Primero, ¿qué hace una secretaria administrativa?
Las secretarias administrativas (o empleados administrativos, asistentes administrativos) existen en casi todas las empresas, desde agencias gubernamentales, empresas e instituciones hasta empresas privadas con sólo una docena de personas. Es una parte integral de empresas e instituciones. Muchos recién graduados se dedican a este tipo de trabajo. La secretaria administrativa es un trabajo aparentemente sencillo, pero en realidad es muy desafiante porque el trabajo es muy diversificado, lo que requiere que el solicitante sea un todoterreno. En pocas palabras, hacer este trabajo requiere que las personas "hagan tres cosas" (escribir artículos, celebrar reuniones y manejar asuntos), que incluyen específicamente los siguientes puntos:
Procesamiento de documentos
Recibir visitas
Gestión de documentos
*Organizar reuniones
Cargar y publicar
Algunas personas dicen que las secretarias administrativas son "trabajadoras raras" , lo cual es comprensible, porque el trabajo a realizar es trivial. Alguien externo lo recibirá; se debe organizar el reclutamiento de la empresa; el personal debe tomar licencia y se deben recopilar estadísticas; la empresa debe preparar el lugar para la reunión a fin de mes, usted también debe ser responsable del pago de los salarios...
Además de estas tareas, también puedes imprimir y fotocopiar, comprar material de oficina e incluso limpiar. Por supuesto, es más importante que el secretario administrativo tenga ciertas habilidades de redacción debido a documentos oficiales, discursos de liderazgo, etc. Estas son todas las responsabilidades del secretario administrativo.
Poder escribir, correr, hablar y hacer es probablemente el mejor resumen del trabajo de secretaría administrativa.
2. ¿Qué habilidades se deben demostrar en un currículum de secretaría administrativa?
Al mirar currículums, los reclutadores que solicitan trabajos de secretaría administrativa se centran principalmente en las siguientes habilidades:
Habilidades básicas: capacidad de procesamiento de transacciones, capacidad de comunicación y coordinación, capacidad de organización y análisis, capacidad de trabajo en equipo, etc.
Habilidades profesionales: Dominar conocimientos relacionados con documentos oficiales (redacción, comunicación, archivo, etc.) y dominio del uso de software ofimático.
Cualificaciones profesionales: la mayoría requiere un título universitario o superior, y algunas requieren especialidades en chino, secretariado, administración, gestión y otras especialidades relacionadas.
Carácter: detallista, serio, amable y estable.
Otros aspectos: inglés fluido, buena imagen y temperamento, etc.
Dado que el personal de secretaría administrativa es generalista, creo que los recién graduados deberían tomar algunas decisiones al elaborar currículums relevantes. Puede centrarse en la experiencia relevante para impresionar a los reclutadores en términos de procesamiento de transacciones, comunicación, redacción, etc.
Refiriéndose a esta plantilla estándar de currículum de secretaría administrativa, permítanme analizar en detalle cómo un recién graduado ordinario debe asignar el contenido de cada parte al solicitar un trabajo de secretaría administrativa.
En cuanto al currículum, el contenido a mostrar incluye principalmente los siguientes aspectos.
Experiencia de pasantías de secretaria administrativa
Otra experiencia de pasantías
Actividades en el campus y práctica social
Antecedentes de aprendizaje y experiencia de capacitación
Otra información (habilidades lingüísticas, informática, fotografías del currículum, pasatiempos, etc.)
Entonces, ¿cómo se reflejan estas habilidades en el currículum? Consulte el análisis específico de los siguientes puntos.
Otro artículo de referencia: "Sobre cómo ser un buen secretario"
En tercer lugar, la experiencia de prácticas relevante recibe la mayor atención.
En las prácticas se valoran especialmente estas experiencias:
Manejo de asuntos del día a día
Idioma/Traducción
Procesamiento de datos
Escribir un informe
Para ser específico en cada punto, tomamos la plantilla de currículum estándar como ejemplo para analizar.
Como hemos mencionado anteriormente, el trato con los asuntos diarios se refleja en todos los aspectos. La pasantía de secretaría administrativa no es más que realizar varias tareas. Está prohibido pasarlas de pasada. En su lugar, utilice verbos y sustantivos para escribir el contenido específico de las tareas poco a poco.
¿Quiere que los reclutadores sepan que usted domina el software de oficina? En comparación con escribirlo al final de su currículum:
Escribirlo a un reclutador como Xiaotang puede tener una comprensión más clara de su nivel de software de oficina.
Del mismo modo, si quieres demostrar tus habilidades lingüísticas/de traducción, proyectos específicos en tu currículum pueden resultar más convincentes:
Siguiendo esta idea, primero podemos reunir los distintos elementos que deben mostrarse. Haga una lista simple de cada habilidad y después de cada elemento busque un ejemplo específico que demuestre esa habilidad.
Consulta el artículo "Cómo escribir una buena experiencia"
4. Escribe experiencia profesional para dar puntos extra por "secretaría administrativa".
El trabajo de secretaría administrativa no tiene restricciones profesionales estrictas. Por lo tanto, no todos los que quieran ser secretario administrativo tendrán una experiencia de pasantía relevante. ¿Cómo pueden los recién graduados en carreras no relacionadas hacer que sus currículums no sean inferiores a los de carreras relacionadas? ¿Cómo deberían escribir los estudiantes de diferentes carreras sobre sus experiencias de pasantía?
Lo analizaré principalmente desde dos direcciones. Escribir sobre otras experiencias de prácticas también puede sumar puntos a tu currículum.
1. Práctica profesional para estudiantes de gestión económica/ciencias sociales
Los graduados de gestión económica y ciencias sociales se dedican principalmente a prácticas en banca, análisis de datos, medios, ventas, etc. Este tipo de pasantías puede resaltar las habilidades sociales de los candidatos, y diferentes tipos de pasantías pueden permitirnos ver las habilidades sociales de los recién graduados en diferentes aspectos. Describámoslo con un ejemplo.
Una persona que ha realizado prácticas en los medios de comunicación puede no ser muy capaz de manejar los asuntos diarios. En este momento es necesario resaltar sus habilidades de escritura y habilidades interpersonales; una persona que ha realizado análisis de datos puede tener pocos contactos. En este momento se puede destacar su capacidad para organizar y analizar datos y manejar ordenadores. Una persona que ha realizado prácticas de ventas puede tener menos exposición a las palabras, pero podemos destacar sus habilidades comunicativas y de procesamiento de transacciones.
Como se mencionó anteriormente, cuatro experiencias de pasantías son enriquecedoras para un recién graduado. Sin embargo, las prácticas ricas por sí solas no son suficientes. Es necesario demostrar varias habilidades interpersonales a través de diferentes experiencias de pasantías.
Las experiencias de pasantías que se muestran arriba son todas trabajos de rutina. Al describir experiencias, preste atención a la comprensión precisa de varios verbos. Cada verbo representa lo que usted hace, como "circulación, registro, seguimiento, estadísticas, publicidad, marketing, gestión, edición, revisión", etc. Al escribir de esta manera, el empleador puede obtener más información sobre lo que has hecho en prácticas anteriores.
2. Práctica profesional de estudiantes de ciencias e ingeniería
Como estudiante de ciencias e ingeniería, es posible que no haya tenido mucha experiencia relacionada con el trabajo de secretaría administrativa durante mis estudios universitarios. Además de aprovechar las actividades del campus, me gustaría postularme para un trabajo de secretaría administrativa en una empresa relacionada profesionalmente. Puede enfatizar su desempeño sobresaliente en la práctica profesional, reflejar su experiencia profesional en la industria y aprovechar su poder blando.
Cuando los estudiantes de ciencias e ingeniería solicitan trabajos de secretaría, generalmente consideran trabajos de secretaría en empresas profesionales relacionadas. En este momento podrán demostrar adecuadamente sus conocimientos en este campo profesional, incluyendo algunas prácticas técnicas, experiencias de proyectos, concursos e incluso cursos y resultados.
De la experiencia de Tang Xiao, podemos ver que todas sus pasantías son para esta especialidad, por lo que su experiencia profesional se puede mostrar al postularse para trabajos de secretaría administrativa en especialidades relacionadas.
Las líneas rojas son ejemplos de operaciones específicas. No subestimes las tareas que realizas durante tu pasantía, ya que pueden mostrar a los reclutadores tu capacidad para manejar los asuntos comerciales del día a día.
Verbo (abreviatura de verbo) actividades en el campus y experiencia práctica
Hemos dicho antes que el trabajo de secretaría administrativa es un trabajo muy duro y requiere muchas habilidades. Para los recién graduados que no tienen una rica experiencia en prácticas, las actividades del campus son muy importantes, porque las "tareas" en diversas actividades del campus son similares al trabajo de secretaría administrativa.
En muchas actividades del campus y experiencias de práctica social, ¿qué deben mostrar los recién graduados que desean postularse para trabajos de secretaría administrativa? Se lo resumo de la siguiente manera:
El primero es el tipo de actividad, que se puede dividir aproximadamente en los siguientes cinco tipos:
1. Cuadro de clase: esta es una persona. que puedan reflejar habilidades de liderazgo y comunicación.
2. Asistente Estudiantil: El trabajo es todo asunto administrativo, puntos extra.
3. Actividades del club: Todas las actividades del club no carecen de sentido, al menos demuestran tus habilidades comunicativas.
4. Actividades de gran envergadura: (debates, charlas, hospedaje, etc.).
) Estas actividades pueden resaltar la personalidad y la elocuencia.
5. Actividades de práctica social (voluntarios, etc.): Las actividades de práctica social también son un medio para demostrar la propia capacidad para hacer cosas.
Se pueden demostrar varias habilidades a través de diferentes experiencias:
Habilidades de procesamiento de transacciones: asistente, asistente de enseñanza, asistente de estudiantes, líder de clase, organizador de club.
Habilidades de redacción de documentos oficiales: personas que escriben en los medios del campus, participan en concursos de ensayos y toman notas en las reuniones del club.
Habilidades comunicativas: cuadros de clase, actividades de los miembros del club, actividades de voluntariado, educación familiar.
Habilidades lingüísticas: presentador, concurso de oratoria, equipo de debate.
Liderazgo organizacional: cuadros de clase, niveles superiores de clubes, organizadores de actividades.
Capacidad de trabajo del personal: captación de nuevos socios del club, gestión de socios del club.
En el currículum anterior, la experiencia de prácticas de Xiaotang cubre casi todos los aspectos anteriores.
Experiencia de estudio/formación relacionada con verbos intransitivos
¿No tienes experiencia laboral relevante? Para los recién graduados, una gran cantidad de experiencia laboral no es realista después de todo, pero como estudiante, mejorarse a través de diversos aprendizajes y capacitaciones y dejarle saber al empleador que tiene conocimientos y capacitación relevantes definitivamente agregará puntos a su currículum. En un currículum de secretaría administrativa, la formación que se puede redactar incluye principalmente lo siguiente:
Formación en documentos oficiales (capacidad de redacción)
Formación de secretaria (varias habilidades profesionales)
Capacitación laboral administrativa (capacidad profesional)
Capacitación en recursos humanos (capacidad de gestión)
Capacitación en contabilidad (capacidad financiera)
Capacitación en etiqueta comercial
Capacitación en tecnología informática
Este tipo de experiencia puede agregar puntos a tu currículum.
Si tienes más información adicional, puedes escribir directamente el nombre del entrenamiento. Si tiene menos experiencia, puede escribir el contenido de la pasantía específicamente y consultar la plantilla de currículum de secretaría administrativa de Xiaotang.
Esta es una plantilla típica sin experiencia en pasantías, pero los ricos certificados y la experiencia en capacitación compensan efectivamente la brecha en la experiencia en pasantías.
Los certificados deben enumerarse en categorías al principio del currículum. El certificado de secretaria más importante debe colocarse primero, seguido de recursos humanos, contabilidad y otros certificados relacionados. Los certificados de habilidades pueden enumerarse por separado.
Los detalles de la redacción de la experiencia de formación deben seleccionarse en función del contenido dorado.
Una lista tan simple es un desperdicio de información adicional y es imposible que el reclutador sepa en detalle lo que aprendió en la capacitación.
Tomando el currículum de Xiaotang como ejemplo, echemos un vistazo a cómo redactar la experiencia de formación correcta.
Los dos cursos de formación, redacción de documentos oficiales y traducción comercial, son muy detallados. Dominará varios métodos de redacción de documentos oficiales y la redacción de 20 documentos comerciales. Utilice números para que los lectores de currículums sepan que tiene experiencia en redacción y traducción.
Otras experiencias formativas menos importantes se pueden escribir brevemente.
Siete. Calificaciones educativas
1. Especialización universitaria
Según el análisis de la información de contratación, los trabajos de secretaría administrativa generalmente requieren un título universitario o superior, y no existen muchas restricciones importantes, especialmente para los graduados con especialización. en chino, secretariado y gestión administrativa. Si el solicitante se encuentra en las especialidades mencionadas anteriormente, los antecedentes académicos deben colocarse al principio del currículum.
Si no estás en las especialidades anteriores, debes considerar la situación según la información de reclutamiento. Por ejemplo, aquellos que se especializan en ingeniería química pueden postularse para trabajos en empresas químicas dando prioridad a sus calificaciones académicas. Si la empresa para la que está solicitando no tiene nada que ver con su especialización, debería considerar poner su experiencia profesional en un nivel relativamente bajo.
Consulte también el artículo "El lugar de la experiencia educativa en un currículum".
2. Otro contenido (cursos profesionales, becas, etc.)
Para los recién graduados que no tienen mucha experiencia, si sus calificaciones son excelentes, hay otra información académica disponible. en tu currículum, por ejemplo, si has realizado cursos relacionados con el trabajo de secretaría, como redacción de documentos oficiales, cursos de etiqueta empresarial, etc.
Además, calificaciones súper altas, becas diversas, graduados destacados, etc. También es algo que tiene algunos puntos extra.
Para más información, consulta el artículo: "Puntos de bonificación de calificación académica".
Como se mencionó anteriormente, si no tienes mucha experiencia, puedes considerar escribir algunos cursos que puedan estar relacionados con el trabajo de secretaría en tus cursos profesionales.
Un estudiante con una doble especialización en lenguas extranjeras y economía, como Xiaotang, tiene una ventaja porque las habilidades lingüísticas y las habilidades financieras son puntos a favor para el trabajo de secretaría administrativa. Además, algunos cursos relacionados con el aprendizaje de idiomas extranjeros y el trabajo de secretaría (como la redacción de documentos oficiales) se pueden escribir en la formación académica para que el reclutador sepa que usted está interesado en obtener acceso a conocimientos de secretaría administrativa durante su carrera de estudio, lo que le permitirá darte puntos extra.
Cuantos más premios, mejor, pero debes aprender a utilizar algunos premios clave para captar la atención del reclutador. Como se muestra en la imagen, todas las becas que recibió Xiaotang solo pueden ser obtenidas por los mejores estudiantes de la escuela. También es significativo escribir sobre los premios que pocos graduados destacados pueden obtener.
Ocho. Otra información que el empleador necesita ver.
1. Capacidad lingüística
En términos generales, las secretarias administrativas deben hablar con fluidez y claridad, por lo que el mandarín debe ser claro y estándar.
Además, debido a que las personas tienen que tratar con otras personas, es mejor que las personas que trabajan en áreas dialectales dominen el dialecto local, que se puede escribir en la parte del idioma correspondiente del currículum. Por ejemplo: la comunicación diaria en cantonés no tiene barreras. Si tienes un cierto nivel de lengua extranjera, podrás escribir adecuadamente.
Trabajos de traducción, certificados de lengua extranjera, dominio de dialectos, etc. Puede demostrar la capacidad lingüística del candidato.
2. Ser capaz de utilizar computadoras y equipos de oficina
Para una secretaria administrativa, el software de oficina es un software que debe dominar y dominar, porque para escribir de forma oficial se utiliza Word. documentos, Excel se usa para organizar archivos y PPT se usa para mostrar reuniones. Además, también se puede escribir Photoshop y software de procesamiento de audio y vídeo.
Además, debes dominar el uso de equipos de oficina (impresoras, fotocopiadoras, máquinas de fax, escáneres), lo que puede incluirse en tu experiencia de prácticas.
3. Imágenes (fotos del currículum)
Dado que la mayoría de las secretarias tienen que tratar con personas y representar directamente la imagen de la empresa cuando reciben invitados extranjeros y asisten a reuniones, tienen ciertos requisitos de apariencia. . La información de contratación de secretaria generalmente tiene requisitos de imagen, pero este requisito no son los llamados paisajes hermosos y hermosos árboles en el viento, sino dignidad, pulcritud y generosidad. Por lo tanto, una foto del currículum se ha convertido en una parte indispensable del currículum de una secretaria administrativa.
En cuanto a las fotos del currículum, te sugiero que consultes el artículo "Cómo debería ser una buena foto de trabajo"
4 Pasatiempos especiales
Como las antiguas. Dice un refrán: "Si las personas no se agradan, no deberían hacerse amigos de ellas". Las secretarias administrativas que a menudo tratan con personas tienen pasatiempos especiales que no sólo aumentan las posibilidades de comunicarse con las personas, sino también de entrar en contacto. útil en algunas actividades clave. La fotografía es versátil y fácil de escribir, y deportes como el montañismo y la natación son buenos. Talentos como el canto y el baile también sumarán puntos al currículum. Además, si sabe conducir, asegúrese de incluirlo en su currículum, porque el trabajo de secretaría administrativa a veces requiere conducir.
；