Características y naturaleza del trabajo secretarial 1
En primer lugar, hay muchas cosas que hay que decidir.
A eso de las diez de la mañana, el Sr. Li presidía una pequeña reunión para escuchar informes de los departamentos pertinentes sobre el funcionamiento del equipo de tratamiento de aguas residuales de la fábrica. En ese momento, el secretario Xiao Wang recibió una llamada de un viejo amigo de Li y pidió hablar con Li. Según la normativa vigente, los directivos de las empresas, en principio, no pueden contestar el teléfono durante las reuniones. Pero si Xiao Wang rechaza mecánicamente a la otra parte, puede ser un gran error, porque tal vez el Sr. Li ha estado esperando la llamada de la otra parte porque quiere saber alguna información. Por lo tanto, en este caso, el secretario debería decírselo tranquilamente al Sr. Li y seguir sus instrucciones. Por lo tanto, las secretarias deben prestar atención a familiarizarse con el contenido del trabajo del jefe, su alcance social, etc. Como dice el refrán, ten cuidado al estudiar en el extranjero. Si sabes que el trabajo de tu jefe es ilegal, incluso en esta situación inesperada, puedes juzgar inmediatamente cómo lidiar con ello sin que te tomen por sorpresa.
En segundo lugar, el contenido del trabajo cambia rápidamente
El contenido del trabajo de secretaría no sólo es complejo sino que también cambia rápidamente. Por ejemplo, según el cronograma original, el secretario Xiao Gang debería acompañar al Sr. Sima a visitar al Sr. Wang en la Compañía Tiancheng a las 2 en punto de esta tarde para implementar la cuestión del agente de ventas del próximo año, pero a la 1:30, el secretario del Sr. Wang Xiaocha esperó. Alguien de la Compañía Tiancheng llamó para decir que el Sr. Wang tenía que salir por asuntos urgentes esta tarde y esperaba que la hora original pudiera cambiarse a las 9:30 de la mañana. Si se pospone hasta las 9:30 de la mañana de mañana, entonces la hora programada del Sr. Ma para ir a la capital provincial mañana para discutir la publicidad con Earth Advertising Company tendrá que ser reprogramada. Entonces, ¿cuándo programaremos una cita con Earth Advertising Company? Ante este efecto dominó, Xiao Gang se comunicará y negociará nuevamente con todas las partes para ajustar el tiempo de trabajo y descanso del Sr. Ma de manera oportuna después del ajuste; Debe notificar a los departamentos pertinentes lo antes posible, como el conductor del Sr. Ma.
En tercer lugar, hay muchas ocasiones en las que lo utilizas de todo corazón.
El trabajo de secretaria no sólo es complejo y cambiante, sino que muchas veces implica realizar varias tareas al mismo tiempo. Ese día, el secretario Yu Xue se estaba preparando para reembolsar al Sr. Zhao, que acababa de regresar de un viaje de negocios. El Sr. Zhao llamó y le pidió que le enviara un documento lo antes posible. Recién encontré la información y me llamaron en recepción para decir que había un cliente buscando... Qué tareas se deben priorizar y qué cosas se pueden posponer. Si el secretario no puede distinguir entre las dos prioridades, puede estar recogiendo semillas de sésamo y perdiendo la sandía.
En cuarto lugar, hay muchas situaciones de mucha actividad.
Las secretarias suelen estar ocupadas, pero no siempre. Si el jefe está de viaje de negocios o estudiando durante mucho tiempo, la secretaria parece más relajada. Cuando estás ocupado, estás muy ocupado y cuando estás libre, estás muy tranquilo. Ésta es otra característica del trabajo de secretaría.
Características y naturaleza del trabajo secretarial 2
1. Asistencia: La asistencia es relativa a la dominancia. En cualquier organización, el líder siempre está en una posición dominante y el departamento de secretaría o secretaria siempre está en una posición subordinada. La función del líder es la toma de decisiones y la macrogestión, mientras que la función de la secretaría es servir como asistente y asesora, asistiendo al líder en la toma de decisiones y la gestión. El contenido del trabajo de secretaría es muy complejo, pero cualquiera de ellos proporciona servicios directos o indirectos para actividades de liderazgo. Sin líderes, no habría secretarias. Sin las actividades de gestión y toma de decisiones de los líderes, no habría necesidad de trabajo de secretaría.
Los distintos departamentos de la Secretaría no tienen tareas independientes de las necesidades de liderazgo. La obediencia del trabajo de secretaría al trabajo de liderazgo no tiene comparación con ningún otro trabajo, por lo que se puede decir que la subsidiariedad es exclusiva del trabajo de secretaría y también es la naturaleza más importante. La naturaleza auxiliar del trabajo de secretaría requiere que las secretarias enderecen la relación entre secretarias y líderes y no actúen más allá de su autoridad bajo ninguna circunstancia. Sólo los líderes tienen derechos de toma de decisiones y de mando. Los secretarios sólo pueden ser el personal y los asistentes del líder, proporcionando servicios auxiliares y no pueden reemplazar la toma de decisiones y el mando del líder.
Cuando el secretario y el líder no están de acuerdo en algunos temas, el secretario no puede hacer las cosas según sus propios deseos en el trabajo, sino que sólo puede hacer las cosas según la autorización y voluntad del líder. Ya sea que el secretario se encargue de los asuntos diarios o complete tareas asignadas directamente por el líder, el secretario debe comprender con precisión las intenciones del líder, pedir instrucciones e informar con frecuencia y ser un buen asesor y asistente del líder.
2. Integralidad: La integralidad del trabajo de secretaría está determinada en primer lugar por la integralidad del trabajo de liderazgo. El líder de cualquier agencia gubernamental siempre es responsable del trabajo general de una región, unidad y departamento, por lo que el trabajo de liderazgo es integral. El trabajo de secretaría sirve directamente al trabajo de liderazgo y debe estar altamente coordinado con el trabajo de liderazgo.
El trabajo de secretariado también debe involucrar el ámbito del trabajo de liderazgo, lo que determina que el trabajo de secretariado sea también un trabajo integral. En segundo lugar, la amplitud del trabajo de secretaría está determinada por la división del trabajo del departamento de secretaría de la agencia. Las funciones de los departamentos de secretaría y los departamentos funcionales en las agencias líderes son diferentes. El funcionamiento de los departamentos funcionales es relativamente sencillo: cada uno realiza sus propias funciones, mientras que el departamento de secretaría es una oficina integral. Aunque no está a cargo de un negocio específico, tiene que tener contacto frecuente con varios departamentos funcionales, porque como oficina integral, tiene que procesar de manera integral la información de varios departamentos y comprender el trabajo de cada departamento y todos los aspectos. Para coordinar de manera integral la relación entre varios departamentos, es necesario manejar las tareas administrativas de muchas agencias, incluidos algunos asuntos temporales e inesperados que no pertenecen a ningún departamento funcional.
La naturaleza integral del trabajo de secretaría impone dos requisitos a las secretarias:
Primero, el personal de secretaría debe tener amplios conocimientos y habilidades, porque al tratar diversos asuntos de manera integral, deben utilizar una variedad de conocimientos y habilidades. Las secretarias no sólo deben ser expertas en procesamiento de textos, sino también "todo terreno" con una variedad de conocimientos y habilidades.
En segundo lugar, el secretario debe ser bueno para observar y considerar los problemas desde la perspectiva del líder, tener una visión general y ser consciente de la situación general de toda la agencia. Por lo tanto, aunque las secretarias no necesariamente tienen que ser competentes en los negocios de cada departamento funcional, deben estar familiarizadas con el contenido y las características del trabajo de cada departamento funcional para brindar mejor servicios integrales para el liderazgo y el trabajo de agencia.
3. Política, la mayor parte del trabajo del Secretariado está relacionado con los principios y políticas del partido y del país. Por ejemplo, las secretarias suelen redactar documentos para los líderes, y el contenido de estos documentos debe ajustarse a las políticas del partido y del país como una de las tareas habituales de las secretarias, el objetivo principal de la investigación y la investigación es preparar la formulación de políticas o recopilarlas; información de retroalimentación para la implementación de políticas; muchos El documento en sí anuncia o explica la política, por lo que el procesamiento de documentos a menudo sirve al espíritu de implementación de la política. Las peticiones deben manejarse estrictamente de acuerdo con la política, y mucha información importante recopilada en las peticiones es una una base importante para que los líderes formulen y ajusten políticas;
La información, la supervisión, la coordinación, las reuniones y otras tareas también ayudan a los líderes a formular e implementar políticas. No sólo el trabajo de secretaría de los partidos y agencias gubernamentales es de naturaleza política, sino también el trabajo de secretaría de empresas e instituciones, incluidas las empresas con financiación extranjera y las empresas privadas, porque el comportamiento corporativo debe cumplir con las políticas formuladas por el gobierno, y las empresas Los secretarios deben estar familiarizados con las políticas nacionales relevantes, como las políticas financieras, las políticas de demolición y adquisición de tierras, etc. Se puede decir que el sistema legal nacional y los sistemas corporativos internos (como los sistemas de recompensa y castigo) son políticas en un sentido amplio, por lo que la naturaleza política del trabajo secretarial no es una excepción. La naturaleza política del trabajo de secretaría requiere que los secretarios tengan un alto nivel teórico y político, estén familiarizados con las leyes y regulaciones nacionales y comprendan correctamente los principios y políticas del partido gobernante y del gobierno.
4. Confidencialidad: Confidencialidad significa "confidencial e importante", y su significado tiene más que ver con la confidencialidad. Porque las cosas confidenciales son importantes y las cosas importantes no son necesariamente confidenciales. "Confidencial" es sinónimo de "confidencialidad" y "confidencialidad". El contenido del trabajo de la secretaria determina que ésta pueda conocer asuntos secretos más importantes que otros miembros del personal, por lo que el grado de confidencialidad del trabajo de secretaría es mucho mayor que el de otros departamentos.
La confidencialidad del trabajo secretarial requiere que el secretario tenga un alto sentido de responsabilidad, una disciplina estricta y un firme sentido de confidencialidad. El secretario debe guardar secretos. Algunas personas piensan que sólo el trabajo de secretaría en las agencias del partido y del gobierno tiene requisitos de confidencialidad, y que las empresas e instituciones en general no. Este es un concepto relativamente confuso, porque en las actividades de toma de decisiones y gestión de cualquier empresa o institución (incluso una pequeña empresa o una escuela primaria), habrá algunos asuntos que temporalmente no son adecuados para ser anunciados. Si se filtra con antelación, el trabajo se volverá pasivo y provocará pérdidas en el trabajo de liderazgo. Por lo tanto, la confidencialidad es un requisito común para el trabajo de secretaría en varias agencias y unidades, sin excepción.
5. Transaccional: La mayor parte del trabajo de la Secretaría es muy específico y la Secretaría tiene que lidiar con una gran cantidad de asuntos pesados y triviales todos los días. Además, existe personal de acompañamiento, recepción, comunicación, gestión de turnos y asuntos de oficina, etc. , otros trabajos gubernamentales y comerciales en realidad involucran una gran cantidad de asuntos específicos. Por ejemplo, la información precisa es la base para liderar las decisiones científicas y una gestión eficaz, por lo que el trabajo de la información es trabajo del gobierno, pero los vínculos básicos como la recopilación, el análisis, la producción y el almacenamiento de la información son, sin duda, cuestiones muy específicas.
Para otro ejemplo, el procesamiento de documentos oficiales es un trabajo comercial rutinario que requiere habilidades especiales. Muchos procedimientos en el trabajo de documentos oficiales también son asuntos muy específicos, como la impresión, la revisión, la impresión, la distribución, la firma y el registro. de documentos oficiales, almacenamiento, etc. son cuestiones completamente triviales.
La naturaleza transaccional del trabajo de secretaría está determinada por la naturaleza auxiliar del trabajo de secretaría y el estatus subordinado del departamento de secretaría. La función auxiliar del secretario se realiza principalmente manejando una gran cantidad de asuntos específicos, porque debe haber una gran cantidad de trabajo transaccional en las actividades de gestión y toma de decisiones del líder. Estos asuntos deben ser manejados por el secretario. El líder puede concentrarse en pensar en decisiones y dirigir eventos importantes. Las secretarias deben comprender plenamente la importancia del trabajo diario, estar dispuestas a asumir asuntos pesados y triviales y proporcionar buenas condiciones para la gestión y la toma de decisiones de liderazgo.
Sobre la naturaleza y características del trabajo secretarial
"La naturaleza, características y funciones del trabajo secretarial" es un tema antiguo. Desde el nacimiento de la ciencia secretarial, se ha discutido en casi todos los trabajos publicados, y también son comunes los artículos individuales relacionados. Pero hoy, ¿por qué los viejos problemas son nuevos?
En primer lugar, los dos conceptos de "propiedad" y "características" se superponen y son confusos, y la relación entre ellos no se ha explicado científicamente. Además, las expresiones relacionadas con "naturaleza, características" y "función" también tienen un sentido de superposición.
¿A qué se debe el fenómeno anterior?
1. Reemplazar conceptos teóricos científicos por conceptos cotidianos o experiencia perceptual intuitiva.
2. Proponer una “naturaleza” única a partir de la misión única de la Secretaría. Ésta es una forma práctica de pensar que carece de las generalizaciones y abstracciones necesarias. De este modo, el trabajo de secretaria se volverá naturalmente más "sexual".
3. Hay una falta de comprensión científica de las conexiones y diferencias entre propiedades y características, e incluso existe el fenómeno de poner el carro delante del caballo. Hay dos cuestiones aquí. Primero, ¿la naturaleza determina el carácter o el carácter determina la naturaleza? En segundo lugar, ¿es “realizar asuntos” la naturaleza básica del trabajo de secretaría?
4. La subjetividad y arbitrariedad del autor, y la falta de explicaciones correctas necesarias de conceptos relevantes en el manejo de trasplantes.
2. Bases básicas para nuevos trabajos sobre viejos problemas
1. Al examinar la naturaleza, características y funciones del trabajo secretarial se debe utilizar como guía la Ley de Organización Administrativa.
2. Examinar la naturaleza, características y rol del trabajo secretarial desde la perspectiva sistemática y macro de los organismos administrativos nacionales.
3. Deberíamos refinar los conceptos cotidianos o los conceptos de experiencia intuitiva hasta convertirlos en conceptos teóricos científicos.
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