Primero, sentar una base sólida y completar el trabajo de registro de documentos de manera estricta y estandarizada.
Se debe respetar el principio de gestión centralizada y unificada al manejar documentos oficiales, lo que requiere que el personal administrativo controle estrictamente la recepción de documentos y haga un buen trabajo al firmar y registrar documentos. Ya sean documentos y avisos emitidos, cartas de unidades pares o solicitudes de instrucciones e informes presentados por subordinados, se debe designar personal designado para recopilarlos, ejecutarlos y gestionarlos de manera uniforme para facilitar la gestión y revisión estandarizadas. En algunas unidades o departamentos, hay personas inseguras que firman documentos. Varios trabajadores de oficina pueden abrir y ver los archivos que llegan de todas direcciones todos los días, lo que provoca que los archivos se pierdan o no se reciban. Por tanto, lo correcto es designar a una persona dedicada y registrarse a tiempo. Después de que el personal administrativo haya verificado que todo está correcto, deben firmarlo rápidamente y luego registrarlo detalladamente. En la actualidad, los formularios electrónicos (formularios de Excel) se utilizan principalmente para el registro, y las firmas, sellos, números de serie y formularios de procesamiento de documentos se completan con precisión y se envían a los líderes del departamento para su aprobación.
En segundo lugar, sea estricto y meticuloso, y haga un buen trabajo en el almacenamiento y archivado de archivos de principio a fin.
Una vez completados los documentos oficiales, el personal administrativo debe almacenarlos de manera ordenada y algunos documentos importantes también se pueden almacenar en categorías. Por ejemplo, aquellos que involucran reestructuración de unidades, cambios de nombre de unidades y nombramiento y remoción de líderes se pueden almacenar por separado para facilitar la búsqueda. También hay algunos archivos que se archivarán en el futuro y tienen una alta tasa de utilización; También pueden copiarse o escanearse electrónicamente y almacenarse en una computadora para referencia futura. Al final del año, de acuerdo con las normas pertinentes sobre el archivo de documentos y materiales, se clasifican oportunamente y se entregan periódicamente al departamento de archivos. El archivo es el paso final en el procesamiento de documentos. El personal administrativo debe ser responsable de la historia y hacer un buen trabajo archivando cada documento.
3. Cumplir estrictamente con el sistema de confidencialidad y garantizar la seguridad de los documentos_ _
En la operación de documentos oficiales, a menudo están involucrados algunos asuntos confidenciales, y el personal administrativo debe cumplir estrictamente con la "República Popular China" De acuerdo con los requisitos de la Ley de Secretos de la República de China, debemos hacer un buen trabajo activamente en todos los aspectos de los documentos oficiales confidenciales. Siga estrictamente los requisitos de confidencialidad y el alcance de lectura del documento en sí, y consérvelo adecuadamente durante la operación y el procesamiento. Los secretarios son quienes tienen contacto directo con documentos confidenciales. Deben establecer firmemente el concepto de confidencialidad, prestar siempre atención y verificar sus palabras y hechos, manejar y proteger cada documento confidencial y garantizar la seguridad y confidencialidad.
4. Captar las instrucciones de liderazgo y hacer circular documentos de manera científica y efectiva.
Para facilitar que los líderes emitan mejores instrucciones, el personal administrativo debe hacer un buen trabajo clasificando y apilando documentos de acuerdo con la situación real. Significa reunir el contenido transmitido según ciertas categorías y contenidos y presentarlo a los líderes para su revisión y aprobación. Generalmente coloca los archivos más importantes en la parte superior, etc. Entonces, ¿qué documentos son los más importantes? ¿Cuáles son los estándares?
Esto requiere que el personal administrativo lea primero el contenido de los documentos, coloque los documentos directamente relacionados con la unidad en la parte superior y coloque los documentos irrelevantes al final. Durante el proceso de manejo, las instrucciones del liderazgo deben comprenderse con precisión y los líderes y departamentos involucrados en las instrucciones deben circularlas una por una. Los procedimientos de circulación no deben simplificarse ni ampliarse el alcance de la circulación a voluntad. Para los documentos oficiales de tipo aprobación, deben manejarse estrictamente de acuerdo con los procedimientos. Para los documentos oficiales de solicitud de instrucciones, deben presentarse en orden de posición de liderazgo de menor a mayor para garantizar que los líderes superiores comprendan completamente las opiniones y actitudes. de otros camaradas líderes relevantes para facilitar la toma de decisiones; deben presentarse en orden de posición de liderazgo de mayor a mayor Presentar informes para garantizar que los líderes de nivel superior comprendan la situación lo antes posible. No hay ningún motivo especial, no hay circulación fuera de juego y el flujo de documentos no se puede revertir a voluntad. Durante la circulación de documentos oficiales, es necesario registrar la circulación de documentos oficiales en cualquier momento y aclarar el contenido de las instrucciones de la dirección y el nivel de tramitación. Y asegúrese de que el procesamiento de cada documento tenga un seguimiento claro, lo que facilitará que los líderes lo lean en cualquier momento durante el proceso de operación del documento.
5. Preste atención a la puntualidad y haga un buen trabajo al solicitar documentos oficiales de manera flexible y diversificada.
En el proceso de entrega y tramitación de documentos oficiales existen requisitos de puntualidad claros y estrictos. La "oportunidad" es el requisito básico para garantizar la puntualidad de la tramitación de los documentos oficiales. Cuando se distribuyen documentos oficiales, deben procesarse a tiempo sin retrasos ni retrasos. Este es el requisito más básico para el procesamiento oportuno de los documentos oficiales.
El trabajo de oficina está en la posición de liderazgo organizacional. En cierto sentido, la puntualidad afecta y determina directamente la eficiencia del trabajo de toda la unidad. Los empleados deben tener un fuerte sentido del tiempo, simplificar todos los aspectos tanto como sea posible, simplificar el proceso de documentos, administrar de manera científica y operar de manera simple, y maximizar la eficiencia de la gestión de documentos. Al enviar y recibir documentos, si el líder no está en la oficina, el personal administrativo debe llamar al líder a cargo del documento de acuerdo con la prioridad del manejo del documento y copiar el documento al departamento de manejo con anticipación para evitar demoras. trabajar, si el líder está ocupado con otros asuntos y se olvida de revisar el documento, los secretarios deben recordárselo con prontitud y tacto;
Para los documentos que requieren recordatorios, el personal administrativo debe realizar un seguimiento de la ejecución de los documentos después de su transferencia. Pueden tomar la iniciativa de contactarse entre sí de maneras flexibles y diversas. En lugar de enviar los documentos aprobados por los líderes a los departamentos específicos responsables, todo estará bien, independientemente de si hay preguntas o no. En lugar de ello, deben comprobar periódicamente los documentos que manejan, realizar un seguimiento y supervisar su ejecución, evitar que los documentos se escriban mal o se pierdan y garantizar que el departamento encargado de la ejecución implemente las tareas dentro del plazo especificado. Los recordatorios pueden realizarse en forma de envío de recordatorios o llamadas si tiene preguntas. Para documentos urgentes e importantes, puedes designar a una persona dedicada a darles seguimiento e instarlos, para que todo tenga resultados y todo tenga respuesta. Una vez completado el documento, se debe anotar de manera oportuna la unidad de ejecución, el tiempo de ejecución y los resultados de la ejecución, se debe resolver la situación de manejo y se debe brindar retroalimentación al líder y al líder a cargo para su revisión. Los documentos importantes, dependiendo de la situación específica, deben enviarse en cualquier momento. Por lo tanto, el personal administrativo debe fortalecer sus conceptos de tiempo, conceptos de eficiencia y conceptos de procedimiento. Una vez que se excede el límite de tiempo, pueden perder oportunidades, retrasar el trabajo y causar pérdidas.
En resumen, para mejorar el nivel de procesamiento de documentos oficiales, debemos explorar constantemente en la práctica, resumir más, hacer más ejercicio, trabajar duro las piernas, las manos y el cerebro, y tener un fuerte sentido de responsabilidad. y profesionalismo. Un poco de subjetividad y descuido puede provocar errores e incluso grandes pérdidas a la empresa. El nivel de procesamiento de documentos oficiales no es sólo una prueba de la calidad y capacidad del personal administrativo, sino también una manifestación concreta de la mejora del nivel de procesamiento de documentos oficiales. Sólo cuando mejore el nivel de procesamiento de documentos oficiales podremos realmente lograr el papel de "utilizar documentos para ayudar al gobierno".