesión, identificación, selección y uso de materiales.

(1) Posesión de materiales

(2) Identificación de materiales

(3) Selección de materiales

1. Centrarse en el tema Elige materiales

2. Elige materiales típicos

3. Elige materiales reales y precisos

4. Elige materiales vívidos y novedosos

( 4) Uso de materiales

2. Tema: Requisitos: correctos, profundos, novedosos y enfocados.

3. Estructura:

(1) Contenido: título, inicio, final, nivel, párrafo, transición, anáfora.

1. La forma de empezar: resumen, propósito, directo al grano, cita.

2. Nivel: fracción total, paralelo, progresivo, causal, secuencial y trietápico.

3. Párrafo: tipo de cláusula, tipo de cláusula, tipo de párrafo en uno.

4. Anáfora: anáfora entre el principio y el final, anáfora entre el título del texto y anáfora entre el principio y el final del texto.

5. Final: énfasis, expectativa, esperanza, explicación, cola calva.

(2) Requisitos: Riguroso, natural, completo y unificado.

4. Idioma

(1) Estándar: preciso, conciso y sencillo.

(2) Lenguaje especial para los documentos de solicitud:

1. Palabras de apertura: para, basado en, en vista de, actualmente, hasta el presente

2. Aceptación palabras: De acuerdo con la decisión de ~~~, y para tomar la decisión actual, se planea tomar las siguientes medidas Después del estudio de ~~~, la respuesta es la siguiente.

3. Términos de la cotización: Recibido, recibido.

4. Términos de aprobación: instrucciones, revisión, aprobación, aprobación, reenvío e impresión.

5. Términos de dirección: Yo, tú, tú, esto, esto

6. Términos de administración: aprobados, redactados, implementados, aprobados y escuchados en la reunión.

7. Términos de expresión: no estar de acuerdo, no puedo, aprobar.

8. Palabras finales:

(1) Solicitar instrucciones: Si no, por favor dame instrucciones.

(2) Carta: Por favor estudie la carta y responda.

(3) Informe: Por favor haga correcciones y revise.

(4) Respuesta: Esta es una respuesta especial, una respuesta especial.

(5) Documento de notificación: Así se hace saber.

Aplicación de expresiones escritas

1. Narración

1. Seis elementos: tiempo, lugar, persona, evento, causa, resultado

2. Narrador: primera persona, tercera persona.

3. Método narrativo: narración directa, flashback.

2. Discusión

1. Tres elementos: argumento, argumento y evidencia.

2. Tipo: Argumento, refutación.

3. Métodos: ilustración, análisis, citación, comparación, causa y efecto.

3. Descripción

1. Método: definición y expresión, clasificación y comparación, números y gráficos.

Puntos clave de conocimientos básicos de secretaría 2

Redacción y tramitación de documentos

Redacción de documentos

1. Aviso de reenvío y reenvío

1. Concepto: Notificación de remisión, remisión e impresión de documentos oficiales.

2. Tipo: aviso de reenvío, aviso de reenvío, aviso de impresión.

3. Puntos clave del escrito: título + autoridad activa + cuerpo + firma + fecha de redacción + texto original del documento de reenvío

4. Todas las notificaciones de reenvío van acompañadas de documentos. Dichos documentos adjuntos no son archivos adjuntos.

2. Informe

1. Concepto: Documento oficial que informa del trabajo, refleja la situación y responde a las consultas de las autoridades superiores.

2. Características: informativo y descriptivo.

3. La diferencia entre un informe y una solicitud de instrucciones:

(1) Requisitos de diferente naturaleza. Las solicitudes deben ser respondidas, pero los informes no.

(2) El límite de tiempo de redacción es diferente. Solicite instrucciones de antemano e informe después.

4. Tipo: informe informe de trabajo, informe de reflexión, informe de respuesta a consulta.

5. Puntos clave para escribir: título + agencia de envío principal + texto + firma + fecha de redacción

6. Solo hay una agencia de envío principal si es necesario enviarlo. para otras agencias de nivel superior, se debe utilizar el formulario CC.

7. Finalización: Este informe, este informe, revíselo, haga correcciones.

8. El informe no deberá contener solicitudes de instrucciones.

3. Solicitud de instrucciones

1. Concepto: Documento oficial en el que se solicitan instrucciones y aprobación de una autoridad superior.

2. Características: Un artículo, un número, responda en consecuencia y escriba con anticipación.

3. Tipo: Búsqueda de explicaciones, búsqueda de críticas.

4. Puntos claves para escribir: título + agencia principal + cuerpo + firma + fecha de redacción + notas

5. Enviar instrucciones solo a una agencia, pedir instrucciones paso a paso y utilizar un lenguaje amable y cortés.

4. Carta de preguntas y respuestas

1. Concepto: Carta de una agencia no relacionada preguntando o respondiendo cuestiones laborales.

2. Puntos clave del escrito: título + organización de envío principal + cuerpo + firma + fecha del escrito

3. Final: Por favor responda rápidamente, espero responder, por favor responda, es decir, por favor escriba una respuesta, esta respuesta, esta respuesta, esta carta le informa.

5. Briefing

1. Concepto: Información interna de uso común recopilada y distribuida por agencias estatales, empresas, instituciones y grupos sociales con el propósito de informar el trabajo, intercambiar experiencias, reflexionar situaciones, comunicar información y reportar tendencias.

2. Características: sencillo, rápido, novedoso y práctico.

3. Tipo: briefing de trabajo, briefing de reuniones, briefing dinámico.

4. Escribe los puntos principales: cabecera + informe de verificación + tráiler.

5. Paga una cosa a la vez, y evita cubrirlo todo. Mantenlo dentro de las 1000 palabras.

__ _____________ Empresa

Briefing

Asunto (_)

__ ___ Oficina

__ ___Fiesta y Misa ¿Departamento de Asuntos?___Año_Mes_Día (en mayúsculas) Nota del editor: _______________________________________________________________

Título

El _Mes_Día, ___ La empresa celebró una reunión en ___ lugar ______ Reunión.

En la reunión, el líder transmitió el _____ espíritu y el ____ documento. (Lo anterior es la introducción)

__ _El líder pronunció un discurso importante. Sugerencias:

1.

2.

3.

4. (Lo de arriba es el texto)

Finalmente, una vez más, _______________. (Fin)

Enviar a: __ oficina y varios departamentos de la empresa (imprimir 30 copias) (lo anterior es el final del periódico)

6. Carta de Intención

1 .Concepto: Documento de intención que expresa las intenciones y propósitos económicos preliminares entre dos partes o varias partes antes de firmar formalmente un tratado o llegar a un acuerdo sobre una determinada materia.

2. Características: Negociabilidad, flexibilidad, sencillez.

3. Estructura: Título: El género es suficiente.

Texto: Introducción + cuerpo principal (indicado en cláusulas) + final (los asuntos inconclusos se complementarán cuando se firme formalmente el contrato o acuerdo)

Cola: partes que firman la carta de intención nombre, nombre del representante, sello oficial, sello privado y fecha.

1. Anuncio

1. Significado: Documento oficial que anuncia asuntos bien conocidos u observados por todos los aspectos de la sociedad.

2. Diferencias con los anuncios: El ámbito de uso es diferente: anuncios (nacionales y extranjeros), avisos (sociedad nacional)

Los asuntos anunciados son diferentes: anuncios (asuntos estatutarios) , avisos (cumplimiento específico Asuntos de conocimiento público)

Diferentes emisores: anuncios (organismos del poder estatal y agencias administrativas), avisos (empresas e instituciones, etc.)

3. Tipo: restrictivo , informativo.

4. Puntos clave del escrito: título + texto principal (motivo de publicación + asuntos a anunciar + epílogo) + firma + fecha del escrito

5. Diferencia con aviso: Aviso tiene un Objeto de publicación específico, notificación no.

2. Notificación

1. Concepto: Documento oficial que elogia el progreso, critica los errores y transmite espíritu o circunstancias importantes.

2. Tipo: aviso de elogio, aviso de crítica, aviso de comunicación.

3. Puntos clave del escrito: título + organización de envío principal + texto principal (motivo de emisión del documento + asuntos a informar + análisis + decisión + convocatoria de requisitos) + anexos + firma + fecha de redacción

4. La diferencia con las notificaciones: las notificaciones tienen un cierto carácter directivo.

3. Decisión

1. Concepto: Un documento oficial que hace arreglos para asuntos importantes o acciones importantes, recompensas y castigos para las unidades y el personal relevantes, y cambia o cancela decisiones inapropiadas de agencias de nivel inferior.

2. Características: toma de decisiones y restrictiva.

3. Tipo: imponente, informado.

4. Puntos clave para la redacción: título + agencia principal de envío + texto (motivo de emisión del documento + asuntos de decisión + requisitos) + anexos + firma + fecha de redacción (es una decisión de la agencia líder, la fecha de redacción generalmente se coloca debajo de la firma; también puede agregar corchetes y colocarla en el centro debajo del título. Si es una decisión aprobada en la reunión, agregar corchetes y colocarla en el centro debajo del título. El formulario es: _año_mes_día____ aprobado por la reunión)

4. Apruebe, carta de aprobación

1. Significado: un documento oficial entre agencias no relacionadas que solicita aprobación y responde a asuntos de aprobación. 2. Puntos clave para escribir: título + agencia principal de envío + texto principal (motivo de emisión del documento + asunto de la carta + palabra final [revise y apruebe, en caso afirmativo, revise y apruebe, esta respuesta, esta respuesta, esta respuesta , informa esta carta]) + firma +Fecha de redacción

5. Plan

1. Características: pertinencia y previsibilidad.

2. Estructura: formato de artículo, formato de tabla.

3. Redacción del plan estilo artículo: título (tipo de texto) + cuerpo (prefacio + cuerpo + conclusión) + final

4. El lenguaje es conciso y claro, sencillo y natural y la expresión es ilustrativa, la narrativa es el foco principal y no se incluyen discusiones innecesarias en el escrito.

6. Resumen

1. Tipo: completo, temático

2. Puntos clave a escribir: título (título oficial o título no oficial) + Texto (prefacio + cuerpo principal + final) + cola

3. Notas: corregir la ideología rectora, insistir en buscar la verdad a partir de los hechos, resumir cosas habituales, priorizar, resaltar puntos clave y utilizar un lenguaje conciso y preciso < / p>

7. Informe de trabajo

1. Concepto: Los cuadros dirigentes y gerentes de todos los niveles de agencias, empresas, instituciones y grupos sociales informan a las agencias de gestión de nivel superior sobre su desempeño durante su tenencia. Informe escrito sobre las responsabilidades del puesto.

2. Características: Personalidad, autenticidad, popularidad.

3. Puntos clave para la redacción: título (tipo de texto) + título (líderes, junta directiva, departamento de organización y personal) + texto (inicio + cuerpo principal [situación básica del desempeño de funciones + logros y experiencia práctica] +Problemas existentes y dirección de los esfuerzos]+Fin [Corrija el informe anterior de los líderes])+Firma+Fecha de redacción

4. Notas: Busque la verdad a partir de los hechos, resalte las características y utilice lenguaje conciso.

8. Discurso

1. Características: El contenido es muy específico, el lenguaje es simple y popular y la comunicación es interactiva.

2. Puntos clave a redactar: ​​inicio + cuerpo principal + final

9. Informe de investigación de mercado

1. Concepto: Basado en la información obtenida del Estudio de mercado, Informe escrito redactado después de organizar, sacar conclusiones y proponer recomendaciones racionales para la acción.

2. Características: pertinencia, autenticidad, tipicidad, actualidad

3. Puntos clave de la escritura: título + prefacio + texto (parte de situación + parte de predicción + parte de sugerencia) +Cola

4. Notas: Realizar una investigación en profundidad y poseer plenamente los materiales; buscar la verdad a partir de los hechos.

10. Invitación a licitar

1. Concepto: Documento informativo en el que el licitador utiliza la competencia entre postores para seleccionar al postor preferido.

2. Características: claridad, competencia, concreción y normatividad.

3. Redacción de puntos clave:

Título

Puntos clave de conocimientos básicos de secretaría 3

Procesamiento de envío y recepción de documentos

1. Reimpresión de documentos

1. Significado: Copiar, reescribir, mecanografiar, mimeografiar, imprimir por computadora y fotocopiar documentos.

2. Requisitos: El texto es preciso, la letra es clara y ordenada; se ajusta al formato prescrito y la página es hermosa y elegante y no se modifica arbitrariamente.

La encuadernación es ordenada y firme; preste atención a la confidencialidad.

3. La impresión de los documentos deberá basarse en la versión final y en el número de ejemplares emitidos y aprobados, no pudiendo aumentarse ni disminuirse a voluntad.

4. Procedimientos de trabajo: Confirmar los documentos impresos -> Determinar el formato de impresión -> Completar la impresión -> Entregar los documentos impresos.

2. Corrección de documentos

1. Significado: Revisar y corregir las pruebas de documentos según el borrador final.

2. Corrección de contenido: Corrección de errores tipográficos, palabras faltantes y palabras adicionales en la prueba. Estandarizar el tamaño de fuente. Compruebe si el diseño y el título son correctos, si los números de página son coherentes, si el interlineado es uniforme y si el diseño es bonito. Comprueba si existen errores en citas, nombres de personas, lugares, datos, unidades de medida y términos técnicos. Compruebe si el diseño es coherente con el formato del texto y si no es necesario ajustarlo o revisarlo.

3. Procedimiento de trabajo: Preparar el manuscrito y las pruebas -> Seleccionar el método de revisión (leer revisión, revisión, lectura revisión, plegado y revisión) -> Verificar y corregir.

3. Utilizar sello

4. Circulación de documentos

1. Significado: Pasar la lectura de documentos dentro del ámbito de las responsabilidades laborales.

2. Procedimientos de trabajo: Determinar los objetos de circulación->Seleccionar el método de circulación->Transmitir los documentos->Realizar los trámites de circulación->Verificar y liquidar los documentos.

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