Las funciones laborales de la secretaria son las siguientes
(1) Implica el rol de los empleados
Este rol se refleja principalmente en el proceso de toma de decisiones de liderazgo. . En primer lugar, las secretarias deben realizar investigaciones e investigaciones en la etapa de preparación para la toma de decisiones, organizar información y materiales relevantes y proporcionar una base científica y confiable para la toma de decisiones de liderazgo; en segundo lugar, las secretarias pueden realizar el proceso de selección de planes de implementación; análisis e investigación basados en la información y los materiales que tienen, utilizando su propia experiencia para proporcionar materiales, sugerencias o planes valiosos para el líder; finalmente, después de que el líder toma una decisión, el secretario también puede brindar asesoramiento sobre cómo implementarla; la decisión y cómo afrontar una serie de nuevas situaciones y nuevos problemas que surgen en la implementación de la decisión comentarios de referencia o información de retroalimentación. Además de hacer sugerencias y sugerencias para la toma de decisiones de los líderes, las secretarias deben aprovechar al máximo su inteligencia y hacer sugerencias a los líderes al redactar documentos, proporcionar planes de trabajo, celebrar reuniones, brindar sugerencias de trabajo y procesar información de manera integral.
(2) El papel de los asistentes comerciales
El papel de las secretarias como asistentes comerciales se refiere al papel de las secretarias para ayudar a los líderes en trabajos comerciales específicos distintos de la toma de decisiones, de modo que Los líderes tienen más Dedicar tiempo y energía a centrarse en políticas y cuestiones importantes y tomar decisiones científicas. El papel auxiliar del trabajo de secretaría se refleja principalmente en los siguientes aspectos: primero, hacer un buen trabajo en el procesamiento diario de documentos, reuniones y gestión de archivos; segundo, hacer un buen trabajo en el procesamiento y selección de la información de los documentos; tercero, hacer un buen trabajo; en el trabajo asignado temporalmente por el líder; el cuarto es hacer un buen trabajo en las relaciones oficiales, recibir cartas y visitas y organizar actividades de liderazgo; quinto, hacer un buen trabajo en algunos servicios de vida necesarios para los líderes; Además, el personal de secretaría también debe dar rienda suelta a su iniciativa, realizar activamente todos los aspectos del trabajo de servicio y esforzarse por convertirse en la mano derecha del líder.
(C) El papel del eje central
Cada agencia, grupo, empresa e institución tiene un sistema de mando y gestión. El departamento de secretariado ocupa una posición central en este sistema y desempeña un papel central insustituible para otros departamentos funcionales. Las decisiones e instrucciones de la dirigencia colectiva o individual deberán ser comunicadas a la unidad ejecutora a través de labores de secretaría. Por lo tanto, si el trabajo de secretaría es sólido y perfecto y si el trabajo puede desarrollarse sin problemas está directamente relacionado con si el trabajo de la agencia puede funcionar normalmente. Por ello, es necesario darle pleno juego al papel central del departamento de trabajo secretarial y lograr verdaderamente que "la situación se comunique desde arriba y la situación de abajo se logre".
(D) Papel de coordinación general
La coordinación general es un contenido y una función importante del trabajo de secretaría, que se refleja principalmente en tres aspectos: primero, desempeña un papel de coordinación en las decisiones de liderazgo. -haciendo. Antes de tomar una decisión, el líder generalmente instruye al secretario para que organice o coopere con los departamentos relevantes para realizar investigaciones y demostraciones sobre los temas a decidir; después de que se toma la decisión, el personal de secretaría debe cooperar con los departamentos relevantes para brindar retroalimentación de información; , investigar la implementación específica de la decisión por parte de las unidades ejecutoras relevantes y mantener El trabajo se desarrolló sin problemas. En segundo lugar, para cuestiones importantes que son difíciles de resolver en el trabajo diario, el personal de secretaría también debe defender las ideas de liderazgo, coordinar los esfuerzos de todas las partes y resolverlas e implementarlas rápidamente. En tercer lugar, en el proceso diario de redacción, reuniones y trabajo, ¿qué vínculos son contradictorios? Generalmente, el secretario necesita coordinar la relación con todas las partes de acuerdo con las instrucciones del liderazgo para promover la implementación de las decisiones.
(5) El papel de la ventana de imagen
En el trabajo diario y en diversas comunicaciones, las secretarias a menudo necesitan aparecer en nombre de la agencia o de los líderes, como contactos internos y externos, negociaciones comerciales, cartas y visitas de masas, recogida y devolución, etc. Escribir cartas a partes externas, organizar reuniones y organizar actividades oficiales de liderazgo son manifestaciones del papel de la ventana de imagen del secretario en el trabajo. Por lo tanto, la imagen de una organización, las características laborales, el estilo de trabajo y la imagen de sus líderes están estrechamente relacionados con la función de ventana de imagen del trabajo secretarial. En su trabajo y vida diaria, el personal de secretaría debe resistir resueltamente el estilo y los hábitos burocráticos de "no poder entrar, tener una cara fea, escuchar palabras feas y hacer las cosas difíciles".
La naturaleza y el estatus del trabajo de secretaría determinan que el trabajo de secretaría sea el principal centro de distribución de información diversa en el trabajo de oficina. Por tanto, el trabajo de secretaría se ha convertido en una "base de información" y "base de datos" que facilita el trabajo de liderazgo y de oficina, brindando consulta de información y servicios a los líderes en cualquier momento.
Por lo tanto, las secretarias a menudo necesitan tomar la iniciativa para realizar investigaciones y trabajos de investigación, recopilar y organizar diversa información útil de manera oportuna, proporcionar a los líderes diversa información dinámica que necesitan comprender y dominar, y hacer un buen trabajo ayudando y sirviendo. líderes.
Introducción a las funciones laborales de la secretaria
(1) Funciones de asistente de asuntos: ayudar a los líderes en el manejo de diversos asuntos.
Una de las responsabilidades importantes del departamento de secretaría es ayudar a los líderes a manejar diversos asuntos diarios y garantizar que los órganos de liderazgo y las actividades de liderazgo puedan operar de manera eficiente. El trabajo empresarial es inevitable para cualquier organización. Por ejemplo, una gran cantidad de manuscritos para intercambios o reuniones oficiales deben ser escritos y procesados por alguien; muchos problemas en el trabajo deben resolverse recopilando información e investigando; hay muchas contradicciones en el proceso de avance laboral; coordinar y tratar con ellos también está la recepción de cartas y visitas, la confidencialidad, el transporte, atender llamadas telefónicas, estar de guardia, etc. todo requiere mucho tiempo y energía, pero este es el trabajo básico del departamento de secretaría y el contenido laboral más frecuente del departamento de secretaría. Por lo tanto, el departamento de secretaría debe realizar estas tareas para los líderes, de modo que los líderes puedan liberarse de los asuntos triviales diarios de la oficina y dedicar más tiempo y energía a lidiar con la situación general o estudiar y resolver cuestiones políticas importantes.
(2) Función inteligente del personal: ayudar a los líderes a tomar decisiones correctas.
En la nueva era, el trabajo de secretaría no solo debe realizar el trabajo de rutina diario, sino también fortalecer y aprovechar al máximo el papel del personal, fortalecer la investigación, supervisión e inspección de información, y brindar servicios efectivos para que los líderes tomar decisiones científicas. La función del personal del trabajo de secretaría se refleja en el proceso de manejo de diversas tareas transaccionales, especialmente en el proceso de investigación e investigación, procesamiento de información, supervisión oficial, coordinación integral, etc. El secretario debe hacer sugerencias de trabajo oportunas al líder, proporcionar información de referencia y bases para la toma de decisiones, o responder preguntas relevantes planteadas por el líder, y brindar servicios de información para las actividades de toma de decisiones de la agencia de liderazgo.
El papel de los consultores y asistentes en el trabajo de secretaría se contempla desde la perspectiva general del trabajo de secretaría, permeando y reflejándose en un gran número de procesos de trabajo transaccionales específicos en los que las secretarias gestionan documentos, celebran reuniones y manejan asuntos para líderes. Sin un trabajo específico, las funciones del personal y de los asistentes en el trabajo de secretaría se convertirán en "castillos en el aire". Por lo tanto, las secretarias deben ser buenas asistentes de los líderes y hacer un trabajo sólido al servir a los líderes.
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