Recepción de reunión ejecutiva, Manual de Rukia
1. Flujo de trabajo de la etapa de preparación de la recepción
Recibir información de recepción:
1. Todo el mundo sabe de la visita del invitado.
2. Implementar oportunamente la persona de contacto y los datos de contacto para la visita.
3. Determinar el horario de visita.
4. Para comprender el propósito de la visita (por ejemplo: inspección e intercambio), puede preguntar a la persona de contacto si hay algún material de la reunión que deba copiarse con anticipación.
Nota: a. Al redactar la agenda de la reunión, se debe evitar el contenido confidencial.
b. Preste atención a la redacción: Generalmente, la unidad superior es "orientación" y la unidad par es "comunicación".
5. Comprender la información de los visitantes (incluyendo unidad/departamento, posición, número de personas, etc.). Determinar el cargo del visitante e invitar a los líderes de la empresa con cargos correspondientes a participar en la recepción. (Solo más)
6. Confirme si el alojamiento, la recogida y regreso al aeropuerto/estación y las comidas se organizarán con al menos un día de antelación.
2. Determine el departamento responsable de la recepción y aclare quién es la persona responsable:
La persona responsable debe ser responsable de toda la tarea de recepción. En circunstancias normales, el personal de recepción debería ser el responsable. no se puede cambiar a voluntad antes de que los invitados se vayan. Después de determinar las diversas necesidades de los visitantes, solicite instrucciones al líder (persona a cargo de la recepción) y pregúntele si desea organizar salas de conferencias, explicaciones de recorridos de la empresa, pantallas de bienvenida, fotomatones, obsequios y descripciones de comidas.
3. Determinar el plan de recepción y organizar arreglos de recepción de diferentes estándares según los diferentes niveles de visitantes. En principio, todas las cuestiones de recepción deben realizarse con un día de antelación.
1. El alojamiento, el catering, la recepción de los acompañantes, los vehículos de recepción, la distribución del lugar, las puertas de obsequios, etc., se pueden determinar según circunstancias específicas.
2. Pregunte al líder si desea disponer de materiales publicitarios, como pantallas grandes de bienvenida, tarjetas de asiento, folletos de la empresa, tarjetas de registro de reuniones, expositores de carteles, etc.
3. ¡Si tenemos materiales para la reunión que deben recolectarse con anticipación y el equipo de medios debe depurarse antes de la reunión!
4. Desarrollar una WBS de recepción, programarla y enviarla. a cada responsable.
1. Desarrolle una EDT para describir brevemente todo el proceso de recepción, asignar las responsabilidades laborales de las personas responsables relevantes a las personas y enviarla al participante con el más alto nivel de recepción para su aprobación. Después de la aprobación, la WBS y el cronograma se enviarán al personal de recepción correspondiente y a los jefes de departamento correspondientes, así como al personal de publicidad y demás personal que participe en la reunión.
2. Cuando se trata de recepción por parte de agencias gubernamentales y del partido, no se permite que aparezcan palabras como "banquete" y "cena" en la WBS. Palabras como "narrativa de comida" y "comida de trabajo". " se puede utilizar. El lugar del comedor debe reemplazarse por una notificación por SMS separada. , la información de la comida se puede enviar a los líderes relevantes mediante mensajes de texto.
3. La WBS debe identificar claramente a las personas responsables de recibir y acompañar a los visitantes, fotógrafos y acompañantes de cena. Los fotógrafos deben participar en todo el proceso y tener cuidado al determinar el lugar y la hora de la foto grupal. (Para fotos grupales se debe confirmar con anticipación la posición de pie, y las gradas o sillas se deben colocar con anticipación según el número de personas).
4. , usar insignias de trabajo, etc.
Flujo de trabajo durante la fase de recepción:
5. Dar la bienvenida a los visitantes en el vestíbulo:
1. Reservar una plaza de aparcamiento o control de ascensores con antelación. Diez minutos antes de que llegaran los invitados, el personal de recepción estaba listo para recibirlos en el vestíbulo.
2. Antes de acompañar a los líderes superiores a recibir a los invitados, el personal de recepción debe informar a los líderes superiores con antelación sobre el nivel de la persona visitante y la naturaleza del trabajo relevante.
3. Cuando llegaron los invitados, el personal de recepción tomó la iniciativa de guiar a nuestros altos líderes para conversar con los invitados importantes.
6. Discusión e intercambio:
1. Si se programa una visita a la empresa, primero se realizará una visita explicativa.
2. Cuando visite órganos importantes del partido y del gobierno, durante la visita de invitados importantes, puede preguntarle a la persona de contacto de la otra parte (como el director de la oficina, el secretario general, etc.) sala de conferencias para reconfirmar el lugar y la distribución del comedor (preste especial atención a la disposición de los asientos) Tarjeta de asientos), que implica la adición temporal de personas, aproveche este tiempo para agregar asientos.
3. Haz predicciones en función del tiempo de visita y confirma si el té está listo con 5 minutos de antelación. No se recomienda llegar demasiado temprano (el té se enfriará) ni echar agua después de los invitados. están sentados (cuidado de no salpicar el agua hirviendo a los invitados) .
4. Organice el personal del servicio de conferencias de acuerdo con la naturaleza de la recepción de la reunión. El secretario de la conferencia debe tomar actas, grabaciones y otros asuntos. Para contenido confidencial, el personal del servicio de conferencias se organizará internamente.
5. Diez minutos antes de finalizar la reunión, disponga que la guía esté en su lugar. Si necesita tomar una foto grupal, organice un soporte o sillas con anticipación según sea necesario. Flujo de trabajo al final de la etapa de recepción
7. Trabajo posterior a la reunión:
1. Organizar oportunamente los materiales relevantes, incluidas las actas de la reunión, el resumen de la recepción, las fotografías grupales y los materiales promocionales, y enviarlos a los líderes relevantes.
2. Hacer un buen trabajo supervisando las reuniones y rastreando los asuntos de implementación.
3. Servir de enlace con el personal de publicidad para preparar informes posteriores a la reunión.
4. Si hay algún asunto como cartas de respuesta y liquidación de tarifas, también deben completarse lo antes posible.