Sistema de gestión de oficinas
Para lograr objetivos de oficina rigurosos, eficientes, civilizados y cómodos y promover aún más la modernización, cientificidad y estandarización de la gestión de oficinas, este sistema está especialmente formulado.
Capítulo 1 Gestión de Oficina
Artículo 1 Día de Trabajo
Mantener un buen ambiente en el área de oficina es responsabilidad y obligación de cada empleado. La oficina integral supervisará y gestionará integralmente este trabajo de acuerdo con los dos puntos siguientes:
1. Cada empleado colocará los elementos necesarios en su lugar de trabajo de manera ordenada según la ubicación prescrita y mantendrá limpio el escritorio de la oficina. y ordenado está prohibido fumar durante este tiempo. En otros casos, las cenizas deben limpiarse inmediatamente después de fumar.
2. El personal de turno limpiará después de salir del trabajo por la tarde y limpiará los cestos de basura del día. El área de limpieza incluye el piso del área de oficinas, la sala del gerente general, la sala financiera y la mesa de café, el sofá y la mesa de conferencias en la sala de recepción. (Nota: enjuague el trapeador antes y después de trapear el piso y enjuague el cesto de basura después de vaciarlo)
Aquellos que violen las regulaciones serán multados con 20 yuanes al ser descubiertos.
Segunda Disciplina Laboral:
1. Durante las horas de trabajo, los empleados no deben salir o faltar al trabajo sin ningún motivo; no se les permite charlar, comer bocadillos, hacer ruidos fuertes, dormir; apagado, etc. para garantizar que el ambiente de la oficina sea tranquilo y ordenado.
2. Cuando trabaje, debe prestar atención a mejorar la eficiencia del trabajo y minimizar las llamadas telefónicas y chats personales. Está estrictamente prohibido leer libros, periódicos y revistas que no estén relacionados con el contenido del trabajo, chatear en línea. , jugar, etc.
3. Preste atención a la protección y conservación del medio ambiente, utilice la electricidad de forma racional, utilice los suministros de oficina con moderación y trate de no utilizar juegos de té desechables.
4. Los teléfonos, luces, máquinas de fax, fotocopiadoras, aires acondicionados, computadoras, dispensadores de agua y otros aparatos eléctricos deben usarse según las normas. Cada empleado debe apagar su computadora antes de salir del trabajo. El último empleado que sale de la empresa debe asegurarse de que las puertas, ventanas y luces estén cerradas.
5. Está estrictamente prohibido el ingreso de mercancías peligrosas al área de oficinas.
6. Cuando los documentos de trabajo de cada departamento son invalidados, es necesario romperlos; se deben establecer contraseñas en las computadoras de la oficina y en los documentos electrónicos importantes para mantenerlos confidenciales.
7. Durante la reunión, todos los participantes deberán apagar sus teléfonos móviles o ponerlos en modo silencio, y no podrán contestar llamadas a voluntad, para no afectar el desarrollo de la reunión.
Si se descubre alguna infracción, se impondrá una multa de 50 yuanes. Si la empresa sufre pérdidas por motivos personales, se le compensará según el precio.
Artículo 3 Reglamento de uso de ordenadores
Con el fin de fortalecer la gestión informática de la empresa, garantizar la seguridad y fluidez de la información de la red y el normal desarrollo de los distintos departamentos, utilizar los ordenadores de forma racional y aprovechar al máximo Uso de los recursos existentes. Este sistema está especialmente formulado. Este sistema se aplica al uso y gestión de ordenadores en todos los departamentos de la empresa.
1 Como departamento de planificación, construcción, gestión y mantenimiento de la red de la empresa, la oficina tiene derecho a supervisar y controlar el. operación de la red de la empresa. Cualquier departamento o individuo. No cambie la estructura de la red sin permiso.
2. Para administrar mejor la red y evitar inconvenientes como conflictos de IP, las personas tienen estrictamente prohibido cambiar la dirección IP y la puerta de enlace actualmente asignada por la oficina administrativa a voluntad. envíe la información a la oficina general a tiempo para su resolución.
3. El software informático de la empresa es administrado e instalado por la oficina o por personal autorizado. Los usuarios de ordenadores no pueden modificar, eliminar o instalar software ajeno al trabajo a voluntad.
4. Las responsabilidades de gestión informática se asignan a las personas: Para las computadoras asignadas a individuos o departamentos, los usuarios deben ser responsables de la seguridad e integridad del equipo. Si hay pérdida, daño causado por el hombre o daño causado por una operación incorrecta, el usuario lo restaurará o compensará según el precio.
5. Los ordenadores configurados para particulares deben mantener limpio el exterior del equipo, almacenar archivos internos de forma estandarizada y ordenada, y realizar copias de seguridad y mantenimiento diarios del sistema.
6. Computadoras y redes informáticas Los recursos son inversiones utilizadas por la empresa con fines laborales. Está estrictamente prohibido ver películas en línea, jugar juegos o descargar archivos no relacionados con el trabajo durante el horario laboral. Cualquier persona que juegue o entretenga durante el horario laboral será multada con 30 yuanes por hora para los empleados generales y 50 yuanes por hora para los gerentes y superiores. Si se le vuelve a encontrar, la multa se duplicará, y así sucesivamente.
7. Cuando existe una situación de uso grave que ocupa los recursos de la red, otros miembros del personal deben ser informados a tiempo o elegir otros momentos para solucionarlo para evitar afectar el trabajo normal del resto del personal.
8. La compra, uso y desguace de todos los sistemas informáticos de la empresa y equipos auxiliares relacionados (como impresoras, escáneres, equipos de red, etc.) deben ser revisados y aprobados por la oficina administrativa si la hay; es cualquier problema que no haya sido revisado por la oficina de uso de equipos informáticos sin obligación alguna de prestar ningún tipo de servicio de soporte para el mismo. La oficina es responsable de la compra y almacenamiento de computadoras, implementación de computadoras, mantenimiento y reemplazo de piezas de todos los equipos de cómputo, nadie puede desmontar, ensamblar o reemplazar ninguna pieza, accesorio o periférico sin la autorización y consentimiento de la oficina general. .
9. No está permitido el uso de discos externos, U, MP3, discos duros móviles y otros dispositivos de almacenamiento móviles a voluntad. Si es realmente necesario su uso, debe ser aprobado por el gerente del departamento. y ser escaneado primero en busca de virus para garantizar la seguridad.
10. Se debe mantener la confidencialidad comercial al utilizar computadoras y no se debe filtrar la información comercial de la empresa, el código fuente del software, el software, las bases de datos y otros documentos importantes de la empresa. Cualquier divulgación no autorizada a terceros está estrictamente prohibida. Si hay alguna infracción, la empresa asumirá la responsabilidad legal una vez descubierta.
Cuando a un empleado de la empresa se le permite utilizar ordenadores en la empresa, este sistema supone que el empleado acepta plenamente todos los términos estipulados. Si tiene alguna objeción a este sistema, deje de usar la computadora de inmediato y brinde las explicaciones pertinentes a los departamentos y personas a cargo correspondientes y solicite la exención del requisito de usar computadoras en la empresa.
Capítulo 2 Gestión de Asistencia
Artículo 4 Horario de Trabajo
1. Horario de Trabajo La empresa implementa un sistema de trabajo de seis días: de lunes a sábado son días hábiles; Cerrado los domingos y festivos nacionales. El horario de trabajo diario es: mañana: 7:30-11:30 tarde: 14:00-18:00. (Invierno: 8:00 a 12:00 a. m., 13:30 a 17:30 p. m.) Las tarjetas deben deslizarse a tiempo después de la llegada.
2. Llegada tardía: 7:30-8:00 am, 14:00-14:30 pm (invierno: 8:00-8:30 am, 13:30-14:00 pm) Si llega tarde tres o más veces al mes (incluidas tres veces), la empresa le avisará y le descontará 10 yuanes de su salario.
3. Tratamiento del ausentismo Si llega tarde más de media hora, se le contabilizará como ausentismo y se le descontará su salario del día en función del número de horas de ausentismo multiplicado por 200. Aquellos que estén ausentes del trabajo por más de tres días consecutivos (incluidos tres días) o que estén ausentes del trabajo por más de siete días en un año serán removidos de la empresa para revisión y no recibirán ningún salario ni beneficio durante el mes. y el período de revisión.
Artículo 5: Proceso de solicitud de licencia
Los empleados que soliciten licencia deben completar un formulario de solicitud de licencia con anticipación (excepto por enfermedad aguda) y enviarlo al gerente del departamento para su aprobación; La solicitud de licencia del gerente debe ser aprobada por el gerente general. Una vez que el gerente de departamento o el gerente general firma el formulario de solicitud de licencia, se envía a la oficina general para su archivo y se reflejará en las estadísticas de asistencia al final del mes.
Capítulo 3
Artículo 6 Reglamento sobre viajes de negocios
1 Durante el viaje de negocios, los empleados deben presentar un informe escrito del viaje de negocios a sus superiores inmediatos a través de Internet. todos los días, incluyendo:
A. lugar, horario y destino del viaje de negocios;
B cuestiones de gestión del viaje de negocios;
C. opiniones;
2. Después de regresar del viaje de negocios, dentro de una semana, envíe un "Informe de viaje de negocios" al gerente del departamento y al gerente general, incluido el trabajo completado durante el viaje de negocios, los problemas que ocurrieron y Problemas que han sido resueltos o aún por resolver. Presentarlo al gerente general junto con el formulario de reembolso, de lo contrario se considerará como gastos de viaje de negocios.
3. Los empleados en viajes de negocios deben regresar a la empresa inmediatamente después de completar sus tareas y no se les permite permanecer por ningún motivo ni manejar asuntos personales si realmente lo necesitan; para quedarse extra por motivos personales, deberán realizar los trámites de licencia con antelación, los gastos incurridos durante la estancia correrán a cargo de uno mismo
5. se debe notificar al gerente del departamento por teléfono a tiempo y se debe adjuntar un certificado válido al regresar a la empresa después de ser revisado por el gerente del departamento. Solo se pueden reembolsar los gastos de alojamiento y otros gastos necesarios durante la estadía;
6. Los gastos deben reembolsarse con facturas dentro de una semana después de la devolución. Aquellos que estén vencidos deben proporcionar una explicación razonable al departamento financiero. Si excede un mes sin una explicación razonable, las facturas no serán reembolsadas.
7. Los viajeros de negocios tienen estrictamente prohibido aceptar banquetes y obsequios de los clientes, y solo pueden aceptar comidas de trabajo. Si hay alguna infracción, una vez encontrada, además de una multa de 300 yuanes cada vez, se emitirá un aviso de crítica. Un total de tres veces dará lugar a la dimisión automática.
8. Los viajeros de negocios no pueden regalar artículos de la empresa a los clientes sin autorización, como software de la empresa, software antivirus, herramientas y otros artículos. Si hay una solicitud del cliente, debe pedir instrucciones al gerente del departamento, y el gerente del departamento debe pedirle instrucciones al gerente general. Si hay alguna infracción, la empresa responsabilizará a la parte y compensará las pérdidas de la empresa de acuerdo con. el precio, y hacer un aviso de crítica Un total de tres veces resultará en la renuncia automática.
8. Todos los empleados que se encuentren en viajes de negocios deben prestar atención al mantenimiento de la imagen empresarial y personal, no permitiéndose comportamientos o palabras que difamen o dañen la imagen de la empresa. Una vez que se descubra que el salario del mes en curso ha sido retenido tres veces en total, el empleado será despedido automáticamente.
Artículo 7: Reembolso de gastos de comunicación
1. Los viajeros de negocios de larga duración estacionados en otros lugares pueden solicitar un número local con la aprobación del director general.
2. Se utiliza principalmente para gastos incurridos al contactar a los clientes;
3 si se descubre fraude, se cancelarán las calificaciones de la persona para el reembolso de gastos de comunicación;
4. Los gastos deberán declararse inmediatamente después de regresar a la empresa de un viaje de negocios y se invalidarán cada dos meses.
Artículo 9: Reembolso por viajes de negocios
Las normas de reembolso por viajes de negocios se implementarán de acuerdo con las "Reglas de reembolso por viajes de negocios" originales
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1.1 Los empleados de la empresa deberán elegir el transporte ordinario cuando viajen por negocios. Coche o tren;
1.2. Los taxis se pueden utilizar con el permiso del director general en las siguientes situaciones:
A. El tiempo es urgente; C. No hay una zona de fácil transporte ni servicio de transporte.
1.3 Cuando los empleados reembolsen los gastos de viaje de negocios, deben presentar los recibos veraces. Después de la verificación, si se encuentra algún encubrimiento o informe falso, el empleado pagará todos los gastos durante el viaje de negocios. Quienes hubieren estado empleados por tres o más veces serán automáticamente despedidos.
2. Los siguientes gastos incurridos durante el viaje de negocios se reembolsarán de la siguiente manera:
a. Los gastos de envío y otros se presentarán con recibos de la Oficina de Correos y Telecomunicaciones. Los gastos necesarios incurridos para el envío de correo y telecomunicaciones, tareas oficiales especiales, contratación temporal de trabajadores, carruajes y caballos, etc., podrán enumerarse por separado e informarse de acuerdo con los comprobantes reales con la aprobación del gerente general
c. El flete del equipaje transportado con fines comerciales debe estar respaldado por un recibo de flete oficial.
3. No se permite el pago de horas extras en viajes de negocios, pero los salarios se calcularán según corresponda para viajes de negocios en días festivos.
4. El salario por tiempo de viaje de negocios se calcula desde la fecha de salida hasta la fecha de regreso a la empresa si el primer y último tiempo de viaje es de medio día pero inferior a un día, el salario. se pagará como un día; si el tiempo de viaje es inferior a medio día, el salario se pagará como medio día; Los gastos de transporte de los viajeros de negocios se pagarán en términos reales con base en los recibos de transporte.
Capítulo 4 Personal de Turno
Artículo 10
1. Son horas de turno los fines de semana o feriados;
Puntos clave de turno:
1) Manejar los problemas de los clientes durante las horas de trabajo
2) Manejar el trabajo sin terminar;
3) Manejar emergencias y emergencias después del horario laboral; >
4). Cuando el personal de servicio atienda llamadas de servicio, deberá registrar la hora de la llamada, la unidad, la persona que realizó la llamada, el problema atendido y el contenido principal;
5) Al recibir a los invitados de turno, deben registrar el tiempo de visita, la unidad, el visitante, el contenido principal y presentar opiniones sobre el manejo;
6). registro según normativa.
2. Regulaciones de servicio
1. Observe la disciplina de servicio, esté en servicio a tiempo y solicite permiso con anticipación para organizar reemplazos temporales. >2. Permanecer en servicio mientras esté de servicio Las posiciones se llevarán a cabo de acuerdo con las horas y regulaciones normales de viaje;
3. Hacer un buen trabajo en la prevención de robos, prevención de incendios y otros trabajos de seguridad durante el servicio. /p>
4. Sea entusiasta al recibir invitados y sea cortés con los extraños. Esté muy atento, sea bueno para identificar sus intenciones, comprenda lo apropiado y controle el contenido de la conversación;
5. Ante una emergencia, primero debe estar tranquilo y atreverse a asumir la responsabilidad. Por un lado, debe tomar medidas de emergencia con valentía para evitar retrasos, por otro lado, debe estar tranquilo y ser responsable. oportunamente o llame a la policía con el departamento de seguridad pública.
5. Preste atención a lo siguiente al responder llamadas de servicio:
1. Sea cortés: independientemente de si llama o se conecta, debe tomar la iniciativa de informar el nombre de la empresa, su puesto, y nombre si la otra parte no le informa, pregunte de forma cortés y clara;
2. Utilice un lenguaje civilizado y evite ser grosero, ansioso o emocional. o llamadas telefónicas largas, puede pedirle a la otra parte que lo repita nuevamente para verificar la exactitud.
4 Cuando se le solicite hacer una llamada telefónica al líder de la empresa, primero pregunte el nombre de la unidad de la otra persona. puesto y nombre, y si es necesario, responda cortésmente: "Espere un momento, lo comprobaré por usted". y luego ocúpese del asunto;
5. Para consultas y llamadas de consulta, sea amable. , cortés y responda de manera adecuada;
6. Excepto en caso de emergencia, infórmelas en cualquier momento, generalmente recopile el contenido de varias llamadas telefónicas e infórmelas de manera ordenada. >7 En los días feriados reglamentarios, el jefe de departamento de la empresa se hará cargo del turno, disponiéndose otro horario de trabajo previo consentimiento de los subordinados
Capítulo 5 Disposiciones complementarias
La revisión e interpretación de este sistema corresponde a la Dirección General. Las cuestiones no cubiertas se implementarán con referencia a otras normas, reglamentos o métodos emitidos por la empresa.
Artículo 12
Este sistema se implementará a partir de la fecha de su emisión.