El briefing es el proceso mediante el cual presentamos brevemente un tema a nuestra audiencia todos los días. En la presentación de hoy, el software de presentación es esencial. Microsoft PowerPoint, Harvard Graphics o Lotus Freedom son programas de presentación de uso común. Pero cuando queremos expresar algunos gráficos complejos y las funciones limitadas de este software no pueden ayudarnos de manera efectiva, tenemos que utilizar software profesional como Adobe Illustrator para ayudar en la producción.
La estructura de una presentación
Para hacer una buena presentación, puedes seguir estos cuatro pasos:
●Planificación: comprende a tu audiencia, como sus antecedentes. , la demanda e incluso la ubicación del discurso. Las sesiones informativas para estudiantes de primaria deben ser vívidas y concisas; las sesiones informativas para estudiantes universitarios deben ser claras y concisas. Al dar una sesión informativa en una sala de conferencias, puede hablar más rápido; cuando da una sesión informativa en el auditorio de una escuela, debe hablar más lento debido al eco. Cuando no tienes suficiente tiempo, debes eliminar contenido. Así que planifique con anticipación cómo darse por vencido sin perderse el contenido más importante.
●Preparación: Primero determine el tema y luego los diversos propósitos de este informe; luego comience a escribir un esquema y el alcance del tema; La presentación debe fomentar la interacción entre el orador y la audiencia, estimular su interés en aprender y animarlos a responder.
●Edición: Hoy en día, las presentaciones se producen con la ayuda de software de presentación y rara vez con transparencias impresas o escritas a mano, por lo que es necesario estar familiarizado con ellas al publicar. Evite introducir demasiadas animaciones en su presentación para no distraer a su audiencia. Si el contenido de la presentación es muy importante para la audiencia, considere colocar las notas de la conferencia en la columna de notas de cada proyección e imprimir todas las proyecciones y notas para que las vea la audiencia.
●Reseña: Muchas veces, después de hacer una presentación, necesitamos repetirla ante otro público. Por eso la revisión después del partido es importante para que el siguiente informe pueda ser mejor.
Accesorios útiles
●Gráfico en cascada: el eje Y del gráfico representa 100 cuotas de mercado. Este gráfico enumerará las cuotas de mercado de mayor a menor en orden de gráfico de barras.
●Matriz BCG: Generalmente, los estudiantes universitarios solo hablarán brevemente sobre el significado de los cuatro cuadrados de la matriz BCG, pero de hecho, este diagrama no es fijo. En cambio, podemos ver en el gráfico qué mejoras se pueden hacer para cambiar la situación.
●Análisis FODA: La ventaja del análisis FODA es que es conciso y claro, y cada elemento se enumera en detalle, lo que resulta útil para la toma de decisiones.
Cosas a evitar en las presentaciones.
●La fuente debe ser lo suficientemente grande. Si es demasiado fino, nadie podrá verlo cuando se muestre y se perderá el significado.
●No inserte tablas en la presentación, especialmente tablas como declaraciones de ingresos de activos. Nadie tiene el valor de leer atentamente cada línea de letra pequeña.
●No seas codicioso ni incluyas demasiado contenido en cada versión. No debe haber más de cuatro o cinco líneas por página. Si son demasiadas, divídela en dos o tres versiones como máximo. Si descubre que su contenido tiene más de tres páginas, su resumen no es lo suficientemente conciso.
El "briefing" como documento formal:
1. Concepto
El "briefing" es un tipo de información utilizada por diversas agencias administrativas para reportar información, divulgar información, e intercambiar información. El idioma es el tipo de documento de información más importante y comúnmente utilizado. Este es un documento institucional.
Segundo, rol
1. Reflejar la situación. A través de sesiones informativas, informamos rápidamente sobre el progreso del trabajo y las nuevas situaciones, nuevos problemas y nuevas experiencias en el trabajo a los organismos de toma de decisiones en todos los niveles, para que los organismos de toma de decisiones puedan comprender la situación y proporcionar referencias para que los organismos de toma de decisiones formulen políticas y orientar el trabajo.
2. Intercambiar experiencias. La sesión informativa refleja las capacidades de orientación de la agencia de liderazgo. A través de la comunicación organizacional, podemos brindar información, aprender de la experiencia y extraer lecciones para guiar y promover el trabajo.
3. Difundir información. La sesión informativa en sí es un portador de información que permite a las agencias de todos los niveles y a las personas involucradas en el trabajo administrativo entenderse entre sí, aprender de la experiencia, adquirir conocimientos avanzados y mejorar su trabajo.
En tercer lugar, los tipos de briefing
se pueden dividir en tres tipos:
1. Briefing de trabajo.
Se utiliza principalmente para reflejar la dinámica de trabajo y el progreso general del trabajo.
2. Sesión informativa sobre intercambio de experiencias. Un briefing diseñado para presentar brevemente alguna experiencia laboral.
3. Reunión informativa. Durante la reunión se realizan breves discursos para intercambiar opiniones de los representantes y reflejar la dinámica de la reunión.
Cuarto, la forma y estructura del briefing
Aunque existen muchos tipos de briefings, sus estructuras tienen algunas cosas en común, que generalmente incluyen cuatro partes: encabezado, título, cuerpo. y pie de página. A algunos de ellos también se les agregan los comentarios del editor, convirtiéndolos en cinco componentes.
Los artículos informativos generalmente tienen un título fijo, que incluye el nombre del informe, el número de edición, la unidad de edición, la fecha de publicación, etc.
1. El nombre de la presentación está impreso en el medio de la parte superior de la primera página de la presentación. Para que sea llamativo, es fácil que el tamaño de fuente sea grande, así que intente imprimir en rojo.
2. El número del problema se encuentra directamente debajo del nombre de la sesión informativa. Generalmente, los números de emisión están ordenados por año y algunos también pueden indicar el número de emisión total acumulado. Los números de emisión que pertenecen al "suplemento" deben ordenarse por separado y no pueden mezclarse con los números de emisión de la "edición principal".
3. Se deberá indicar el nombre completo de la unidad editorial y ubicarlo en la parte inferior izquierda del número del ejemplar.
4. La fecha de emisión se basará en la fecha de emisión por parte del líder, y el año, mes y día específicos se marcarán y ubicarán en la parte inferior derecha del número de emisión.
La parte del encabezado, el título y el texto generalmente están bloqueados con líneas gruesas.
Algunos informes también deben indicar el nivel de confidencialidad requerido, como "referencia interna", "secreto", "confidencial" y "alto secreto", ubicado en la esquina superior izquierda del nombre del informe.
La última parte del periódico debe incluir el reportaje, la distribución y la unidad de distribución del briefing. Informar se refiere a la unidad superior que informa el informe, y enviar se refiere a unidades del mismo nivel o unidades no afiliadas que se envían a las unidades subordinadas que emiten el informe. Si la unidad de presentación de informes, envío y despacho del informe es fija, y si es necesario aumentar temporalmente la unidad emisora, generalmente se debe tener en cuenta que "esta emisión se emite a ××× (unidad)". Al final del periódico también se debe incluir el número de ejemplares impresos del boletín para facilitar su manejo e inspección. El final del periódico está impreso en la parte inferior de la última página del boletín.