1. Sistema de responsabilidad laboral para el personal de archivos
1. Trabajar duro para aprender teoría política y conocimientos profesionales, y mejorar continuamente las habilidades comerciales y los niveles de gestión. Sea leal a sus deberes, respete las disciplinas, participe activamente en diversos tipos de capacitación empresarial de archivos en todos los niveles y obtenga certificados de calificación laboral mediante exámenes.
2. Implementar concienzudamente la "Ley de Archivos de la República Popular China" y sus medidas de implementación y el "Reglamento sobre el Trabajo de Archivos de la Provincia de Hubei", implementar las leyes y regulaciones del partido, el país y este sistema (industria) relacionado con el trabajo de archivos, e implementar concienzudamente las reglas y regulaciones de gestión de archivos de la unidad. Cualquier incumplimiento del deber que resulte en daño, pérdida, fuga, copia no autorizada de archivos, etc. deberá ser reportado al líder de manera oportuna, y la responsabilidad administrativa o penal de las partes y líderes directos será investigada de acuerdo con el Ley de Archivos y normativa pertinente.
3. Familiarizarse con el trabajo comercial de esta unidad y este sistema, comprender el proceso de formación de diversos documentos y materiales de la unidad y dominar el método de clasificación, el alcance de la presentación y el período de almacenamiento.
4. Hacer un buen trabajo en la recopilación, clasificación, organización y catalogación de archivos, garantizando la integridad de los archivos, mejorando la calidad de los archivos, esforzándose por cumplir con los requisitos de estandarización y estandarización y realizando gradualmente la modernización. de gestión de archivos.
5. Trabajar con otros miembros del equipo de evaluación para evaluar periódicamente los archivos almacenados en el interior, evaluar y analizar cuidadosamente los archivos que han llegado al período de almacenamiento, presentar opiniones de destrucción para los archivos que han perdido su conservación. valor y preparar una lista de destrucción, escribir un informe de identificación y análisis y, después de la aprobación del liderazgo, trabajar con el personal relevante para destruirlo de manera seria y responsable.
6. Mantener el almacén limpio y ordenado y colocar los documentos de forma ordenada. Haga un buen trabajo en las "ocho precauciones" de los archivos e insista en buenos registros de temperatura y humedad y control de la humedad. Verifique periódicamente el estado del almacenamiento de archivos, verifique periódicamente la información de los archivos, mantenga registros, maneje los accidentes en el almacenamiento y la protección de archivos de manera oportuna, garantice la integridad y seguridad de los archivos y maximice la vida útil de los archivos.
7. Desarrollar herramientas de búsqueda científica, estar completamente familiarizado con la situación del almacenamiento, proporcionar activamente materiales de archivo, hacer un buen trabajo en los servicios de consultoría y utilización de archivos, implementar estrictamente el sistema de confidencialidad, insistir en el préstamo y el registro. y centrarse en recopilar y utilizar efectos e información. Comentarios, compilar ejemplos de resultados de utilización e información de perfil.
8. Desarrollar activamente recursos de información de archivo, utilizar archivos conservados y compilar algunos materiales de archivo valiosos para satisfacer las necesidades de diversas empresas.
9. Hacer un buen trabajo en estadísticas de archivos, establecer un libro de contabilidad estadístico y presentar con prontitud y precisión informes estadísticos de archivos anuales y otras estadísticas de encuestas al departamento de gestión de archivos.
10. Mientras hacemos un buen trabajo en la gestión de archivos dentro de la unidad, también debemos supervisar, inspeccionar y guiar el trabajo de archivos de varios departamentos y unidades subordinadas dentro de la unidad.
En segundo lugar, el sistema de almacenamiento de archivos
1. Los archivos deben ser administrados por personal dedicado, y el personal que no sea administrador de archivos no puede abrir cajas de archivos y archivadores a voluntad.
2. No se le permite utilizar su trabajo para extraer o revisar documentos para otros sin autorización, y no se le permite difundir e introducir documentos, contenido de información y lugares de almacenamiento.
3. Administre los archivos de manera científica y devuélvalos a su ubicación original en cualquier momento; los archivos están ordenados según el período de almacenamiento y el año, y la información está ordenada por categoría.
4. Las cajas de archivos y archivadores están numerados de manera uniforme, comenzando desde la puerta, numerando de izquierda a derecha y de arriba a abajo.
5. Para mantener la seguridad de los archivos, cada gabinete debe mantenerse ordenado y debe contener agentes antifúngicos y repelentes de insectos.
6. Cuando el personal de archivos sea transferido, deberá pasar por los procedimientos de traspaso antes de renunciar.
3. Sistema de seguridad de documentos:
1. El personal de archivos debe cumplir estrictamente con las disciplinas, guardar secretos y no se le permite ampliar el alcance de los archivos sin autorización ni filtrar el contenido de ellos. archivos.
2. Implantar estrictamente el sistema de préstamo de documentos y mejorar los procedimientos para que todo sea infalible.
3. Los documentos e información confidenciales no se almacenarán en lugares que no sean propicios para la confidencialidad.
4. No está permitido extraer ni copiar el contenido de archivos sin autorización, y no está permitido llevar documentos y archivos confidenciales a casa o a lugares públicos para su revisión sin permiso.
5. No podrán intervenir documentos confidenciales en llamadas telefónicas ordinarias, telegramas claros o comunicaciones.
IV.Sistema de transferencia de documentos:
1. La oficina de archivos deberá trasladarlos a la oficina superior de archivos de acuerdo con la normativa pertinente.
2. Los archivos transferidos incluyen todos los archivos de diversas categorías y soportes con valor de conservación permanente y a largo plazo, como archivos de documentos, archivos especiales, archivos de conferencias, etc.
3. Al transferir archivos, las herramientas de búsqueda como el catálogo, el historial de la organización, la compilación de documentos y los materiales de referencia deben entregarse juntos.
4. Las partes en la entrega deberán verificar según el catálogo de entrega y firmar y sellar los documentos de entrega.
5. Cuando el personal de archivos es transferido, también debe pasar por los procedimientos de traspaso anteriores y solo puede dejar sus puestos después de haber sido certificado por el líder a cargo de los caracteres chinos tradicionales.
V. Sistema de Archivo de Documentos
1. Documentos diversos y otros materiales relacionados, grabaciones de audio y video, fotografías, mensajes, etc. que sean valiosos para la conservación y se formen y utilicen en las actividades laborales de este departamento. Debería archivarse.
2. Los diversos documentos y materiales con valor de conservación deben recopilarse en su totalidad de acuerdo con el plan de clasificación de archivos del departamento y archivarse por separado por los archiveros y cada oficina.
3. Cada año, los materiales documentales con valor de conservación se organizan en papel de acuerdo con el "año" y las reglas y características de formación de documentos, manteniendo la conexión orgánica entre los documentos, la clasificación precisa y la organización razonable.
4. La presentación debe redactarse en materiales estandarizados, en el orden correcto, con contenidos y números de páginas claros, escalares precisos y concisos, división precisa de los períodos de almacenamiento y encuadernación limpia y hermosa de los archivos.
5. Los documentos y archivos deben presentarse antes de finales de abril del próximo año, y otros archivos deben presentarse según lo programado de acuerdo con las regulaciones pertinentes. Los documentos y archivos deben transferirse a la oficina de archivos antes de junio del año siguiente, y otros tipos de archivos deben transferirse de acuerdo con las normas pertinentes.
6. Los expedientes archivados en cada oficina deberán ser ordenados y trasladados a la sala de archivos. Ambas partes comprobarán y comprobarán según el catálogo de entrega y realizarán los trámites de firma. La oficina de archivos debe realizar inspecciones de calidad de los archivos de la cuenta de conciliación, registrarlos y catalogarlos oportunamente y colocarlos en los estantes.
7. La oficina de archivos deberá supervisar, inspeccionar, orientar y ayudar en el archivo de documentos y otros archivos.
6. Sistema de estadísticas de archivos:
1. Establecer y mejorar las estadísticas de archivos científicos para reflejar con precisión la cantidad, calidad y gestión de los archivos de la unidad.
2. Establecer estadísticas físicas y cuentas de registro como archivos, datos, equipos, etc. para asegurar cifras precisas.
3. Cumplir con el trabajo básico de las estadísticas de archivo, hacer un buen trabajo en el registro de datos originales y prestar atención a la acumulación de datos estadísticos.
4. Realizar una inspección exhaustiva de todos los archivos cada año y mantener registros detallados.
5. Darse cuenta gradualmente de la integridad del trabajo estadístico, estandarizar la clasificación estadística y estandarizar el trabajo estadístico básico.
7. Desarrollo y utilización de archivos
1. Aprovechar al máximo los archivos al servicio de la educación y la enseñanza.
2. Al acceder a los archivos, los archivos deben mantenerse limpios y ordenados, y está estrictamente prohibida su alteración.
3. El uso de archivos debe registrarse a tiempo.
8. Inspección y Evaluación
1. El trabajo de archivos debe estar incluido en los planes de trabajo de la escuela y el departamento, y estar incluido en las responsabilidades y estándares de trabajo del personal relevante.
2. Esta norma será inspeccionada exhaustivamente por la Oficina del Centro Municipal de Servicios Comunitarios cada año y se utilizará como base para la evaluación de los departamentos y el personal pertinentes.