Asistente de personal, conectar lo anterior y lo siguiente, coordinar los servicios, la investigación y la investigación y la supervisión de la información son varias funciones básicas del trabajo de secretaría. La oficina es un departamento importante de una unidad, que obedece directamente a la dirección y sirve a los empleados de todo el mundo. No importa en diversos aspectos como el procesamiento de documentos, servicios de conferencias, gestión logística, gestión de archivos, organización y coordinación, recepción de servicios, etc., todo debe hacerse con mucho cuidado y consideración. Por lo tanto, como papel importante en una oficina, las secretarias deben ser "multitalentos" y "multitalentos" y tener fuertes cualidades profesionales. Este artículo analiza cómo fortalecer la construcción de la calidad profesional de las secretarias:
Primero, cultivar las cualidades básicas de las secretarias y mejorar sus habilidades profesionales.
1. Tener capacidad e integridad política, y valorar la moral. Una secretaria cualificada no produce fama ni ganancias, trabaja duro y está dispuesta a ser un héroe anónimo: a menudo hago borradores, pero no firmo con mi nombre y no recibo regalías, a menudo organizo reuniones, pero nunca subo al podio; A menudo me quedo despierto hasta tarde. Durante el día, tienes que trabajar normalmente los días festivos, otros van al parque, van de compras a la calle y disfrutan de la diversión familiar con tu familia, pero tienes que estar de servicio y poder '. descansar, etc. Todo esto ocurre muchas veces sin el apoyo de los familiares, la comprensión de los demás y el reconocimiento de la sociedad. Todo esto demuestra que una persona que sólo tiene "talento" pero no tiene "moralidad" no puede estar calificada para el trabajo de secretario; sin un corazón que sirva al pueblo de todo corazón, no puede ser secretario;
2. Ser el “cerebro externo” de un líder. Dado que las secretarias brindan servicios directamente a los líderes y les brindan energía y recompensas intelectuales, la gente a menudo llama a las secretarias el "cerebro externo" de los líderes. Sin embargo, el hecho de que las secretarias tengan la función de "cerebro externo" no significa que puedan expresar opiniones a voluntad, tomar decisiones por sí mismas e influir en los líderes. Los secretarios deben prestar atención a que sus palabras y acciones sean consistentes con las normas de su rol, a fin de respetar a los líderes, implementar resueltamente las instrucciones de liderazgo, no seguirlas ciegamente y siempre considerar como su importante responsabilidad brindar a los líderes una valiosa base y asesoramiento para la toma de decisiones. . Preste atención a la capacidad de sugerencia, elija la ocasión adecuada y el mejor momento de acuerdo con las características psicológicas y de comportamiento del líder, parta de las cuestiones clave, utilice un lenguaje eufemístico e implícito, exprese sus opiniones u opiniones diferentes con habilidad, "participe" en la idea, "Planificar" puntos clave y comprender y captar con precisión las intenciones del liderazgo.
3. Mejorar las competencias profesionales. ¿Qué es una secretaria? Gu Shuyun: "Una persona que a menudo administra documentos y ayuda a dirigir el trabajo diario". Se puede ver que cuando una secretaria maneja documentos, él es el "libro", se concentra en el "libro" y pone su afecto en el "libro". ". Ser bueno escribiendo manuscritos es el requisito mínimo de habilidad profesional y calidad para una secretaria. Por tanto, si un secretario quiere mejorar la calidad de sus manuscritos, debe prestar atención a estudiar entre semana, practicar sus habilidades internas, aprender en la práctica, estudiar en el trabajo, resumir y mejorar, también necesita realizar investigaciones en profundidad y; Investigue tanto como sea posible, comprenda los "sentimientos subyacentes" en profundidad y realice una investigación exhaustiva. La información de primera mano no solo puede llenar la "base de datos", sino también recopilar información positiva y negativa de todos los aspectos y extraer la esencia para su uso propio. De esta manera, el manuscrito escrito se hace de carne y hueso, y también libera la mente, amplía los horizontes y aumenta los conocimientos y talentos.
En segundo lugar, fortalecer las "diez conciencias" que satisfacen las necesidades del desarrollo.
Con la profundización y el desarrollo de la reforma y la apertura, las ideas y conceptos de las personas han experimentado grandes cambios. Como medio eficaz para mejorar la eficiencia del trabajo y promover el desarrollo profesional, la ciencia de la gestión moderna se ha utilizado ampliamente en agencias, empresas e instituciones del partido y del gobierno. Por lo tanto, es necesario fortalecer la construcción de la calidad profesional de las secretarias para que tengan la siguiente conciencia moderna para adaptarse a las necesidades de la economía de mercado y al desarrollo de las situaciones nacionales y extranjeras:
1. conciencia. La autoconciencia del secretario se refiere a la comprensión y el sentimiento del secretario de la relación entre él mismo y el medio ambiente, que es uno de los contenidos de la conciencia moderna del secretario. El trabajo de secretaria es muy obediente y orientado al servicio. Por lo tanto, como secretario, debe ejercitar y cultivar su pensamiento independiente y sus habilidades independientes para proporcionar una base efectiva antes de que el líder tome una decisión y para comprender e implementar correctamente la intención del líder después de tomar la decisión.
2. Sensibilización informativa. Hoy es una era de la información, y mejorar el conocimiento de la información es una garantía importante para que las secretarias mejoren la eficiencia en el trabajo. Hay una gran cantidad de información en documentos, solicitudes, informes y otros materiales con los que las secretarias entran en contacto todos los días. En el proceso de recopilación, clasificación y procesamiento de estos materiales, el secretario debe seleccionar estrictamente diversa información y proporcionar la información más útil al líder.
3. Concientización avanzada. La conciencia anticipada son las actividades de pensamiento y los sentimientos psicológicos del secretario antes de la toma de decisiones de liderazgo. Se ve afectado por la propia calidad, forma de pensar, familiaridad, posesión, dominio y sensibilidad informativa del secretario de situaciones y materiales.
El conocimiento científico y preciso del secretario puede desempeñar un papel positivo en la promoción de la toma de decisiones de liderazgo; por otro lado, puede afectar la exactitud de la toma de decisiones de liderazgo;
4. Sentido de competencia. Hoy en día, cada vez más secretarias tienen un alto nivel educativo. Sin embargo, un alto grado de educación no significa necesariamente un alto nivel de educación. Aquellos con altas calificaciones académicas deben trabajar duro, arraigarse en el nivel base, continuar aprendiendo en el trabajo real, fortalecer la capacitación y combinar la teoría con la práctica para mejorar la competitividad. Algunas secretarias han trabajado muchas horas y tienen una rica experiencia práctica, pero sus conocimientos están envejeciendo y deben aprender constantemente nuevos conocimientos para adaptarse a las necesidades del desarrollo de la situación y la competencia. Por tanto, las secretarias, independientemente de su nivel educativo y experiencia, deben tener sentido de competencia. Sólo en competencia pueden acelerar su trabajo y mejorar su eficiencia.
5. Sentido de responsabilidad. La actitud laboral y la calidad del personal de secretaría afectan directamente el estilo de construcción de una unidad hasta cierto punto. Sólo estableciendo un fuerte sentido de responsabilidad, un secretario puede prestar atención a mantener la imagen y la reputación de la unidad en cualquier momento y en cualquier lugar, ser concienzudo, tener una actitud correcta, ser resolutivo y mostrar buenos pensamientos, cultura y ética profesional frente a cualquier persona. y cuando se trata de cualquier cosa, y realmente mejorar la calidad y el nivel del trabajo de secretaría.
6. Conciencia general. Office puede desempeñar el papel de conexión y tiene un mecanismo de entrega de arriba hacia abajo. Los líderes de unidad, especialmente los "líderes superiores", están en la cima de todo el sistema de entrega de mando. Sus decisiones o instrucciones son generalmente políticas, globales y estratégicas, y son muy importantes en todo trabajo. Por lo tanto, como secretario, debe tener una comprensión clara del sistema de mando en el que se encuentra y tratarlo de manera diferente: qué tareas son valoradas y requeridas por los "líderes superiores", qué tareas son ordenadas y requeridas por el liderazgo y cuáles Las tareas las organizas y las ejecutas tú mismo. En el trabajo, las secretarias de oficina a menudo se enfrentan a varias tareas al mismo tiempo, especialmente tareas repentinas, temporales y políticas. Si no están tranquilos, estarán ansiosos, como hormigas en una olla caliente. Para evitar caer en la pasividad, esto requiere que los secretarios fortalezcan la "conciencia general" en su trabajo, sean buenos analizando y captando las principales contradicciones y los principales aspectos de las contradicciones, hagan un buen trabajo en la clasificación, asignación y coordinación de la energía, tiempo, recursos financieros y otros recursos, y responder a emergencias y emergencias. Mantener una actitud positiva en los trabajos temporales mientras trabaja duro en otras tareas.
7. Conciencia del servicio. La primera responsabilidad de un secretario es servir, servir a los líderes y servir a las bases. Su desempeño se refleja en última instancia en la calidad del servicio y la satisfacción de los líderes y las bases. Al servir a los líderes, se debe ser bueno pensando, planificando y manejando los problemas desde la perspectiva del líder y desde la perspectiva de toda la región. Es necesario no sólo "participar correctamente" y presentar opiniones y sugerencias valiosas, sino también "elaborar estrategias" y captar con precisión las intenciones de trabajo de la dirección. También es necesario "hablar oportunamente" para potenciar la iniciativa y la previsión. de hacer sugerencias y sugerencias, y cambiar el servicio pasivo en servicio activo, integrar el servicio en la escritura, las reuniones y el trabajo diarios. Al servir a las bases, debemos fortalecer la comunicación y el contacto con los empleados de las bases, mejorar los sentimientos, poner el punto de partida y el punto final del trabajo en servir a los empleados de las bases, tomar la iniciativa de profundizar en las bases y expresar verdaderamente los pensamientos. , pensamientos y expectativas de los empleados de base en el trabajo. El punto clave es hacer cosas prácticas y buenas para los empleados de base, y recompensarlos con conceptos de servicio y resultados de desarrollo.
8. Conciencia de la innovación. La oficina es a la vez un departamento de servicios integrales y un departamento de oficina responsable de trabajos específicos. La carga de trabajo es pesada, los requisitos son elevados y no hay margen de error. Por lo tanto, se requiere que las secretarias de oficina sean innovadoras y realistas al manejar un trabajo específico, y que sean innovadoras en los métodos de trabajo, los métodos y el pensamiento. Una secretaria debe tener su propia actitud e ideas en todo lo que hace. No necesariamente tiene que expresarlas, pero sí debe tener reservas. Cuando se trata de muchas cosas y asuntos, las secretarias deben tener sus propias opiniones, refinar y formar sus propias opiniones, y tener cuidado con "seguir a la multitud" confusamente. Un secretario debe mirar los problemas en profundidad y analizarlos de manera racional e innovadora. Otros sólo discuten los asuntos caso por caso, pero el secretario puede ver el problema desde una perspectiva sistémica; otros sólo ven los problemas en dos niveles, pero el secretario puede ver los problemas en tres niveles, y ya. Las opiniones de las personas sobre los problemas están influenciadas por sus propios intereses. Si un secretario puede superar sus propios intereses egoístas y considerar algunas cuestiones, puede ser superior a los demás.
9. Sensibilizar. Algunas se hacen antes de que las digas, otras se hacen cuando las dices y otras ya están hechas.
No hables de las cosas. Algunas cosas sólo se hablan pero no se hacen. Por lo tanto, en el trabajo es necesario enfatizar tanto la "conciencia propagandística" como el calor, y analizar la situación específica en detalle.
Para el trabajo exploratorio, debe completarse y lograr resultados antes de que pueda publicarse; para el trabajo que implica movilizar a las masas y requiere la cooperación de otros, es necesario publicitarlo y alentarlo mientras se realiza para crear una mejor atmósfera de opinión pública y sistema de apoyo al trabajo; no es necesario hablar de temas colectivos, bienestar o trabajos de construcción internos para evitar críticas innecesarias, si quieres hacer un trabajo formal que parezca superficial, solo debes expresar tu posición; Para una secretaria, casi no existen trabajos normales y cosas normales que se llevan a cabo cuando los puntos de vista y actitudes de todos son completamente consistentes. En este momento, si una secretaria promueve algo, hay que estar aún más atento.
10. Conciencia de confidencialidad. Ya sea en una oficina o en una empresa, la secretaria es la persona más cercana al líder. Se puede decir que el secretario no sólo está plenamente familiarizado con los hábitos y el estilo de trabajo del líder, sino que también tiene cierto conocimiento de muchos de los asuntos privados del líder. Esto requiere que el secretario tenga un sentido de confidencialidad y sepa qué decir, qué decir y qué no decir. En circunstancias normales, los secretarios deben ser cautelosos con los asuntos que está planificando el líder pero que aún no han sido decididos o decididos. No deben sacar conclusiones precipitadas, contárselas a todos ni publicarlas en todas partes. De manera similar, el secretario no puede contarles a otros sobre los asuntos privados y las salidas del líder, excepto al líder, por lo que debe mantenerlo confidencial. El secretario no puede revelar el salario del líder a otros.
En tercer lugar, conclusión
En definitiva, las tareas de oficina son pesadas y exigentes, lo que supone una prueba para las secretarias. Esto requiere que las secretarias de oficina tengan las "cinco conciencias" mencionadas anteriormente para poder adaptarse verdaderamente al trabajo de oficina y poder manejar el puesto de secretaria con facilidad.