La etiqueta de secretaria, como rama de la etiqueta, es más específica y es un código de conducta que las secretarias deben cumplir en sus interacciones diarias. A continuación se muestran algunos artículos sobre la etiqueta de la recepción de secretaria que he recopilado para usted. Espero que le resulten útiles.
Ensayo sobre la etiqueta en la recepción de una secretaria, Parte 1
Resumen: La etiqueta del lenguaje y la conversación no solo son un logro necesario para las secretarias, sino también una habilidad profesional importante. Las secretarias deben seguir los requisitos básicos del lenguaje y la etiqueta de conversación. El lenguaje debe ser civilizado, educado, preciso, conciso, sincero y natural, deben dominar las reglas específicas del habla, hablar con velocidad y volumen moderados, tener un tono modesto, igualar sus expresiones, gestos y posturas corporales, y ser cortés durante las conversaciones. Al hablar entre ellos, deben ser buenos escuchando, tener tabúes y prestar atención al entorno en el que hablan.
Palabras clave: secretaria; lenguaje y conversación; etiqueta
El lenguaje es una herramienta para el pensamiento y la comunicación humanos. Es un vínculo y un puente para que las personas comuniquen información, intercambien ideas y se conecten. emociones. La particularidad del cargo de secretario determina que muchas veces deba utilizar el lenguaje para comunicarse con líderes, colegas, clientes, etc. Ya sea que hable cara a cara o utilice herramientas de comunicación, debe dominar el lenguaje y la etiqueta de conversación. La etiqueta del lenguaje y la conversación no solo es un logro necesario para las secretarias, sino también una habilidad profesional importante.
1. Requisitos básicos para el lenguaje secretarial y la etiqueta de conversación
(1) El lenguaje debe ser civilizado y educado
Como secretaria moderna bien capacitada, usted Debe utilizar un lenguaje civilizado y elegante. Preste atención al autocultivo y no use malas palabras; controle sus emociones y no use palabras de enojo y quejas; sea honesto el uno con el otro y no use palabras vacías o mentiras, tenga en cuenta los sentimientos de la otra parte y preste atención; Usar palabras eufemísticas para expresar cosas que es inconveniente expresar con claridad. Utilice palabras más amables en las conversaciones. Palabras amables como hola, por favor, gracias, perdón y adiós deben estar en sus labios en todo momento. Además, las secretarias también deben aprender a utilizar la humildad y los honoríficos tradicionales chinos para expresar respeto por los demás, como esperar a los invitados, decir "disculpe" cuando esperan a los invitados, pedir consejo, etc. El lenguaje civilizado y educado crea un ambiente armonioso y agradable para la conversación, forma una atmósfera de confianza, cordial y amistosa, ayuda a la secretaria a crear una buena imagen social y sienta las bases para una conversación exitosa.
(2) El lenguaje debe ser preciso y conciso
Si el lenguaje utilizado en la conversación es preciso y apropiado afectará directamente el efecto de la conversación. Primero, el contenido debe ser preciso. La organización del contenido debe ser clara, lógica, enfocada, no faltante y transmitir con precisión la intención. En segundo lugar, la redacción debe ser precisa. Asegúrese de utilizar palabras y oraciones que sean precisas y gramaticales, y evite el uso de palabras vagas o ambiguas. En tercer lugar, la expresión debe ser precisa. La pronunciación debe ser correcta y evitar malas pronunciaciones y la pronunciación debe ser clara y no debe ser confusa ni confusa, y no debe mezclarse con acentos locales.
? No hables demasiado, expresa tus ideas con claridad. Al hablar, debes esforzarte por ser conciso, conciso, simple y claro, y no ser procrastinador ni engorroso. Evite repetir lo dicho (a menos que lo solicite el huésped), y evite métodos de conversación ambiguos, como: "Parece así, ¿no?", "Esto debería ser así, ¿no?". Evite frases repetitivas, como: “esto, esto, esto”, “es decir, es decir”.
(3) El lenguaje debe ser sincero y natural.
El requisito previo para una conversación exitosa es que ambas partes tengan una actitud sincera. Sólo tratándonos unos a otros con sinceridad y franqueza podremos tenerlo. un ambiente de conversación armonioso. La comunicación sincera es un signo de confianza en la otra parte. Las palabras sinceras pueden despertar la resonancia emocional de la otra parte y dejar una buena impresión en la otra parte. Deben mostrar el debido respeto a sus superiores, ser modestos y prudentes, pero no deben complacer ciegamente y ser sumisos; deben ser humildes y amigables con sus colegas y subordinados, tratarse unos a otros como iguales y evitar ser condescendientes; -Justo y dominante. La actitud sincera de una secretaria y su expresión en un lenguaje cordial y natural en el trabajo son la base para una comunicación eficaz.
2. Reglas específicas para el discurso de secretaria
(1) La velocidad y el volumen del habla son moderados y el tono modesto
El volumen de la secretaria debe ser moderado durante la conversación, la voz debe ser moderada. Una voz demasiado alta hace ruido y no es suave; una voz demasiado baja suena enérgica y no parece generosa y segura, lo que afecta el efecto de expresión. La voz moderada, discreta y suave es agradable al oído. Durante una conversación, hablar demasiado rápido, demasiado lento o repentinamente demasiado rápido o demasiado lento afectará el efecto. En términos generales, una pronunciación un poco más lenta es más fácil de aceptar para las personas que una pronunciación rápida, pero no debe ser demasiado lenta para que el significado sea incoherente. El tono de su discurso debe ser tranquilo y no utilizar demasiadas palabras modales; debe respetar a los demás, tratarlos por igual, ser amable y modesto, y no ser arrogante ni sermonear a los demás con indiferencia.
(2) Coordinar expresiones, gestos y posturas corporales
Las personas que son buenas conversando siempre saben utilizar expresiones, gestos y posturas corporales para coordinar y enfatizar su propio lenguaje y atraer la audiencia Haz tu discurso más animado. Las expresiones y los gestos deben coordinarse con el contenido de la conversación. Las expresiones y los gestos apropiados pueden hacer que la conversación sea más expresiva, como sonreír, agitar las manos, etc. Sin embargo, las expresiones demasiado exageradas o los gestos demasiado frecuentes pueden destruir el efecto de la aplicación de conversación. como alguien que habla con alegría y baila, dejando una impresión de inestabilidad. Sólo las expresiones y gestos correctos pueden animar una conversación.
Una secretaria debe tener una postura de pie cuando está de pie y una postura sentada cuando está sentada. Cuando esté de pie y hable con los invitados, mantenga el cuerpo erguido y evite balancearse al hablar. Generalmente, la distancia entre usted y los invitados debe ser de entre 60 y 100 centímetros. Estar demasiado cerca de los invitados, por un lado, infringirá la privacidad de los invitados y hará que los invitados se sientan estresados; estar demasiado lejos de los invitados, por un lado, requerirá hablar en voz alta y, por el otro; Por otro lado, los invitados parecerán distantes. ?Además de dar a las personas una sensación de dignidad y elegancia, la postura correcta al sentarse durante una conversación también puede reflejar los diferentes estados psicológicos y actitudes de las personas hacia los demás. Por ejemplo, sentarse profundamente (sentarse más cerca de la parte de atrás) muestra una cierta ventaja psicológica y estar lleno de confianza en uno mismo; sentarse superficialmente (sentarse más cerca del frente) muestra respeto y humildad, pero sentarse demasiado superficialmente puede generar complejo de inferioridad y adulación. .
(3) Sea cortés con los demás durante la conversación.
La conversación es un tipo de cooperación en la que dos o más personas intercambian ideas y opiniones entre sí. Las secretarias deben ser corteses y respetuosas con los demás durante las conversaciones. No puedes hablar elocuentemente solo, ni permanecer en silencio de principio a fin, lo que hace que la conversación sea fría. Debes ser entusiasta y cooperativo durante la conversación. No interrumpa las conversaciones de los demás a voluntad. Esto no solo interfiere con el pensamiento de la otra persona y destruye el efecto de la conversación, sino que también les da a las personas la sensación de ser moralistas y hacerse cargo del anfitrión. No sea terco ni utilice palabras fuertes para poner excusas. A las personas presentes se les debe permitir hablar plenamente, expresar sus opiniones, intercambiar ideas y aprender de las fortalezas de los demás. Generalmente, no niegue directamente las opiniones de la otra parte cara a cara. Utilice palabras eufemísticas cuando sea necesario.
3. Apuntes sobre el lenguaje y la conversación de las secretarias
(1) Buena escuchando
Siempre pensamos que una persona que es buena hablando primero debe poder hablar. De hecho, ser bueno escuchando es más importante en la conversación. Porque si puedes escuchar el discurso de la otra persona con total concentración, seriedad y paciencia, significa que te estás comunicando sinceramente con la otra persona y la respetas mucho, y la otra parte estará feliz de interactuar contigo. Saber escuchar es el requisito previo y la garantía para una conversación fluida. Primero, concéntrate. Los ojos deben mirarse cortésmente y la mirada debe permanecer en el triángulo entre la nariz y los ojos del invitado. La mirada debe estar nivelada y el tiempo de la mirada debe representar aproximadamente entre un tercio y dos tercios de la conversación total. tiempo. Mirar a nuestro alrededor y hacer pequeños movimientos mientras hablamos son signos de falta de atención y despiste, mientras que bostezar, estirarnos y mirar el reloj son signos de impaciencia y aburrimiento. En segundo lugar, sea receptivo. Una sonrisa de complicidad, un gesto de aprobación, preguntas ocasionales, una repetición apropiada del discurso de la otra parte, etc., significan que la conversación de la otra parte ha despertado entusiasmo y hará que la conversación sea más agradable y armoniosa. En tercer lugar, debemos ganar algo. Escuchar es el proceso de capturar información, procesar información y retroalimentación. Un buen oyente debe pensar, analizar y resumir la conversación de la otra parte durante el proceso de escucha y obtener información efectiva de ella.
(2) Tabúes
Además de los temas de conversación acordados durante el trabajo de secretaria, también hay algunas ocasiones en las que es necesario elegir temporalmente temas de conversación. El contenido de la conversación a menudo se considera un reflejo concentrado de gustos, intereses, educación y experiencia personales. Un buen tema puede hacer que la conversación se desarrolle sin problemas y con alegría. Si elige un tema que la otra parte no conoce o no le interesa, la conversación puede llegar fácilmente a un punto muerto; si elige un tema que la otra parte es tabú, la conversación también puede terminar infelizmente. Por eso, las secretarias deben saber qué evitar al hablar. No hablar de temas que estén en contra del partido, el gobierno o la unidad; no involucrar los secretos del país, industria u organización; no hablar de líderes, pares y colegas a sus espaldas; otros o dañar su autoestima; no hablar de contenido que viole la ética o la moral social o que sea de bajo estilo; no hablar de temas desagradables como enfermedades, muerte, homicidios, desastres, etc.; temas de privacidad como edad, ingresos, matrimonio, etc.
(3) Prestar atención al entorno
Cualquier comunicación lingüística se realiza en un determinado entorno y ocasión, con objetos de comunicación específicos. El entorno conversacional facilita y restringe el lenguaje. El secretario debe analizar y captar el entorno político, el entorno natural y las características psicológicas del interlocutor en la situación de conversación específica. Al hablar, no sólo debe esforzarse por adaptarse al entorno, sino también ajustar la forma de expresión del lenguaje de acuerdo con las diferentes situaciones. y lograr mejor el propósito de la conversación, pero también debe confiar activa y activamente en el entorno y utilizar el entorno para expresar mejor pensamientos y sentimientos; Por ejemplo, en tratos oficiales, negociaciones y otras ocasiones, el secretario debe prestar atención al lenguaje científico y organizado de la conversación, y el lenguaje debe ser elegante, preciso y estandarizado cuando asiste a una ocasión social, el lenguaje y la conversación pueden ser; humorístico y alegre según el interlocutor o educado, elegante, discreto y reservado.
Referencias:
[1] Zhou Yingping, Cheng Shiyong. Etiqueta del secretario [M]. Beijing: Tsinghua University Press, 2011.54. Meiying. Etiqueta práctica moderna [M]. Hangzhou: Zhejiang University Press, 2002.121. Ensayo sobre la etiqueta de recepción de la secretaria, parte 2
Resumen Con el avance del proceso de reforma y apertura de mi país y el desarrollo de las empresas extranjeras. En el trabajo de intercambio, la etiqueta secretarial juega un papel cada vez más importante. La buena etiqueta puede crear una buena imagen corporativa, es un activo intangible de la empresa y también es un cultivo y una habilidad que las secretarias no pueden ignorar. El trabajo de etiqueta tiene un significado especial y es un aspecto importante del trabajo de secretaría que no se puede ignorar. Este artículo se centra en profundizar en las características del trabajo de etiqueta de libros y su importante papel en el trabajo de secretaría.
Palabras clave: Etiqueta de secretaria, Características del trabajo de secretaria
Nuestro país es una civilización antigua con una cultura espléndida de cinco mil años. Tiene una larga historia y tradiciones civilizadas, y siempre lo ha sido. famosa como la "tierra de la etiqueta" en el mundo. Prestar atención a la etiqueta y las normas siempre ha sido una excelente tradición de la nación china. En muchos casos, incluso se ha convertido en una base importante para medir el nivel de educación. Con el desarrollo de la economía y la sociedad, la profundización de la reforma y la apertura y el aumento de los intercambios extranjeros, diversos intercambios sociales se han vuelto cada vez más frecuentes, la etiqueta se ha vuelto cada vez más importante y es cada vez más favorecida por los partidos y las agencias gubernamentales. empresas e instituciones, etc. atención de organizaciones sociales. Las secretarias responsables del enlace con partes internas y externas y de la comunicación entre izquierda y derecha, además de dominar los conocimientos profesionales básicos de secretaría y poseer ciertas habilidades laborales, también deben poseer una etiqueta de secretaría apropiada y decente y ser capaces de actuar de acuerdo con Normas de etiqueta en varias ocasiones. Cumplir con la etiqueta secretarial favorece la formación de una buena imagen personal de las secretarias y es más propicio para resaltar la atmósfera corporativa única y la cultura corporativa, haciendo así que la organización corporativa y ella misma sean populares en las interacciones y ocupen una posición social competitiva favorable. Por lo tanto, es necesario que las secretarias dominen los conocimientos de etiqueta con habilidad y los apliquen conscientemente en su trabajo.
1. El significado de etiqueta secretarial
La etiqueta se refiere a las normas o normas de comportamiento que las personas reconocen y acatan en términos de sociedad, moral, costumbres, religión, etc. La formación de la etiqueta se ve afectada por tradiciones históricas, costumbres, creencias religiosas, tendencias de la época y otros factores. Tiene el propósito de establecer y coordinar relaciones interpersonales. Es una manifestación externa de civilización y cultivo moral.
Específica de la etiqueta secretarial, se refiere a las normas o procedimientos que las secretarias deben seguir para mostrar respeto y amabilidad a sus contactos con el fin de crear una buena imagen de las personas y organizaciones en el trabajo y las actividades sociales. un personal de secretaría Las normas de etiqueta que deben seguirse en el trabajo de secretaría reflejan la calidad cultural, la perspectiva mental y la actitud laboral del personal de secretaría. La etiqueta secretarial es una parte importante del trabajo diario de una secretaria.
La etiqueta de secretaria cubre una amplia gama de áreas, incluida la etiqueta de oficina, etiqueta de recepción, etiqueta de asuntos exteriores, etiqueta social, etiqueta de imagen, etc. Estas tareas de etiqueta desempeñan diferentes papeles importantes en el trabajo real de las secretarias y no se puede descuidar ningún aspecto.
2. Características de la etiqueta secretarial
(1) Jerarquía
La naturaleza jerárquica de la etiqueta secretarial se refleja en el diferente trato de conserjería para personas con diferentes identidades y estados. En las interacciones oficiales, se debe determinar el orden del protocolo oficial, y la base principal para determinar el orden del protocolo oficial es el nivel de cargo público o estatus social. Este orden protocolario es una manifestación del orden normal de interacciones en la sociedad moderna y refleja las identidades sociales y las normas de rol de diversos miembros del personal.
Además, la jerarquía también se expresa como equivalencia bidireccional en las interacciones sociales, es decir, en las interacciones entre diferentes regiones y diferentes organizaciones, las personas de ambos lados deben ser similares en identidad y estatus social, y la naturaleza del negocio debe ser similar. Ser similar para mostrar respeto por la otra persona. La comunicación entre las dos partes también debe ser un proceso de respeto, intercambio e interacción emocional. Debe haber intercambios y reciprocidad en la etiqueta.
(2) Diferencias
Como código de conducta convencional, la etiqueta secretarial está sujeta a tiempo, lugar y entorno. La misma etiqueta cambiará debido a cambios de tiempo, lugar u objetos. Hay una diferencia.
Esta diferencia se manifiesta primero en las diferencias étnicas. Los diferentes grupos étnicos tienen diferentes etiquetas y estilos morales debido a diversas influencias, como las condiciones de formación, los factores históricos, el carácter nacional, las costumbres y hábitos, las diferencias regionales, las creencias religiosas, etc. Cuando el personal de secretaría realiza trabajos de etiqueta de secretaría, debe prestar atención a la existencia de diferencias étnicas, e incluso debe comprender los requisitos de etiqueta y los tabúes de los diferentes grupos étnicos, para evitar comportamientos descorteses en el trabajo y aportar beneficios al trabajo organizacional. . causar impacto innecesario. En segundo lugar, hay diferencias de personalidad. Todos mostrarán diferentes formas y características al usar la misma etiqueta debido a su diferente estatus, personalidad, calificaciones, educación y otros factores. Esto requiere que las secretarias analicen temas específicos en detalle y realicen su trabajo de acuerdo con situaciones específicas al realizar trabajos de etiqueta.
(3) Naturaleza contemporánea
La naturaleza contemporánea de la etiqueta secretarial se refleja en su variabilidad de los tiempos. Continuará desarrollándose, enriqueciéndose y mejorando con el progreso de la sociedad. La etiqueta de secretaria en diferentes períodos tiene diferentes características de la época, siempre incorpora los requisitos y el espíritu de la época y, por lo tanto, variará con el desarrollo de la época.
Las secretarias siempre han estado al frente del trabajo de comunicación externa, por lo que siempre se les ha llamado la “imagen de la empresa”. Hasta cierto punto, si la etiqueta de la secretaria está estandarizada o no refleja el nivel de la empresa. Por lo tanto, las secretarias deben prestar atención a los cambios en la etiqueta secretarial. No deben pensar que la etiqueta es estática y puede copiar por completo experiencias y prácticas pasadas. Deben mantenerse al día, adaptarse a las necesidades de la época y reflejar el espíritu de la época. los tiempos, y tienen las características de los tiempos.
(4) Herencia
La etiqueta de secretaria tiene las características de la herencia histórica. Existe con la creación del trabajo de secretaría y cambia con la evolución del trabajo de secretaría.
Con el desarrollo de la historia social, el contenido y la forma de la etiqueta de las secretarias han sufrido enormes cambios. Al mismo tiempo, los requisitos para la calidad y la capacidad de la etiqueta de las secretarias también han cambiado en consecuencia. Sin embargo, por muy extenso y profundo que sea este cambio, el trabajo de etiqueta siempre ha sido uno de los contenidos principales del trabajo de secretaría.
(5) Normatividad
La etiqueta es una norma que las personas evolucionan gradualmente, se vuelven convencionales y respetan conscientemente en el proceso de interacciones a largo plazo. Del mismo modo, la etiqueta secretarial también tiene esas características.
Aunque este tipo de normatividad no tiene un estándar obligatorio, es ampliamente reconocido por la gente y las secretarias deben observarlo voluntariamente. Si no se siguen las normas de etiqueta secretarial, puede causar problemas en el trabajo. pasiva, afectando incluso la imagen de la organización.
3. El papel de la etiqueta secretarial
(1) Ayuda a mejorar el profesionalismo personal
La calidad de las secretarias son los logros personales y las cualidades personales de las secretarias Actuación. La educación se refleja en los detalles y los detalles muestran calidad. Al aprender la etiqueta y hablar sobre la etiqueta, las personas pueden establecer valores correctos, ajustar conscientemente sus posiciones y salir de su pequeño círculo; poner a los demás en primer lugar, poner a la sociedad en primer lugar y considerar las cuestiones de la situación general del país y la sociedad; el mundo primero Purifica tu alma con los nobles sentimientos de preocuparte por ti mismo y disfrutar de la felicidad del mundo, uniforma tus palabras y obras con el espíritu de respeto y humildad de "no hagas a los demás lo que no quieres que hagan los demás"; a usted", elevando así su calidad ideológica a un nuevo nivel.
(2) Ayuda a crear una buena imagen pública
La imagen pública es muy importante. La mayor parte de su formación se transmite a través de la etiqueta y afecta directamente a la capacidad de ambas partes. llevarse bien y el éxito o fracaso de la comunicación. No solo eso, si un individuo o una unidad quiere expandir su popularidad y mejorar su reputación, debe establecer la mejor imagen frente al público, y la imagen de etiqueta secretarial en la interacción con el público es una forma efectiva de lograr el éxito. . Por ello, el personal de secretaría siempre presta atención a la etiqueta, que no sólo es un reflejo de las buenas cualidades de las personas y de las organizaciones, sino también de la necesidad de establecer y consolidar una buena imagen.
(3) Propicio para transmitir información y demostrar valor personal
Una buena etiqueta secretarial puede demostrar mejor las fortalezas y ventajas de uno mismo y de la organización a la otra parte. Por lo tanto, en las actividades comerciales, la etiqueta adecuada puede ganar el favor y la confianza de la otra parte, promoviendo así el desarrollo de su carrera. Sólo cuando la organización continúa desarrollándose, progresando y logrando continuamente avances en el trabajo, las secretarias, como miembros de la organización, podrán ser reconocidas en el trabajo, mejorar sus estándares personales y demostrar su valor personal.
Debido a la naturaleza del trabajo de las secretarias, las secretarias tienen una posición especial en la organización, por un lado, desempeñan un papel en la práctica y la comunicación dentro de la organización, y por otro lado, desempeñan un papel en la práctica y la comunicación dentro de la organización. Desempeñar un papel en la publicidad de la organización al mundo exterior. Cultura y papel de ventana en la visualización de la imagen de la organización. Estas funciones deben reflejarse a través de las acciones, palabras y hechos específicos de las secretarias. Se transmitirán entre sí como una especie de información potencial en cada gesto, afectando la evaluación que otras personas hacen de la organización donde trabajan las secretarias. , Si uno puede respetar la etiqueta y actuar de acuerdo con las normas de etiqueta es sin duda un criterio importante. Por lo tanto, es de especial importancia que las secretarias respeten las normas de etiqueta.
Referencias
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[2]Wang Yu, Lin. Li. Práctica de secretaría (Segunda edición) [M]. 2007.
[3] Sheng Suqiao, Cheng Ping. Etiqueta de secretaria y diseño de imagen profesional [M]. 4]Liu Xiaojuan, Hu Yujuan. Etiqueta del secretario[M].2009
[5]Chu Youjun. Etiqueta del secretario[M].2008.