(1) Configuración institucional y dotación de personal. De acuerdo con los principios de los sistemas de control interno y los requisitos de los sistemas empresariales modernos, se separan las responsabilidades incompatibles y se establece un mecanismo de control interno con una clara división del trabajo, responsabilidades claras, estrecha cooperación y limitaciones mutuas. Muchas pequeñas y medianas empresas no se dan cuenta de esto en aspectos como la autorización y aprobación, el procesamiento comercial, la custodia de la propiedad y los registros contables, e incluso entre contables, cajeros y auditores, existe una división del trabajo poco clara y una desconexión mutua. y fenómenos fuera de control; algunas pequeñas y medianas empresas no cuentan con instituciones de auditoría interna, o incluso si las tienen, forman parte de otros departamentos funcionales. Este tipo de actividad económica la lleva a cabo una sola persona sin restricciones, lo que no sólo es perjudicial para el desarrollo normal de la actividad económica, sino que también es propenso al fraude.
(2) Contabilidad. La mayoría de las pequeñas y medianas empresas se están desarrollando rápidamente en los negocios, lo que hace que los propietarios y gerentes de negocios presten más atención a la expansión del negocio y al desempeño de las ventas, mientras descuidan la mejora y mejora de su propia gestión interna, especialmente la inversión insuficiente en control contable, la falta de normas contables unificadas y fundamentos contables. El trabajo es débil, el comportamiento contable es irregular y la información contable está gravemente distorsionada. Por ejemplo, existen muchas fallas en la gestión del pago de fondos monetarios, cuentas por cobrar y cuentas por pagar en la aprobación, revisión, pago y procesamiento contable, el control de comprobantes y registros no está estandarizado, como por ejemplo no está estandarizado el número de comprobantes, y no existe un índice para la inspección de registros.
(3) Gestión de inmuebles. Para ahorrar costos laborales, la mayoría de las pequeñas y medianas empresas permiten que un empleado desempeñe múltiples funciones, lo que resulta en una división del trabajo y responsabilidades poco claras. La gestión de propiedades corporativas es muy confusa. Hay una falta de seguimiento en la adquisición, aceptación, almacenamiento y almacenamiento de materiales, lo que genera muchos errores y desventajas. Algunas unidades no han inventariado la propiedad durante mucho tiempo. La propiedad es falsa y las cuentas son inconsistentes con los hechos, especialmente los bienes ociosos que están expuestos al viento y la lluvia. A nadie le importa.
(4) Cuenta corriente. Los negocios de suministro y comercialización y la liquidación de préstamos son una parte importante de las actividades económicas de las empresas y son también los eslabones débiles más propensos a errores. Las pequeñas y medianas empresas carecen de coordinación y seguimiento en la adquisición, aprobación, firma de contratos, adquisición, aceptación, liquidación y otros aspectos, y con frecuencia se producen algunos comportamientos malos o ilegales.
(5) El departamento financiero tiene una configuración simple, carece de la supervisión necesaria y una configuración de autoridad poco clara. La mayoría de las pequeñas y medianas empresas sólo tienen un contador y un cajero, y carecen de la necesaria supervisión entre puestos para la autorización de la recaudación y el pago de fondos. Una vez que ocurre un problema, no es fácil encontrar rápidamente a la persona responsable de las ventas, solo se trata de expandir las ventas y realizar una gran cantidad de ventas a crédito, pero no existe una responsabilidad y autoridad claras para el cobro de las cuentas por cobrar. que suele ser tarea del personal financiero, es fácil que se forme una desconexión entre las ventas y el cobro, lo que genera dificultades en las operaciones de capital corporativo cuando se trata de el uso de fondos inactivos, no hay personal dedicado a realizar análisis de inversiones, lo que resulta en un aumento en el costo de oportunidad de los fondos.
(6) Falta un sistema necesario de recompensas y castigos y una evaluación científica del desempeño de los empleados. Sin los incentivos necesarios, no es posible movilizar plenamente el entusiasmo, la iniciativa y la creatividad de los empleados. Por ejemplo, el personal financiero ha obtenido grandes beneficios en la inversión de la empresa mediante análisis científicos y razonables. Si la empresa no puede recompensar adecuadamente al personal relevante, debilitará el entusiasmo de los empleados hasta cierto punto e incluso puede provocar que parte del personal financiero ocupe ilegalmente los fondos de la empresa para su propio beneficio sin una evaluación científica del desempeño; hacer incentivos razonables y justos.
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Solución:
1 y 2. La responsabilidad de la dotación de personal y la contabilidad puede ser compartida. Como las pequeñas y medianas empresas generalmente no están dispuestas a aumentar los costos laborales, pueden compartir responsabilidades sin aumentar los costos laborales, logrando el propósito de la moderación mutua.
Por ejemplo, el empleado de tesorería puede administrar archivos contables además del trabajo profesional como los fondos monetarios, el trabajo básico del cajero se puede compartir con varios miembros del personal comercial (capacitar a los vendedores en algunos conocimientos básicos sobre facturas y reducir los comprobantes originales inválidos); , reduciendo así la carga de trabajo del personal financiero); el puesto de inspección se puede organizar en un horario unificado, agregar formularios de testigos y evitar manipulaciones. Las especialidades no financieras se pueden asignar a otros puestos para completar (de hecho, las unidades a menudo hacen esto... Mi unidad anterior era así: el vendedor arregló sus propios gastos y le pidió que fuera a las 9 a.m. cuando su casa está cerca de el banco) Luego, el banco envía el comprobante bancario por la mañana. No solo el sitio de administración del almacén tiene todo el inventario, sino que también hay un formulario para que todos en la oficina lo verifiquen de acuerdo con los elementos del formulario. artículos en el formulario. y métodos.
3. En cuanto a la gestión de la propiedad, cada compra debe registrarse, se debe establecer un registro de artículos y se debe controlar estrictamente la fecha, los artículos y la cantidad. (Este asunto generalmente lo maneja el líder. Primero escriba una solicitud de demanda. Luego, el líder firma el formulario y luego toma la cosa; en resumen, el foco de control es el formulario de registro y la firma. Cuelgue el formulario de registro en una superficie pública donde todos puedan verlo para evitar trampas a la vista.
4 En términos de cuentas corrientes, la contabilidad computarizada tiene un módulo de gestión de cuentas corrientes, siempre que el personal relevante lo actualice a tiempo.
5. Los problemas en el departamento financiero son comunes, pero algunos problemas aún se pueden solucionar. El formulario de registro lo soluciona. Después de todo, las ventas a crédito son asunto del vendedor y se pueden vincular a bonificaciones. Además, si las ventas a crédito no se liquidan, la empresa no calculará la comisión solo cuando se complete el negocio económico y la comisión se pagará solo después de que se realice el inventario regular. líderes de departamento en la reunión de apertura. Este inventario no es solo un inventario, sino que también incluye conciliación de fondos monetarios, análisis de la situación actual, etc. Para mejorar el trabajo diario del personal financiero y comercial, en la reunión de inventario, puede explicar. quién obtiene qué recompensa, mejora el entusiasmo de los empleados y disipa los pensamientos ilegales de los empleados. Por razones especiales, los empleados deben presentar su solicitud con anticipación; de lo contrario, deberán hacerlo. ausentismo