Antes de comprender el software, hablemos de por qué necesitamos herramientas de colaboración de documentos.
Colaboración en tiempo real: si varios miembros del equipo suelen trabajar en el mismo producto, las herramientas de colaboración de documentos le ahorrarán muchos problemas.
Control de versiones: la verdadera ventaja de estas herramientas es que tienes una funcionalidad avanzada de “deshacer”. La mayoría de las herramientas le permiten ver versiones anteriores de un documento y restaurarlas si es necesario.
Capacidad para gestionar el proceso de revisión: compartir comentarios por correo electrónico puede no ser muy efectivo porque hay mucho ruido en la bandeja de entrada promedio. Las herramientas de colaboración de documentos le permiten a usted y a sus colegas concentrarse en la tarea en cuestión, bloqueando todas las demás distracciones.
Seguridad mejorada: Los correos electrónicos pueden reenviarse o enviarse accidentalmente a la persona equivocada. Las herramientas de colaboración de documentos le brindan control sobre quién puede acceder a sus archivos.
Usar seguimiento e informes: Esto es útil en muchas situaciones. Digamos que estás capacitando a un nuevo empleado y quieres saber si ha visto la descripción de tu trabajo o si tu jefe ha visto el informe que le enviaste la semana pasada.
Bases de conocimiento centralizadas: algunas herramientas de colaboración de documentos incluyen la opción de organizar archivos en bibliotecas con capacidad de búsqueda, lo que facilita la gestión del conocimiento colectivo de su equipo.
Más adecuado para: producción en línea de bases de conocimientos, manuales de productos, centros de ayuda, documentos API, presentaciones de productos, manuales en línea, etc. , colaboración interna de conocimiento y publicidad externa.
Es una herramienta de colaboración de documentos y una base de conocimientos madura que le permite capturar, almacenar y compartir información rápidamente con su equipo o clientes.
Cuando se trata de colaboración de documentos, proporciona una interfaz simple y clara que le permite crear documentos rápidamente y editarlos juntos mientras realiza un seguimiento de las versiones anteriores. Los múltiples niveles de acceso le brindan control total sobre quién puede ver su contenido: puede publicar contenido en línea, compartirlo internamente, generar una URL pública para compartir o invitar a personas específicas.