El proceso completo de consulta y adquisición generalmente debe dividirse en seis etapas.
1. Etapa de preparación de la consulta En esta etapa se deben seguir los siguientes pasos: ?
1.1 Realizar el análisis del proyecto de adquisiciones. Después de aceptar el proyecto de adquisiciones encomendado por la unidad de adquisiciones, la agencia de adquisiciones centralizada debe realizar un análisis integral e integral del plan del proyecto de adquisiciones y el plan de adquisiciones propuesto por la unidad de adquisiciones desde varios aspectos como capital, tecnología, producción, mercado, etc. , para determinar un plan de adquisiciones científicas. Esté preparado con una lista completa de artículos de compra.
1.2 Desarrollar un plan de adquisiciones y determinar la lista de elementos de adquisición. Para el plan de adquisiciones que ha sido analizado y demostrado, la agencia de adquisiciones centralizada deberá realizar un análisis de demostración y viabilidad del proyecto de adquisiciones junto con la unidad de adquisiciones y los expertos pertinentes. Si es necesario, se organizarán las partes pertinentes para realizar inspecciones in situ del proyecto. unidad de adquisiciones y formular la decisión final del plan de adquisiciones, determinar la lista final de elementos de adquisición y aclarar los requisitos técnicos y comerciales relevantes.
1.3 Redactar una carta de consulta. La agencia de adquisiciones centralizada combinará las características del proyecto y preparará una investigación basada en el análisis y demostración del proyecto, la lista de proyectos de adquisiciones y los requisitos técnicos relevantes. ? Una carta de consulta completa debe incluir principalmente los siguientes contenidos: ? 1) Anuncio de consulta o carta de invitación a cotizar: incluida la introducción y el contenido del proyecto de adquisición, los requisitos de calificación de la unidad de cotización, el método y el tiempo para que la unidad de cotización lo obtenga. la carta de consulta y el precio de venta de la carta de consulta (si corresponde), requisitos de tiempo de cotización, ubicación de la cotización, método de cotización, persona de contacto e información de contacto, etc. 2) Requisitos del proyecto de adquisición: incluida la situación básica de la unidad de adquisición, los detalles y requisitos del proyecto de adquisición, la lista del proyecto de adquisición y los requisitos técnicos relacionados, las calificaciones de la unidad de cotización, los términos especiales del contrato, etc. 3) Instrucciones para la unidad de cotización: incluido el contenido principal de la carta de consulta, el proceso de implementación y los requisitos específicos del proyecto, los requisitos para la unidad de cotización, el formato y contenido de la cotización, el método de cotización y los requisitos de tiempo. y los métodos y principios para evaluar la cotización, Determinar los métodos y principios para cerrar la transacción, el método de adjudicación del contrato, etc. ? 4) Formato del contrato: incluidos los términos principales del contrato, el progreso del proyecto, los requisitos del período de construcción, el contenido del precio del contrato y los métodos de pago, los derechos y obligaciones de ambas partes del contrato, las normas y métodos de aceptación, la responsabilidad por incumplimiento del contrato. , métodos de resolución de disputas, métodos efectivos y plazos de validez y otros requisitos comerciales, etc. ? 5) Formato del documento de cotización: incluye principalmente cotización (o carta de cotización), formulario de cotización, descripciones de servicios y equipos principales, documentos de calificación y compromisos de servicio de la unidad de cotización, y contenido relacionado.
1.4 Confirmación de la carta de consulta. Una vez completada la preparación de la carta de consulta, debe enviarse a la unidad de compras para su revisión y confirmación. Solo puede imprimirse oficialmente después de que esté firmada por el representante legal o persona autorizada de la unidad de compras y sellada con el sello oficial. .
1.5 Invitar proveedores. Invitar a los proveedores relevantes a participar en la cotización de acuerdo con las calificaciones de los proveedores y los métodos de invitación determinados en la carta de consulta.
Los proveedores pueden ser invitados a través de métodos de invitación pública o limitada. 1) El método de invitación pública se refiere a la divulgación pública de información sobre adquisiciones en los medios de divulgación de información sobre adquisiciones gubernamentales designados por la agencia de gestión de adquisiciones gubernamentales (el Ministerio de Finanzas o el departamento de finanzas provincial o municipal), publicando el anuncio de la investigación (o cotización). carta de invitación), y en términos generales invitar a Una manera para que los proveedores interesados en participar presenten una cotización. ?2) El método de invitación limitada se refiere a un método en el que se seleccionan aleatoriamente tres o más proveedores relevantes de la base de datos de información de proveedores de adquisiciones gubernamentales y se les invita a venir y cotizar mediante el envío de cartas de invitación escritas.
1.6 Realizar la precalificación. La precalificación de los proveedores interesados en participar en las cotizaciones implica principalmente la revisión de los documentos de calificación pertinentes presentados por ellos, incluida la revisión de la calificación básica y la revisión de la calificación profesional. Si se adopta el método de invitación limitada, no se requiere precalificación.
1.7 Emitir una carta de consulta. Emitir una carta de consulta a los proveedores que hayan pasado la revisión de calificación y cumplan con los requisitos del proyecto.
1.8 Establecer un grupo de consulta. El equipo de consulta es el principal responsable de evaluar de forma independiente las cotizaciones proporcionadas por cada proveedor de acuerdo con las disposiciones de la carta de consulta. El equipo de investigación generalmente está compuesto por representantes de la unidad de adquisiciones, representantes de la agencia de adquisiciones centralizada y expertos relevantes. El número de miembros es un número impar de tres o más, de los cuales el número de expertos debe representar más de dos. tercios.
1.9 Elaborar métodos y documentos de evaluación. Los métodos y documentos de evaluación son materiales relevantes para que los utilicen los miembros del equipo de investigación durante el proceso de evaluación y para que la agencia de adquisiciones centralizada determine la transacción, incluidos los estándares de evaluación, los métodos de evaluación, los principios para determinar la transacción, etc.
2. Etapa de consulta y evaluación. En esta etapa se deben seguir los siguientes pasos:
2.1 Cotización pública. Cada proveedor deberá presentar un documento de cotización a la agencia de adquisiciones centralizada dentro del tiempo especificado. Se deberá incluir una cotización final inmutable en el documento de cotización a la vez para garantizar una competencia leal. Los documentos de cotización deben presentarse en forma sellada y, por lo general, no se aceptan cotizaciones por fax o teléfono. Una vez enviado el documento de cotización, el proveedor no deberá modificar el documento de cotización. La agencia de adquisiciones centralizada debe designar una persona dedicada (dos o más personas) para recibir los documentos de cotización antes de la fecha límite de cotización y conservarlos adecuadamente, y debe negarse a aceptar cotizaciones presentadas después de la fecha límite.
Después de la fecha límite de cotización, la agencia centralizada de adquisiciones debe realizar una ceremonia pública para hacer públicas las cotizaciones en las hojas de cotización en los documentos de cotización proporcionados por cada proveedor. La ceremonia pública de cotización debe invitar a participar a representantes de la unidad de adquisiciones, representantes de proveedores, representantes de la parte supervisora (agencias de inspección y supervisión disciplinaria o agencias de supervisión y gestión de adquisiciones gubernamentales) y expertos técnicos de campos relevantes, miembros y personal del equipo de investigación. Participar en el acto público de cotización.
2.2 El equipo de investigación revisa los documentos de cotización. Todos los miembros del equipo de investigación revisan los documentos de cotización de cada proveedor, revisando principalmente la integridad de cada documento de cotización, la total capacidad de respuesta al plan de adquisiciones, las calificaciones y calificaciones de la unidad de cotización, etc., para determinar la validez de la cotización. documentos.
Durante el proceso de revisión, asegúrese de que cada documento de cotización reciba un trato justo.
2.3 El equipo de investigación realiza una evaluación integral. El equipo de investigación realizará una evaluación integral de la cotización de cada proveedor. La evaluación se basará principalmente en la carta de consulta, los métodos y documentos de evaluación y los criterios preestablecidos para evaluar la transacción, etc., y garantizará que la cotización presentada por. cada unidad de cotización recibe un trato justo. Durante el proceso de revisión y evaluación integral de los documentos de cotización, el equipo de investigación no negociará con un determinado proveedor con respecto a su cotización.
2.4 El equipo de investigación recomienda proveedores previos al acuerdo. El equipo de investigación selecciona una lista de proveedores previos a la transacción basándose en una evaluación integral. En circunstancias normales, el proveedor que concluye la transacción debe ser el proveedor que cumpla con los requisitos de adquisición, tenga la misma calidad y servicio y tenga la cotización más baja.
2.5 El equipo de investigación emite un informe de resultados de la consulta. El equipo de investigación emitirá un informe de resultados de la investigación a la agencia de adquisiciones centralizada.
El informe de resultados de la consulta incluye principalmente: la fecha y el método de emisión del anuncio de la consulta (carta de invitación a cotizar), la lista de proveedores que respondieron a la consulta y obtuvieron la carta de consulta, la fecha y ubicación de la cotización y evaluación, la lista de miembros y personal del equipo de investigación, registros de cotizaciones, métodos y estándares de evaluación, calificaciones de cotizaciones, estado de revisión de cumplimiento, lista de proveedores con cotizaciones no válidas y explicaciones de motivos, registros de evaluación, estado de evaluación integral, recomendaciones del equipo de investigación para finalizar el trato, etc. .
2.6 Determinar el proveedor de la transacción. La agencia de adquisiciones centralizada determina el proveedor para la transacción final con base en el informe de resultados de la investigación del equipo de investigación y la lista de unidades previas al contrato recomendadas, y de acuerdo con la carta de consulta, los métodos y documentos de evaluación y los principios preestablecidos. para determinar la transacción.
2.7 Emitir la notificación del resultado de la consulta. La agencia de adquisiciones centralizada emite un aviso de resultado de la investigación (aviso de transacción) al proveedor que concluye la transacción y notifica a todos los proveedores que participan en la cotización de los resultados de la evaluación. También se debe enviar una copia del aviso de resultado de la investigación (aviso de transacción) a la unidad de compras y presentarlo a la autoridad de supervisión y gestión de adquisiciones gubernamentales para su registro. Los resultados de la transacción se anunciarán en los medios designados.
2.8 Firmar el contrato de compra. La agencia de adquisiciones centralizada organizará a las partes de oferta y demanda (refiriéndose al proveedor y la unidad de adquisiciones, lo mismo a continuación) para realizar intercambios técnicos y comerciales y negociar y firmar un contrato de adquisiciones dentro del tiempo especificado en la carta de consulta. La negociación y firma de contratos públicos debe realizarse bajo los principios de apertura, equidad, imparcialidad, honestidad, credibilidad y beneficio mutuo, y debe respetar estrictamente las leyes, reglamentos y sistemas de contratación pública pertinentes del país. La negociación y firma del contrato de adquisición se llevará a cabo estrictamente de acuerdo con los contenidos relevantes, como la carta de consulta, el documento de cotización del proveedor y otros contenidos relevantes, y no violará los resultados de la consulta ni el precio de la transacción. El contrato de adquisición es firmado por las partes de la oferta y la demanda. La agencia de adquisiciones centralizada actúa como parte confirmante del contrato y revisa y confirma el contrato firmado formalmente por ambas partes. Después de ser certificado ante notario, se informa al notario. autoridad de supervisión y gestión de adquisiciones gubernamentales para su registro.
3. Etapa de implementación del proyecto. La etapa de implementación del proyecto es la etapa de ejecución del contrato. En esta etapa, las partes de oferta y demanda desempeñan sus respectivas responsabilidades y obligaciones de acuerdo con el contrato de adquisición vigente y bajo la supervisión de la agencia de adquisiciones centralizada generalmente no se permiten cambios durante la ejecución del contrato. las partes de oferta y demanda deben negociar y resolver de acuerdo con los términos pertinentes del contrato, y presentarlo a la agencia de adquisiciones centralizada para su revisión y confirmación de acuerdo con los procedimientos de firma del contrato para las negociaciones que impliquen cambios importantes, las partes de oferta y demanda. será aplicable y organizado por la agencia centralizada de adquisiciones; para los cambios que se hayan acordado, se firmará un acuerdo complementario por escrito;
4. Etapa de aceptación del proyecto. Una vez finalizados todos los proyectos, para comprobar los resultados de las adquisiciones y el desempeño de los proveedores, se debe organizar una aceptación general de la finalización del proyecto. La base para la aceptación será el contrato del proyecto y las normas de calidad nacionales pertinentes (la base y las normas para la aceptación se estipularán de antemano en el contrato). La aceptación de la finalización generalmente debe ser organizada por la unidad de compras; para algunos proyectos más grandes o más complejos, la agencia de adquisiciones centralizada debe formar un equipo de aceptación del proyecto, y el equipo de aceptación debe realizar la aceptación para algunos proyectos especiales, el gobierno provincial; con calificaciones de inspección deben aplicarse. Y los departamentos de inspección de calidad pertinentes a nivel provincial o superior organizan la aceptación.
El procedimiento de aceptación de la agencia de adquisiciones centralizada debe ser: el proveedor (proveedor de transacciones) primero envía un informe de solicitud de aceptación al demandante (unidad de compras), y el proveedor revisa el informe de solicitud de aceptación presentado por el demandante. Se llevará a cabo una inspección preliminar del proyecto terminado cuando se confirme que está calificado, el informe de solicitud de aceptación debe firmarse y sellarse y luego enviarse a la agencia de adquisiciones centralizada para su revisión después de la revisión por parte de la agencia de adquisiciones centralizada. , si cree que se han cumplido las condiciones para la aceptación, se debe formar un equipo de aceptación para organizar la aceptación. El equipo de aceptación generalmente está compuesto por representantes de la oferta y la demanda, representantes de agencias de adquisiciones centralizadas y agencias de inspección de calidad relevantes. y expertos técnicos de los campos pertinentes (el número de expertos no será inferior a dos tercios del número total).
Si el proyecto pasa la inspección de aceptación, la unidad de compras o el equipo de aceptación emitirá un informe de aceptación de finalización del proyecto. El informe de aceptación deberá estar firmado por los miembros del equipo de aceptación y sellado con ambas partes del suministro y. demanda, la agencia de adquisiciones centralizada, y El sello oficial de la agencia de inspección de calidad correspondiente. Una vez que se forma el informe de aceptación, entra en vigor y tiene fuerza vinculante unánime tanto para el proveedor como para el comprador. Si el informe de aceptación falla, el proveedor deberá realizar correcciones dentro de un plazo después de que se califique la corrección y se cumplan las condiciones de aceptación. , el equipo de aceptación organizará la aceptación.
5. Etapa de liquidación de la contratación y preparación del documento de contratación.
5.1 Liquidación de la contratación.
Una vez completada la aceptación del proyecto, la agencia centralizada de adquisiciones se encargará de los procedimientos de pago del contrato basándose en el informe de aceptación y las condiciones y métodos de pago estipulados en el contrato de adquisición; el departamento de gestión de fondos de adquisiciones gubernamentales pagará los fondos de adquisiciones a los proveedores de acuerdo con ello; a los procedimientos de pago de la agencia centralizada de adquisiciones y llevar a cabo el procesamiento de contabilidad de liquidación de fondos de adquisiciones gubernamentales.
5.2 Disposición de los documentos de contratación. De conformidad con las disposiciones pertinentes de la "Ley de Contratación Pública" sobre la gestión de los documentos de contratación, la agencia de contratación centralizada organiza los documentos y materiales de todo el proceso de consulta y contratación, recopila archivos de contratación y resume e informa periódicamente la información sobre contratación pública. .
6. Etapa de servicio postventa. Esta etapa es la última etapa de las actividades de adquisición de investigación. En esta etapa, tanto la parte de oferta como la de demanda deben continuar desempeñando sus respectivas responsabilidades y obligaciones de acuerdo con las disposiciones del contrato; la agencia de adquisiciones centralizada debe coordinar y resolver la ejecución del contrato; procesar de manera oportuna de acuerdo con las regulaciones del sistema de adquisiciones gubernamentales y los términos del contrato. Supervisaremos e inspeccionaremos el cumplimiento del contrato por ambas partes, especialmente el servicio postventa del proveedor, hasta que expire el contrato. Durante todo el proceso de implementación de la contratación por investigación, las agencias de contratación centralizadas y las unidades de contratación deben aceptar conscientemente la supervisión de la inspección y supervisión disciplinaria, los departamentos de supervisión y gestión de la contratación pública y, cuando sea necesario, se debe realizar una certificación notarial.
Información ampliada
Compras se refiere a una empresa en la que una empresa obtiene productos o servicios del mercado de suministro como recursos empresariales bajo ciertas condiciones para garantizar el desarrollo normal de la producción y el negocio de la empresa. actividades empresariales. Se refiere a una actividad empresarial en la que individuos o unidades obtienen productos o servicios del mercado de suministro como recursos propios bajo ciertas condiciones para satisfacer sus propias necesidades o asegurar el normal desarrollo de la producción y las actividades comerciales.
(1) La denominada adquisición es el proceso de obtención de recursos del mercado de recursos.
Los proveedores que pueden proporcionar estos recursos forman un mercado de recursos. Para obtener estos recursos del mercado de recursos, se debe utilizar la adquisición. En otras palabras, la función básica de la adquisición es ayudar a las personas a obtener los diversos recursos que necesitan del mercado de recursos.
(2) La adquisición es tanto un proceso de flujo de negocios como un proceso logístico.
La función básica de la adquisición es el proceso de transferir recursos de los proveedores en el mercado de recursos a los usuarios. En este proceso, el primero es transferir la entidad material de los recursos de las manos de los proveedores a las manos de los usuarios. El primero es un proceso de flujo de negocios, que realiza principalmente la transferencia de propiedad de productos básicos a través de transacciones de productos básicos e intercambios equivalentes. Este último es un proceso logístico que utiliza principalmente medios como transporte, almacenamiento, embalaje, carga y descarga, procesamiento de circulación, etc. para lograr una combinación completa de la ubicación espacial y temporal de los productos, los cuales son indispensables. Sólo cuando estos dos aspectos se cumplan plenamente se considerará completo el proceso de adquisición. Por tanto, el proceso de adquisiciones es en realidad la unificación del proceso de flujo de negocios y el proceso logístico.
(3) La contratación es una actividad económica
En todo el proceso de contratación, por un lado, se obtienen recursos a través de la contratación para garantizar el buen progreso de la producción normal de la empresa. Estos son los beneficios de la adquisición; por otro lado, también se producirán varios gastos durante el proceso de adquisición, que es el costo de adquisición. Debemos perseguir la maximización de los beneficios económicos de las adquisiciones, lo que significa reducir constantemente los costos de adquisiciones y obtener los máximos beneficios con el mínimo costo. Para lograrlo, la clave es luchar por la adquisición científica. La contratación científica es la fuente básica de beneficios para maximizar los intereses económicos de las empresas.
Proceso de compra
Recopilar información, consultar, comparar precios, negociar, evaluar, solicitar muestras, decidir, requisición, pedido, coordinación y comunicación, agilizar, inspección de entrada de mercancías, clasificación de pagos.
Cálculo de la cantidad de compra: La cantidad a comprar en este período = la demanda de producción en este período, el inventario no reservado en este período - el inventario estimado en el período anterior - la cantidad comprada en el período anterior pero no almacenar
¿Cómo? Reducir razonablemente los costos de adquisición: hacer planes de adquisición razonables con anticipación, verificar las condiciones actuales del mercado y comprender los factores y eventos que afectan los costos. Busque adecuadamente cotizaciones de múltiples fabricantes calificados, prepare un precio base o presupuesto y utilice sus habilidades de negociación. Luego, elija un fabricante con un precio adecuado para firmar un contrato y aprovechar descuentos por cantidad o por pronto pago.
Composición del precio de compra: coste del proveedor, especificaciones y calidad, relación de oferta y demanda de los materiales adquiridos, temporada de producción y calendario de compra, condiciones de entrega y condiciones de pago.
Los componentes del costo de los bienes comprados: métodos de ingeniería o fabricación, herramientas y equipos especiales necesarios, costos de materiales directos e indirectos, costos de mano de obra directa e indirecta, gastos generales de fabricación o gastos de subcontratación, tarifas e impuestos de marketing, ganancias.
Cuál es el precio adecuado: El precio de compra debe basarse en el objetivo más alto de alcanzar el precio adecuado. El comprador debe analizar el estado de calidad y los cambios de precio de los materiales de acuerdo con los requisitos de adquisición y las condiciones del mercado. y se compran materiales de alta calidad y bajo precio.
Cómo juzgar si el precio de compra es razonable: realizar análisis de costos, análisis de precios, estudios de mercado y cotizaciones de múltiples fabricantes.
Cómo encontrar proveedores: utilice información existente, convocatorias públicas, presentaciones de pares, lea publicaciones profesionales, asociaciones o empresas de consultoría de adquisiciones profesionales y asista a exposiciones de productos.
Clasificación de proveedores: proveedores de materias primas, pequeños proveedores de servicios, proveedores temporales.
Criterios para proveedores calificados: excelentes líderes empresariales, gerentes de alta calidad, grupos de empleados estables, buena maquinaria y equipo, buena tecnología y buenos sistemas de gestión.
Cómo analizar proveedores: precio, calidad, servicio, ubicación, política de inventario, flexibilidad.
Conocimientos profesionales, criterio, sentido de responsabilidad, perspectiva temporal, elocuencia.