Todos los que han estado involucrados en la planificación de conferencias de prensa han tenido esta preocupación: el día de la conferencia de prensa, ¿vendrán los reporteros según lo programado? Si vienen, ¿interrogarán al portavoz de manera pendenciera?
Estas preocupaciones no son innecesarias. La revista estadounidense "Editing and Publishing" publicó una vez una caricatura. La imagen Ⅰ muestra al ex presidente Clinton y su esposa acostados en la cama; la imagen Ⅱ muestra a Clinton de pie junto a la cama, con los ojos bien abiertos. Obviamente, Hillary se despertó de repente. Clinton dijo: "¡Qué sueño tan terrible! ¡Soñé que daba una conferencia de prensa, pero no apareció ni un solo periodista!". Hillary replicó: "¡Eso no es un sueño, cariño, es una señal!" Es cierto que en Estados Unidos, empresas, gobiernos y otras instituciones celebran muchas conferencias de prensa cada año, pero esto es algo molesto y agotador para los periodistas. Una de las razones es que la empresa carece de la formación necesaria en materia de medios de comunicación. El presidente de la empresa, el director general u otros portavoces ante las cámaras de televisión carecen de confianza y se comportan de forma extremadamente antinatural. Por lo tanto, para crear mejor un buen "mundo virtual" en la mente del público objetivo y cambiar o formar la visión del público sobre un determinado aspecto de la empresa, es necesario reexaminar las habilidades de planificación de las conferencias de prensa. /p>
1. ¿Cuándo?
Sabemos que si quieres ganarte la confianza continua de la gente, no grites en vano: “¡Viene el lobo! "No se exceda al planificar una conferencia de prensa. No ponga en riesgo su credibilidad, que es la actitud de los medios hacia su empresa.
No haga que los medios sientan que están participando en noticias que podrían ser reemplazadas por otros formatos Las conferencias de prensa son una pérdida de tiempo, dijo Joseph B. Mcnamara, vicepresidente ejecutivo y gerente general de Elderman PR Worldwide. La decisión de realizar una conferencia de prensa debería depender de si vale la pena el viaje. Convocar a los periodistas. Los periodistas no solo deben recibir historias interesantes, sino también información.
El momento adecuado para realizar una conferencia de prensa incluye: la empresa y el producto (servicio) se han convertido en parte de un tema de interés público. , la empresa u otros miembros se han convertido en blanco de críticas públicas, se han lanzado nuevos productos, se ha contratado a cierta celebridad de renombre como modelo publicitario (a los periodistas a veces no les interesa la publicidad, pero piensan que los modelos publicitarios son dignos de ella). Atención), la empresa ha realizado ajustes importantes en su personal, ha ampliado la escala de producción y ha obtenido el último rendimiento de ventas registrado, etc.
Sin embargo, el llamado "momento adecuado" también puede convertirse en un "inapropiado". tiempo". De hecho, muchas ruedas de prensa son aburridas o triviales. Aburridas. Por lo tanto, cuando la empresa se plantea realizar una rueda de prensa, primero debe comprobar los siguientes elementos:
1. Un comunicado de prensa o cinta de audio y video, acompañada de una breve introducción al evento y materiales de referencia. ¿Es posible proporcionar a los periodistas historias que gusten a las audiencias de los medios?
2. ¿Puede ver o probar un nuevo producto?
3. ¿Puede la aparición pública de los altos directivos o miembros de la junta directiva de la empresa ganar o mejorar la cohesión o la credibilidad de la empresa? ¿Se puede proporcionar a los periodistas en otros lugares? ¿Noticias que no se pueden obtener?
5. ¿Existen otras formas de transmitir información de forma eficaz a los periodistas? Por ejemplo, una fiesta de baile o una cena. ¿Será eficaz el portavoz de la empresa? ¿Entregar información y resistir las preguntas?
7. ¿Puede la comunicación cara a cara con los periodistas brindarles la oportunidad de preguntar sobre otros aspectos de la empresa que no queremos hacer públicos? ?
2. "Ensayo" en la planificación y preparación
Como dice el refrán: Para la comunicación organizacional, el mensaje debe procesarse cuidadosamente y llegar con precisión a los canales de comunicación específicos. ser seleccionado cuidadosamente, por lo tanto, nunca pelee sin preparación. Asegúrese de realizar entrenamiento y ensayo con anticipación.
Generalmente, es necesario realizar uno o dos entrenamientos sistemáticos. faltan.
Pero no entrenes demasiado, de lo contrario parecerás una grabadora mecánica cuando finalmente aparezcas frente a los periodistas y la televisión. Los métodos de capacitación específicos son los siguientes:
1. Reúna a aquellos que normalmente se atreven a hablar, déjelos sentarse en el palco de prensa y déles dos tipos de preguntas: definitivamente se hará un tipo y y el otro tipo es Esperas que no te lo pregunten. Dejemos que los "periodistas" hagan preguntas. Si es necesario, repita de 2 a 3 veces.
2. Permitir que personas familiarizadas con la tecnología y el flujo del proceso asistan a la reunión para verificar si lo que dijo el portavoz es correcto; si el diseño es legal, el asesor legal de la empresa también debe estar incluido en la reunión. .
3. Reproduzca el vídeo del "ensayo" repetidamente para que el portavoz vea sus expresiones y efectos del lenguaje corporal, y luego dé su opinión.
4. Formación profesional. Algunas empresas piensan que esto es una pérdida de tiempo y dinero, pero en realidad no comprenden el valor de la formación profesional. Incluso si cree ingenuamente que nunca dará una conferencia de prensa, seguramente encontrará situaciones similares en su oficina: si un escándalo atrae a un enjambre de reporteros a la oficina, es demasiado tarde para entrenar.
3. Elegir al portavoz adecuado
El portavoz que represente la imagen de la empresa tendrá un impacto significativo en la percepción pública. Si su desempeño es deficiente, la imagen de la empresa, sin duda, será poco halagadora. Además, la conferencia de prensa también es una buena oportunidad para que los funcionarios de la empresa interactúen con los medios, lo cual vale la pena apreciar.
Las condiciones para un portavoz de noticias generalmente deben incluir los siguientes aspectos:
1. La comunicación efectiva y las habilidades comunicativas son el primer requisito. Implica conocimiento, expresión lingüística clara, capacidad de escucha y capacidad de respuesta, apariencia, incluido el lenguaje corporal.
2. La capacidad de implementar el plan original y realizar ajustes flexibles.
3. El título es importante: el portavoz debe ocupar un puesto de alto nivel en la empresa y tener autoridad para hablar en nombre de la empresa.
4. Determinar la fecha
Es importante determinar qué día de la semana y qué momento del día. Edelman International Public Relations generalmente comienza enfocándose en el público objetivo, es decir, examinando primero cuál es el momento más fácil para que el público objetivo conozca ciertas noticias y cuál es el mejor método.
Los lunes generalmente no son un buen momento, ya que los periodistas suelen estar ocupados revisando el trabajo de la semana anterior; los viernes tampoco son un buen momento para elegir, porque mucha gente está pensando en cómo pasar el fin de semana. y ciertamente no quieren quedarse sentados haciendo preguntas o realizando entrevistas solos. Los martes a jueves suelen ser más adecuados. Además, asegúrate de que no habrá otras noticias más importantes y evita eventos repentinos, como terremotos, tornados, etc.
Determinar a qué hora empezar en un día determinado es lo más difícil. Los horarios para el desayuno y la cena son diferentes. Si van a participar reporteros del periódico matutino, la conferencia de prensa debe ser al mediodía o por la tarde; si se va a incluir en la cena o en el reportaje televisivo de la noche, lo mejor es concertarla a las 9:30 a. m. o a las 10:00 a. m. 10:30. No piense sólo en la empresa en sí y descuide brindar comodidad a los periodistas.
5. Invitación
Nunca invites por teléfono. Una carta de solicitud con el logotipo de la empresa indica que la conferencia de prensa es formal. Es mejor no incluir en la carta el nombre completo ni el número de teléfono personal de la persona de contacto de la reunión. Edelman International Public Relations cree que esto es para evitar que los periodistas realicen entrevistas tempranas o obtengan los detalles de la conferencia de prensa con anticipación. De lo contrario, si revelan alguna información por adelantado, perjudicará a otros periodistas.
Si el medio no está lejos de la empresa, entregarlo personalmente. Tenga cuidado de no enviar la carta de invitación demasiado pronto para que quede enterrada en la pila de documentos, pero también debe dejar tiempo para que la otra parte responda. Incluso puedes llamar para preguntar si la carta se entregó según lo previsto, si la otra parte asistirá a la reunión, etc.
Cabe señalar también que a la hora de rellenar la carta de invitación a la rueda de prensa, debes tener en cuenta quiénes estarán interesados en el contenido de esta rueda de prensa. Por ejemplo, si las noticias sólo son valiosas para los periodistas de periódicos y revistas comerciales, entonces sólo se invita a estas personas; si se trata de noticias médicas, entonces se invita a los periodistas de periódicos y estaciones de televisión y programas médicos; Por supuesto, también deberían invitarse a los periodistas que cubren desde hace mucho tiempo el desarrollo de la empresa. Si no está seguro, primero envíe una carta al editor de un periódico o estación de televisión para preguntar.
6. Comunicados de prensa y materiales de referencia
Se debe proporcionar un comunicado de prensa y una introducción de antecedentes para cada conferencia de prensa para que los periodistas puedan descubrir eventos noticiosos y cuánta cobertura.
Es mejor enviar comunicados de prensa a los periodistas con anticipación, lo que significa que los tendrán cuando entren a registrarse, para que puedan leerlos y escucharlos al mismo tiempo. Edelman International Public Relations aconseja a sus clientes que no se preocupen de que los periodistas sólo lean el título del material mientras escuchan, porque los periodistas profesionales están acostumbrados a buscar información mientras escuchan. Sin embargo, el material debe diseñarse para leerse rápidamente y no ser extenso ni extenso. La empresa también pensó en proporcionar materiales de audio y vídeo a los periodistas. Para ello, asegúrese de que esté presente un fotógrafo profesional.
Los materiales de referencia generalmente deben incluir lo siguiente:
1. Puntos clave del tiempo de noticias involucrado en la conferencia de prensa;
2. desarrollo;
p>
3. Manual técnico - si el propósito de la conferencia de prensa es promocionar un nuevo producto o una nueva máquina;
4. el portavoz;
5, Otros como tarjetas de comunicación, tarjetas de presentación, etc. para que reporteros y editores contacten en el futuro.
También se debe prestar atención a las portadas de los comunicados de prensa y al material informativo, que deben incluir el logotipo de la empresa para crear conciencia pública.
7. Configuración de la sala
El tamaño de la sala utilizada para la conferencia de prensa depende principalmente de los fotógrafos que participan en la conferencia. Los fotoperiodistas de televisión ocupan más espacio que los fotoperiodistas de periódicos. Si las cámaras de televisión están al fondo de la sala, el portavoz de la empresa debe sentarse al frente de la sala; si a la reunión solo asisten periodistas, el portavoz puede sentarse entre los reporteros y pasar al frente cuando alguien hace una pregunta. . Cuanto más informal sea, más cerca estará el espacio del periodista, lo que facilitará la creación de una atmósfera amigable. Preste más atención al tamaño de la habitación. El gran espacio de la casa y el reducido número de personas dieron la impresión de que el contenido de la rueda de prensa tenía poco valor informativo. En lugar de esto, sería mejor estar en una sala más pequeña: la sala estaba llena y había algunas personas paradas en los pasillos, ¡dando la impresión de que debía haber noticias importantes! No se siente frente a un espejo, ventana u otro fondo reflectante para evitar que la lente se vea comprometida.