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Sistema de Gestión de Asuntos Administrativos de la Empresa
Artículo 1 Principios Generales
1. gestión de asuntos, gestión Con el fin de facilitar las relaciones internas de la empresa, estandarizar e institucionalizar diversas gestiones y mejorar la eficiencia del trabajo, este reglamento está especialmente formulado.
2. Los asuntos administrativos a que se refiere este reglamento incluyen la gestión de archivos, la gestión de sellos, la gestión de impresión de documentos oficiales, la gestión de material de oficina y protección laboral, la gestión de almacenes, la gestión de distribución de periódicos y publicaciones periódicas, etc.
Artículo 2 Gestión de Archivos
1. Alcance del Archivo:
Planificación de la empresa, planes anuales, datos estadísticos, ciencia y tecnología, auditorías financieras, salarios laborales, Condiciones comerciales, expedientes de personal, actas de reuniones, resoluciones, decisiones, cartas de nombramiento, convenios, contratos, planes de proyectos, anuncios, avisos y otros documentos con valor de referencia.
2. Se debe designar a una persona dedicada a ser responsable de la gestión de archivos, con responsabilidades claras para garantizar que los datos y documentos originales estén completos y se mantengan seguros.
3. Préstamo y solicitud de archivos:
(1) El gerente general, el subdirector general y el director de la oficina del gerente general pueden tomar prestado archivos no confidenciales a través del personal de gestión de archivos. , directamente. Envío de archivos;
(2) Cuando otro personal de la empresa necesite tomar prestados archivos, debe obtener la aprobación del subdirector general a cargo y seguir los procedimientos de préstamo.
Los archivos prestados deben cuidarse y mantenerse ordenados. Se prohíben estrictamente las modificaciones. Se debe prestar atención a la seguridad y la confidencialidad. Está estrictamente prohibida la reproducción, copia, préstamo y pérdida. Si es realmente necesario extraer y copiar para el trabajo, todos los archivos confidenciales deben ser aprobados por el director general antes de poder extraerse y los archivos internos generales sólo pueden extraerse y copiarse con la aprobación del director de la oficina del director general; .
4. Destrucción de archivos:
(1) Ninguna organización o individuo tiene derecho a destruir archivos de la empresa sin permiso;
(2) Si presiona Cuándo se estipula que se requiere destrucción, todos los archivos confidenciales deben ser destruidos con la aprobación del gerente general; los archivos internos generales deben ser destruidos con la aprobación del director de la oficina de la empresa;
(3) Archivos de la empresa destruidos con aprobación. Los archiveros deben completar y preparar cuidadosamente una lista de destrucción, y una persona dedicada supervisará la destrucción.
Artículo 3 Gestión del Sello
1. El sello de la empresa será conservado por el director de la gerencia general.
2. El uso del sello de la empresa debe ser firmado y aprobado por el subdirector general responsable antes de que el responsable del sello pueda colocar el sello. El responsable directo será responsable de las consecuencias. de violar esta disposición.
3. Todas las cartas de presentación, explicaciones y cualquier documento oficial emitido por la empresa que deba llevar un sello deberán registrarse con un número unificado para su consulta y archivo.
4. La empresa generalmente no permite la expedición de cartas de presentación y certificados en blanco si es necesario expedirlas por necesidades laborales u otras circunstancias especiales, deben estar firmadas y aprobadas por el diputado. gerente general a cargo antes de que puedan ser emitidos. Si regresa del trabajo con una carta de presentación en blanco, debe informar a la empresa el propósito de la carta de presentación y cualquier carta no utilizada debe ser devuelta.
5. El aprobador será responsable de cualquier situación inesperada que ocurra después del sellado.
Artículo 4 Gestión de la Impresión de Documentos Oficiales
1. La dirección general es responsable de la impresión de los documentos oficiales de la empresa.
2. Los documentos oficiales u otros materiales impresos por cada departamento deben ser firmados por el responsable del departamento y entregados al departamento de informática para su impresión, la cual se cobrará en función del precio.
3. Todos los documentos oficiales impresos y los documentos de todos los departamentos y oficinas de la empresa deben realizarse por triplicado y presentarse en la oficina del director general para su archivo.
Artículo 5 Gestión de material de oficina y protección laboral
1 Compra y distribución de material de oficina:
(1) Antes de finalizar cada mes, cada uno. El departamento y la oficina son responsables de La oficina del gerente general designará a una persona dedicada a preparar el plan y el presupuesto mensual de suministros de oficina, y será responsable del plan y el presupuesto de suministros de oficina después de la aprobación del subdirector general. Los suministros se compran y distribuyen a. varios departamentos y oficinas de manera planificada de acuerdo con las necesidades reales de trabajo, y son firmados por los directores de departamento y oficina para recibirlos de vuelta
(3) Además de los suministros de oficina distribuidos normalmente, si hay otros suministros se necesitan Los materiales de oficina deben ser aprobados por el director de la oficina del gerente general;
(4) Para los materiales de oficina para el personal recién contratado de la empresa, la oficina es responsable de proporcionarles los materiales de oficina con base en la lista y la lista de suministros proporcionada por los jefes de departamento y oficina para garantizar el trabajo normal del personal recién contratado;
(5) El personal responsable de la compra y distribución de suministros de oficina debe asegurarse de que los suministros de oficina estén completos. , de las variedades adecuadas, en cantidad y calidad suficientes, con un inventario razonable y gastos adecuados; mantener bien los suministros;
(6) El personal responsable de la compra y distribución de suministros de oficina debe establecer libros de contabilidad y completar los procedimientos para. entrada y salida del almacén. La persona que recibe la mercancía debe firmar al salir del almacén;
(7) La gestión del material de oficina debe ser civilizada, limpia, prestar atención a la seguridad, prevención de incendios, antirrobo y seguir estrictamente las reglas. y regulaciones.
2. Compra y distribución de insumos de protección laboral:?
La distribución de insumos de protección laboral deberá ser comprada y distribuida uniformemente por la oficina del gerente general en función de las necesidades laborales reales de cada uno. departamento y oficina.
Artículo 6 ¿Gestión de Almacén?
1. Se deberán establecer tarjetas de cuenta para el almacenamiento de materiales en el almacén según clasificación, variedad, especificación y modelo.
2. Los artículos adquiridos por el personal de compras deberán ir acompañados de certificados de conformidad y recibos de almacén. Al recibir la mercancía, deberán contar el número personalmente y comprobar si el embalaje está intacto. Si se encuentran daños, se deben desembalar inmediatamente. Si hay alguna discrepancia entre la cantidad y las especificaciones de los productos físicos y el recibo de almacén, el encargado del almacén debe informarlo al repartidor y notificar al responsable correspondiente.
3. Una vez introducidos los materiales en el almacén, se deberá rellenar la ficha de cuenta el mismo día.
4. Implementar estrictamente los procedimientos de entrada y salida del almacén. Los materiales deben completar el formulario de salida del almacén y solo pueden enviarse después de la aprobación del director de la oficina de la empresa.
5. Por lo general, no se permite el préstamo de materiales del almacén. En circunstancias especiales, el director general o el subdirector general deben aprobar los procedimientos de préstamo.
6. Administre estrictamente la información de facturación. Todos los libros de cuentas y facturas deben completarse de manera ordenada, clara y calculada con precisión, y no se permiten modificaciones.
7. Está estrictamente prohibido fumar en el almacén y se prohíbe la entrada de personal irrelevante. El almacén debe estar equipado con instalaciones contra incendios para evitar incendios, robos y humedad.
Artículo 7 ¿Gestión de la distribución de periódicos y publicaciones periódicas?
1. Los gestores de periódicos y publicaciones periódicas deberán elaborar planes y presupuestos de suscripción de periódicos y publicaciones periódicas cada seis meses de acuerdo con las necesidades de la empresa, y será responsable de gestionar los procedimientos de suscripción pertinentes.
2. El personal de gestión de periódicos y publicaciones periódicas es responsable de recuperar periódicos y publicaciones periódicas todos los días, procesarlos, clasificarlos, registrarlos y enviarlos a los departamentos pertinentes, respectivamente. Una vez que los departamentos pertinentes lo manejen, se devolverá a la oficina dentro de una semana y el personal de administración del periódico lo conservará y archivará para referencia futura.
3. Nadie podrá apropiarse indebidamente de periódicos y publicaciones periódicas para otros fines, si es necesario disponer de ellos, deberá contar con la aprobación del director de la gerencia general.
¿Artículo 8 Disposiciones complementarias?
1. La oficina de la empresa es responsable del envío de cartas y correos electrónicos a los distintos departamentos.
(1) Las cartas privadas deben pagarse por su cuenta, colocarse con sellos suficientes y entregarse en la oficina o enviarse usted mismo a la oficina de correos;
(2) Todas las cartas y correos públicos no estarán sellados y serán enviados por El remitente y el destinatario están registrados, sellados y responsables del envío;
(3) Controlar todo tipo de correo certificado. Cualquier persona que necesite registrarse para un negocio debe obtener la aprobación del director de cada departamento y solo puede enviarla por correo después de registrarse en la oficina del gerente general.
2. Si existen cuestiones no resueltas en este reglamento o si algunas cláusulas no se ajustan a las necesidades de trabajo a medida que se desarrolla la empresa, cada departamento podrá presentar dictámenes de modificación a la dirección general para su estudio y aprobación por parte de la dirección. gerente general.
3. El derecho de interpretación del presente reglamento corresponde a la Dirección General.
4. El presente reglamento entrará en vigor a partir de la fecha de su emisión.