Definitivamente es diferente. Hay una diferencia esencial entre ambos. Primero: los dos conceptos
El archivo de correo electrónico se refiere al archivo en línea, la gestión de clasificados, la retención a largo plazo de datos de correo electrónico y permite la búsqueda y el acceso en tiempo real. Está dirigido principalmente a la aplicación de datos masivos y. es una forma eficaz de migración y gestión de datos, cuando los datos dejan de cambiar o no se utilizan con frecuencia, transfiéralos a hardware de almacenamiento de bajo costo a través del sistema de archivo de correo electrónico, para que puedan almacenarse fuera de la ventana de copia de seguridad diaria cuando sea necesario. Los datos requeridos se pueden obtener inmediatamente y buscar rápidamente. Para el cumplimiento de las reglas y el cumplimiento del correo electrónico corporativo, ha logrado un alto grado de integración y centralización y puede realizar monitoreo en tiempo real y otras funciones.
Una copia de seguridad es una copia de datos que se puede utilizar para restaurar los datos originales en caso de que los datos originales se pierdan o se dañen sin posibilidad de reparación. Las copias de seguridad se utilizan para proteger los datos en uso.
Los programas de copia de seguridad de datos generalmente incluyen: copias de seguridad incrementales diarias retenidas durante siete días, copias de seguridad completas semanales retenidas durante un mes, copias de seguridad completas mensuales retenidas durante un año y, finalmente, copias de seguridad completas de un año retenidas durante siete años. . Una copia de seguridad completa de un año también se denomina archivo de siete años. Un problema con este programa es que es difícil seleccionar los archivos específicos que deben conservarse a largo plazo de toda la copia de seguridad, por lo que los usuarios terminan empaquetando toda la copia de seguridad en un "archivo" grande cuando utilizan este método. Además, si algunos correos electrónicos se eliminan entre copias de seguridad, estos correos electrónicos se perderán permanentemente y no se podrán encontrar en la copia de seguridad, lo que provocará la pérdida de datos.
Segundo: Detalles de almacenamiento
El dilema del sistema de respaldo para archivar
1. El correo electrónico de destino no es fácil de encontrar
Primero de Todo, cuando el usuario necesita encontrar información relevante de hace unos años, debe recordar en qué archivo de copia de seguridad están almacenados estos archivos. Esta no es una tarea fácil, incluso si los usuarios pueden recordar que debido a los rápidos cambios en las plataformas y software de las computadoras, es bastante laborioso encontrar los dispositivos de lectura, sistemas operativos y aplicaciones de ese año, e incluso se necesitan permisos de acceso para abrirlos. archivos.
2. No cumplir con los requisitos específicos de e-discovery
Es aún más difícil cumplir con los requisitos de e-discovery con datos de respaldo. Por ejemplo, si una empresa desea obtener todos los correos electrónicos enviados por un empleado desde el servidor Exchange dentro de un período determinado de dos meses hace tres años, puede llevar mucho tiempo restaurar los correos electrónicos guardados en el servidor Exchange durante un período específico desde la copia de seguridad. sistema, pero si el destinatario eliminó el correo electrónico del empleado el mismo día en que lo recibió, el correo electrónico eliminado no se guardó en la tarea de copia de seguridad de esa noche. Por lo tanto, estrictamente hablando, incluso si se encontraran todos los correos electrónicos respaldados, no se cumplirían los requisitos específicos para el descubrimiento electrónico.
3. Restaurar datos de respaldo requiere mucho tiempo y es costoso.
Restaurar datos de respaldo y buscarlos consumirá mucho tiempo y dinero. Imagínese, si desea conocer los correos electrónicos en el servidor Exchange que cumplen ciertas condiciones en los últimos 10 años y la empresa realiza una copia de seguridad cada semana, entonces el administrador de TI de la empresa debe restaurar cada correo electrónico en el servidor Exchange. cumplen las condiciones se almacenan en un archivo .pst y este trabajo manual debe repetirse al menos 500 veces.
Además, los sistemas de copia de seguridad son bastante ineficientes para guardar datos archivados. Por lo general, es suficiente que un sistema de archivo guarde de 1 a 2 copias de cada archivo, pero el sistema de respaldo no tiene esa lógica, especialmente el sistema de respaldo completo. Cada respaldo siempre guarda nuevamente los datos antiguos no eliminados, lo cual es un desperdicio. de espacio de almacenamiento. A medida que se actualizan los formatos de copia de seguridad y los medios de cinta, muchas empresas gastan una cantidad considerable de energía en actualizaciones de equipos, copias de datos, migraciones y diversas conversiones. Al mismo tiempo, conservan los formatos de copia de seguridad y los datos antiguos en cintas antiguas, lo que provoca la pérdida de datos. en diferentes formatos Con muchas copias repartidas en diferentes dispositivos y medios, la gestión y consulta efectiva de estos datos es casi imposible.
Almacenamiento de archivos de correo electrónico
El archivado se produce cuando los datos originales se eliminan del sitio original y luego se envían a otros sitios para su conservación a largo plazo.
Se puede decir que el archivado de correo electrónico es una copia de seguridad en línea siempre que envíe y reciba correos electrónicos, durante el intervalo de escaneo del sistema de archivado, si se encuentran nuevas actualizaciones de los datos archivados originales, los nuevos datos se archivarán. Incluso si elimina el correo electrónico inmediatamente, los datos del correo electrónico se archivarán y no causarán pérdida de datos.
Muchos sistemas de archivado de correo electrónico tienen capacidades de almacenamiento por compresión, lo que reduce aún más el consumo de almacenamiento. Además, algunos sistemas de almacenamiento utilizan tecnologías especiales para reducir la cantidad de almacenamiento, como la función de almacenamiento de instancia única del sistema de archivo de puerta de enlace de correo TurboGate. Si el sistema de correo electrónico envía un archivo adjunto a varios usuarios, solo se retendrá un archivo en el sistema de almacenamiento de la puerta de enlace de correo electrónico TurboGate, lo que ahorra mucho espacio de almacenamiento. La función de almacenamiento comprimido del portal de correo electrónico TurboGate puede ahorrar casi 1/3 del espacio de almacenamiento, lo que reduce en gran medida la presión de almacenamiento del sistema de correo electrónico.
Tercero: clasificación y búsqueda
Algunos software de respaldo tienen funciones básicas de archivado, que pueden archivar archivos de forma independiente o en grupos y conservarlos sin restricciones de respaldo. El contenido se puede nombrar o etiquetar según el tipo de archivo, la fecha, la propiedad y otros criterios de búsqueda. Sin embargo, si se va a formar una empresa y necesita procesar grandes cantidades de archivos, como correo electrónico y datos de imágenes, entonces no basta con crear etiquetas de búsqueda simples. También será necesario tener una solución de archivo más avanzada basada en contenido y. Capacidades de búsqueda basadas en propiedad.
Un sistema de archivo eficaz contiene suficientes metadatos y puede obtener información de forma lógica. Por ejemplo, los metadatos de un sistema completo de archivo de correo electrónico deben incluir al menos el remitente, el destinatario, el asunto, la hora y otra información. El cuerpo del correo electrónico generalmente se colocará en la base de datos para realizar búsquedas de texto completo, e incluso la información relevante del mismo. Los archivos adjuntos y las palabras clave también se extraen y guardan como metadatos. Cuando necesite encontrar el correo electrónico que necesita, ingrese las restricciones y podrá encontrar el correo electrónico que necesita en minutos o incluso segundos.
Cuarto: Productos de archivo de correo electrónico
Actualmente, muchos fabricantes nacionales y extranjeros también ofrecen una amplia variedad de sistemas de archivo de correo electrónico con diferentes funciones, pero estos sistemas de archivo tienen una ** *La El mismo punto es que no están integrados en sus sistemas de correo electrónico. Las empresas deben comprar un sistema de archivo de correo electrónico por separado para lograr la gestión de archivo, y algunas incluso tienen que comprar equipo adicional para instalar el sistema de archivo. Para las empresas, sin importar el material. Recursos humanos o económicos. No es un gasto pequeño. En la actualidad, TurboGate es el primer sistema de puerta de enlace nacional que integra un sistema de archivo de correo electrónico. Al buscar correos electrónicos archivados, es conveniente para las empresas extraer datos históricos valiosos y conservar documentos de datos históricos de correo electrónico para futuras necesidades legales de la empresa, comprendiendo su verdadero significado. de correo electrónico para empresas. Servicio de archivo, por lo que el anunciante debe elegir con cuidado para no confundirse.