Una breve discusión sobre la gestión de costos de adquisiciones.
Resumen: A partir del análisis de los costos de adquisiciones, se discuten los pasos del control de costos de adquisiciones. Una excelente gestión de los costos de adquisición radica en la adopción de métodos de control de costos que sean adecuados a la situación real de la empresa. Sólo resolviendo correctamente los elementos clave del control de costos puede una empresa establecer una ruta de desarrollo estable y a largo plazo y una posición competitiva.
Palabras clave: adquisiciones; gestión de costos; selección de métodos de control
Número de clasificación de la biblioteca china: F270 Código de identificación del documento: A Número de sección: 1008-4428 (2013) 10-20-02.
La compra es un proceso de transacción en el que las empresas, en condiciones de economía de mercado, seleccionan los canales, métodos, calidad, precio y oportunidad de los objetos de adquisición para obtener bienes o servicios, y convierten los fondos monetarios en materia. La adquisición no es sólo un comportamiento de compra, sino también todo el proceso, desde la predicción del mercado, pasando por las transacciones de productos básicos, hasta que los bienes o servicios adquiridos se transfieren al comprador.
En todo el proceso de adquisición, por un lado, los recursos se obtienen a través de la adquisición, lo que garantiza el buen progreso de la producción normal de la empresa. Este es el beneficio de la adquisición, por otro lado; Durante el proceso de adquisición, también ocurrirán varios problemas. Este es el costo de compra. Queremos maximizar los beneficios económicos de las adquisiciones, es decir, reducir continuamente los costos de adquisiciones y obtener los máximos beneficios con el mínimo costo. Para lograrlo, la clave es luchar por la adquisición científica. La contratación científica es la fuente básica de beneficios para que las empresas maximicen sus beneficios económicos.
1. Análisis de costos de adquisición
Los costos de compra representan una gran proporción de los costos totales de varias empresas y son una parte importante del control de costos empresariales. La clave para la composición de los costos de adquisición es distinguir entre costos restringidos y costos amplios.
(1) Costos de compra en sentido estricto
Los costos de compra en sentido estricto incluyen costos obvios del proceso de pedido (incluido el costo de obtener bienes y ordenar gastos comerciales, etc.), así como el inventario afectado por compras, costos de mantenimiento y costos de desabastecimiento inoportuno. Sin embargo, los costes de adquisición en sentido estricto no incluyen los precios de los materiales.
1. Los costos de los pedidos se refieren a diversos costos incurridos en el proceso de llegar a un contrato de compra con los proveedores y emitirles pedidos para completar las actividades de la transacción. Algunos de estos costos no están directamente relacionados con la cantidad o cantidad del pedido, como el costo de establecer una agencia u oficina de compras, que se denomina costo fijo del pedido, la otra parte cambia con el cambio de cantidad; o cantidad del pedido, como turismo, servicios postales, comunicaciones, catering, etc., se denominan costes variables del pedido.
2. Los costos de mantenimiento se refieren a los gastos incurridos para mantener inalterada la cantidad y naturaleza de los bienes y materiales. También se puede dividir en costos fijos y costos variables. Los primeros, como la depreciación de almacenamiento, la mano de obra de almacenamiento, etc. ; estos últimos, como ocupación de capital, daños y deterioros materiales, primas de seguros e impuestos, etc.
No se deben subestimar los costos de mantenimiento, ya que a menudo representan la mayor parte del costo de compra. Los costos de mantenimiento anual suelen variar mucho, oscilando entre el 9% y el 50%. Las empresas de supermercados generalmente representan alrededor del 20%, lo que depende principalmente de la política de inventario del supermercado.
3. Los costos por falta de existencias se refieren a las pérdidas causadas por retrasos continuos en el suministro en las adquisiciones, como esperas de producción, paros laborales, retrasos en la entrega, pérdida de oportunidades de ventas, pérdida de clientes, etc.
(2) Costos de adquisición en un sentido amplio
Los costos de adquisición en un sentido amplio son los costos generales de adquisición, que también pueden denominarse costos de adquisición estratégicos. Se refiere a todos los costos relacionados con la adquisición de productos y materiales a lo largo del ciclo de producción del material. Por ejemplo, el costo de la investigación de mercado de adquisiciones, el costo de la toma de decisiones de adquisiciones, el costo de los proveedores que participan en el desarrollo del producto y el aumento o pérdida de costos causados por los proveedores que participan en la entrega, el inventario, la producción, la inspección de calidad y el servicio posventa. y otras etapas.
El control y análisis de los costes de adquisiciones se centran principalmente en los costes generales de adquisiciones, con el objetivo final de reducir los costes generales de adquisiciones.
Según las diversas funciones del costo general, el costo general se puede dividir en los siguientes costos:
1. Costos en los que se puede incurrir debido a la selección y participación del proveedor. incluyendo principalmente el impacto Mayores costos causados por materias primas y repuestos en función de las especificaciones del producto y niveles técnicos, gastos incurridos en auditorías de proveedores en todos los niveles, gastos incurridos en el proceso de identificación de materias primas o piezas, impactos y pérdidas causadas por materias primas no calificadas; y partes.
2. El coste del proceso de contratación.
Incluye principalmente el precio de compra de los productos básicos y los costos de proceso; los costos de procesamiento de documentos, el tipo de cambio y los gastos por intereses causados por las condiciones de pago, los costos de transporte de materiales y seguros, etc.
3. Costos de adquisiciones incurridos durante las operaciones. Si se reciben tarifas de envío; costos de inventario de seguridad, intereses de inventario; costos de devolución, embalaje y transporte causados por productos de calidad inferior, costos de inventario de materias primas y repuestos, etc.
4. Costos de adquisición en el control de calidad. Incluyendo la revisión y confirmación del sistema de calidad del proveedor; tarifas de inspección; el impacto de los productos no conformes en la producción y la entrega y los costos de devolución causados por los productos no conformes;
2. Desarrollar un plan de control de costos de adquisiciones.
El objetivo final del personal de adquisiciones es reducir el costo general de adquisiciones. Después de analizar el costo general de adquisiciones, se debe formular un plan práctico de control de costos de adquisiciones. Cada paso del plan de control de costos de adquisiciones afecta directamente la realización del efecto de control.
(1) Análisis de factores internos y externos que afectan la formación y cambio de los costos de adquisición.
Primero, basándose en el sentido estricto de los costos de adquisición, analice los posibles factores que afectan los pedidos. costos, costos de mantenimiento y costos de desabastecimiento. Luego analice cuidadosa y rigurosamente los factores del precio de oferta.
(2) Formular estándares de costos de adquisición
Los estándares de costos, como criterios para el control de costos, generalmente se expresan como varios indicadores en el plan de costos, y lo mismo ocurre con los costos de adquisición. control. Partiendo del concepto de coste global de adquisiciones, las diferentes empresas necesitan desarrollar una serie de estándares específicos en función de sus situaciones reales. Hay tres formas de determinar estos criterios.
1. Método de descomposición de los indicadores del plan. Es decir, descomponer indicadores grandes en indicadores pequeños. Al descomponerse, se puede descomponer por departamento, unidad o por diferentes productos y etapas de proceso o partes de varios productos. Si es más detallado, también se puede desglosar por proceso.
2. Ley de Presupuestos. Se trata de establecer normas de control mediante la formulación de presupuestos. Algunas empresas básicamente formulan presupuestos de gastos a corto plazo (como mensuales) basados en planes trimestrales de producción y ventas y planes de compras, y lo utilizan como estándar para el control de costos. Comprar de esta manera requiere un enfoque realista para presupuestar y ajustar.
3. Método de cuotas. Es establecer cuotas y límites de gastos y controlar estas cuotas y límites como normas. En una empresa, se deben establecer cuotas siempre que se puedan establecer cuotas, como cuotas de consumo de materiales, cuotas de horas de trabajo, etc. El método de control de cuotas favorece la concreción y la estandarización del control de costes.
(3) Formular especificaciones de control de costos de adquisiciones y supervisar la formación de los costos de adquisiciones.
Las empresas pueden formar estándares perfectos de control de costos de adquisiciones a través de la construcción del sistema, para formular regularmente los costos de adquisiciones de acuerdo con las normas de control. Inspeccionar, evaluar y supervisar todos los elementos. El establecimiento de un sistema de adquisiciones estricto no sólo puede estandarizar las actividades posteriores a la compra de las empresas, mejorar la eficiencia de las adquisiciones y prevenir la intensificación de los conflictos entre departamentos, sino también prevenir malos comportamientos del personal de adquisiciones. En primer lugar, el sistema de adquisiciones debe estipular la solicitud de compra de materiales, la autoridad de autorización de la persona autorizada, el proceso de adquisiciones, las responsabilidades y relaciones de los departamentos relevantes, las regulaciones y métodos para comprar diversos materiales, cotizaciones y aprobaciones de precios, etc. . En segundo lugar, es necesario establecer archivos de proveedores y sistemas de acceso; al mismo tiempo, es necesario establecer archivos de precios y sistemas de evaluación de precios, organizar un equipo dedicado a realizar análisis comparativos de los precios de los artículos adquiridos y, sobre esta base, formular precios de compra estándar y estándares de costos, y de acuerdo con las adquisiciones Recompensar y castigar al personal en función de su desempeño laboral. Es necesario reforzar la gestión empresarial de los proveedores. En la actualidad, existe un malentendido en el trabajo de adquisiciones de muchas empresas. Se cree que el trabajo de adquisiciones consiste en establecer una buena relación con los proveedores y luego, a partir de esta relación, buscar la integración y el equilibrio con las necesidades de la empresa. De hecho, esta situación es muy peligrosa para las empresas. Establecer buenas relaciones personales con los proveedores es importante en las adquisiciones. Si las cosas siguen así, las empresas dependerán de ciertos proveedores, lo que no favorecerá la búsqueda de nuevos y mejores proveedores, no favorecerá la innovación tecnológica, no favorecerá la corrupción interna y perjudicará los intereses corporativos.
(4) Corrija los errores con prontitud.
Para los motivos de las diferencias de costos, identificar a la persona responsable y proporcionar las medidas correspondientes según la situación, proponer métodos de mejora respectivamente e implementarlos.
3. Factores clave en el control de costos de adquisiciones
Los factores clave en el control de costos de adquisiciones, tomando como ejemplo a las empresas manufactureras, se refieren al control de la adquisición, el almacenamiento y el almacenamiento de materiales, y la evaluación del departamento de adquisiciones.
(1) Control de la adquisición de materiales
Los bienes subcontratados, piezas, componentes y otros materiales subcontratados necesarios para la producción generalmente adoptan adquisiciones centralizadas y suministro unificado, con el propósito de lograr compras al por mayor. para reducir los costos de compra.
El departamento de compras elabora un plan de compras basado en el plan de demanda propuesto por el departamento de planificación de producción y combinado con la situación del inventario. Al organizar las adquisiciones, es necesario fortalecer la investigación de mercado, insistir en comparar precios, implementar un mecanismo de competencia e implementar el principio de adquisiciones de alta calidad y bajo precio. Al mismo tiempo, la autoridad para aprobar las cuotas de adquisiciones se determina en función de la situación real de la empresa. Además, los materiales adquiridos con frecuencia en el mercado se pueden adquirir en lugares designados.
(2) Control de almacén de materiales
Una vez que los materiales llegan a la empresa, el personal de compras debe completar el formulario de almacenamiento de manera oportuna, y los gerentes e inspectores del almacén deben Tome varias medidas de acuerdo con las diferentes formas de los materiales. Una variedad de métodos de medición, medición precisa y aceptación cuidadosa. El Departamento de Finanzas debe fortalecer la supervisión contable y revisar las especificaciones de los contratos o planos, facturas y recibos, y si los procedimientos están completos y completos. Al final del año, el departamento de compras debe realizar un inventario completo del inventario de propiedades de acuerdo con los requisitos de los estados financieros para garantizar que las cuentas sean consistentes. Y organizar varios departamentos para comprobar el saldo de materiales no utilizados que recibe el centro comercial.
(3) Evaluación del departamento de compras
La empresa publica periódicamente indicadores de control de costos y evalúa el departamento de compras en consecuencia:
Diferencia de precio de adquisición de materiales =? ¿Cuál fue el volumen real de compras ese año? (Precio de compra este año - Precio de compra el año pasado)
Pérdida de compra =? ¿Pérdida de cantidad de bienes comprados? Precio unitario de compra
Reducción del costo de compra = ¿cantidad total de bienes comprados este año? (Tasa de gastos de compras de este año - Tasa de gastos de compras del año pasado)
El Departamento de Finanzas establece facturas para calcular los gastos y pérdidas de compras, respectivamente.
IV.Selección de métodos de control de costos de adquisiciones
Hay muchas opciones para los métodos de control de costos empresariales: análisis de valor (VA), ingeniería de valor (VE) y método de control de clasificación ABC; Además, las empresas también pueden lograr el control de costos ajustando los modelos y estrategias de adquisiciones, que generalmente incluyen la implementación de estrategias de adquisiciones JIT, estrategias de adquisiciones en línea, estrategias de adquisiciones centralizadas, estrategias de adquisiciones conjuntas, el establecimiento de alianzas de adquisiciones o la firma de acuerdos de adquisiciones a largo plazo con proveedores, estrategias de adquisiciones soleadas. , estrategia de adquisiciones internacionales, etc.
La elección del método de control de costos de adquisición está estrechamente relacionada con la naturaleza de los bienes adquiridos por la empresa. En términos generales, los bienes adquiridos por diversas industrias se pueden dividir en cuatro categorías: productos apalancados, materiales estratégicos, productos generales y productos de cuello de botella.
Para productos generales con bajos riesgos de adquisición y pequeñas cantidades de compra, el objetivo del control de costos es reducir los costos de gestión de adquisiciones y reducir la frecuencia de las adquisiciones. Entre ellos, se pueden controlar los pedidos generales, los proveedores integrales y la cooperación a largo plazo.
Para productos apalancados con bajo riesgo de adquisición y gran volumen de compra por unidad de tiempo, el personal de adquisiciones debe tener suficiente conocimiento profesional y utilizar métodos VA y VE para analizar el costo de un solo producto. Además, es necesario cultivar proveedores potenciales y obtener precios de compra adecuados mediante una competencia de precios efectiva. Por supuesto, los proveedores deberían permanecer relativamente estables.
Para materiales estratégicos con altos riesgos de adquisición y grandes compras por unidad de tiempo, además de analizar el costo de un solo producto, es más importante monopolizar los recursos, asegurar el suministro y establecer un suministro estable y estable. relación con proveedores.
Para productos cuello de botella con altos riesgos de adquisición y pequeño volumen de adquisición por unidad de tiempo, es necesario cooperar con los proveedores durante mucho tiempo para llevar a cabo combinaciones efectivas y mejorar la capacidad de controlar recursos escasos. Al mismo tiempo, se deben hacer esfuerzos para acortar el ciclo de pago.
La gestión de compras es un trabajo sistemático y científico hoy en día, cuando los precios de los materiales y los costos del proceso de adquisición fluctúan rápidamente, el control de costos de la adquisición general se vuelve aún más importante. Cómo gestionar bien los costos de adquisición es un factor clave para que las empresas establezcan su propia competitividad. Hacer un buen trabajo en la gestión de costos de adquisiciones y fortalecer la variabilidad de los métodos de control ayudará a las empresas a desarrollarse rápidamente en la competencia industrial.
Materiales de referencia:
Wang Huailin. Gestión de Compras y Control de Inventarios[M]. Prensa de materiales de China, 2008.
[2]Song Jian. Conocimientos básicos de la ciencia y la tecnología modernas[M]. Prensa de Ciencia y Tecnología de Beijing, 2008.
[3] Huang Changhua. Manual de trabajo eficiente para jefes de compras[M]. Prensa de la industria de maquinaria, 2008.
Acerca del autor:
Liu, hombre, es de Langfang, provincia de Hebei. Es estudiante de MBA en la Universidad del Sureste y actualmente trabaja en Nanjing Veolia Environmental Services Co., Ltd.
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