El trabajo de recuperación de archivos es registrar el contenido y las características formales de los materiales de archivo y almacenarlos en diversas herramientas de recuperación para que los archivos se puedan buscar de manera conveniente y oportuna de acuerdo con las necesidades reales de los usuarios. y dar pleno juego al papel de los archivos. De esta definición se puede ver que la recuperación de archivos incluye dos procesos específicos: almacenamiento y recuperación de información de archivos. El almacenamiento de información de archivo se refiere al proceso de identificar y organizar características con importancia de recuperación en archivos para formar herramientas de recuperación. La recuperación de información de archivos se refiere al proceso de utilizar herramientas de recuperación para encontrar los archivos necesarios. Las herramientas de recuperación de archivos son un puente entre los recursos de información de archivo y los usuarios, un puente para almacenar y acceder a información de archivo y un acceso directo al tesoro de los archivos. La función de la herramienta de recuperación de archivos se muestra en la figura.
2. Contenido de la recuperación de archivos
El trabajo de recuperación de archivos incluye dos aspectos: extracción y almacenamiento de información de archivo y recuperación y búsqueda.
1. Almacenamiento de información de archivos
El almacenamiento de información de archivos es la preparación de herramientas de recuperación de archivos. El proceso es: primero, analizar, seleccionar y registrar el contenido y características formales de los archivos. Después de describir cada archivo o archivo, se convierte en un registro o una entrada, y luego las entradas del archivo formadas se organizan para formar diferentes tipos de herramientas de recuperación de archivos. Hoy en día, la gente también ingresa información de búsqueda en las computadoras y establece bases de datos de búsqueda, lo cual es más conveniente y rápido.
2. Buscar y encontrar
Este es el proceso de encontrar información de archivo. Dependiendo de las necesidades del usuario, podemos encontrar los archivos requeridos a través de varias herramientas de búsqueda. El proceso es: primero analizar las necesidades de búsqueda del usuario, determinar el contenido esencial de los archivos que el usuario necesita y luego utilizar de manera integral las herramientas de recuperación de archivos para encontrar los archivos que el usuario necesita.
3. La importancia del trabajo de recuperación de archivos
El trabajo de recuperación de archivos tiene la siguiente importancia importante para el trabajo de archivos y el trabajo de archivos.
1. La recuperación de archivos es la clave para su utilización. Los archivos de varios archivos son ricos y están amontonados como montañas. A través de herramientas y sistemas de búsqueda científica, las personas pueden encontrar rápida y fácilmente los archivos que necesitan para su uso.
2. La recuperación de archivos es una señal del nivel de utilización del archivo. La capacidad de proporcionar a los usuarios los archivos necesarios de manera oportuna, rápida, precisa y sistemática es un criterio importante para medir el trabajo de los archivos. Por lo tanto, la recuperación de archivos es un requisito previo para el desarrollo y utilización de archivos, y también es una medida de la calidad de la utilización de archivos.
3. La recuperación de archivos es un tema importante en el negocio de los archivos. En la actual informatización de la gestión de archivos, la recuperación se ha convertido en un tema cada vez más importante. Cómo utilizar la ciencia y la tecnología modernas para permitir que más usuarios recuperen la información de archivos requerida de manera más rápida y conveniente cuando buscan * * sin congestión de información es un tema importante en el trabajo de recuperación y requiere la atención y resolución de los trabajadores de recuperación.
En cuarto lugar, el papel de las herramientas de recuperación de archivos
Las herramientas de recuperación de archivos son herramientas para registrar, informar y encontrar información de archivos, y sus funciones básicas son el almacenamiento y la revisión. La herramienta de recuperación de archivos tiene las siguientes funciones en la gestión de archivos.
1. Función de puente
En el departamento de gestión de archivos, la cantidad de archivos es enorme, aumenta con el tiempo y el contenido es complejo. Las herramientas de recuperación de archivos construyen un "puente" entre los recursos de archivos y las necesidades específicas de los usuarios, mediante el cual puede obtener de forma rápida y precisa los archivos necesarios.
2. Función de comunicación
La herramienta de recuperación de archivos almacena una gran cantidad de información de archivo y se puede utilizar como herramienta de comunicación entre los archivos (sala) y los usuarios y los archivos (sala). ).
3. Función de gestión
La herramienta de recuperación de archivos registra el contenido principal y las características formales de los archivos, y los revela de forma centralizada e intensiva. Los archiveros pueden comprender aproximadamente el contenido, la forma y la cantidad de archivos a través de herramientas de búsqueda.
La gestión de las actividades empresariales proporciona una base determinada. Al mismo tiempo, varias herramientas de búsqueda también son herramientas necesarias para que los archiveros encuentren archivos, realicen consultas y realicen investigaciones y compilaciones de archivos.
5. Clasificación de herramientas de recuperación de archivos
Existen muchos tipos de herramientas de recuperación de archivos, que se pueden clasificar según diferentes estándares.
1. Clasificación por método de preparación
Las herramientas de recuperación de archivos se pueden dividir en catálogos, índices y guías según sus métodos de preparación.
(1) El directorio es una herramienta de búsqueda que organiza los elementos de registro del archivo en un orden determinado.
Según los diferentes niveles y contenidos de los archivos, se pueden compilar diferentes directorios, como directorio de archivos, directorio de clasificación, directorio de materias, directorio de temas especiales, etc.
(2) La indexación se refiere a indexar ciertas características internas o externas de los documentos, sus combinaciones y sus fuentes de acuerdo con ciertos principios y métodos.
Herramientas de organización. Los usuarios pueden encontrar la ubicación de almacenamiento o el número de archivos con esta función en función de estos índices, como índice de nombres, índice de nombres de lugares, índice de números de documentos, etc. El índice se puede organizar según el orden de los trazos de los caracteres chinos o según el orden de las primeras letras del Pinyin.
(3) La guía es una herramienta que presenta archivos de manera integral en forma de narrativa de texto, como una guía de casos completos, una guía de temas especiales, una guía de archivos, etc.
2. Clasificación por forma de soporte
Las herramientas de recuperación de archivos se pueden dividir en herramientas de recuperación de libros, herramientas de recuperación de tarjetas, herramientas de micro recuperación y herramientas de recuperación legibles por máquina según su forma de soporte.
(1)La herramienta de recuperación basada en libros es una herramienta de recuperación que organiza continuamente elementos de registros y los vincula a un libro. Sus principales ventajas son su pequeño tamaño, fácil gestión, impresión y publicación, fácil lectura y bajo coste.
(2) La herramienta de recuperación de tarjetas es una herramienta de recuperación que registra un elemento en una tarjeta y organiza las tarjetas en un orden determinado. La ventaja es que es fácil acumular materiales gradualmente, agregar o quitar elementos y ajustar el orden entre elementos, pero la cantidad de tarjetas formadas es grande y voluminosa, lo que hace que su administración sea incómoda.
(3) Las herramientas de recuperación de microfilmes se refieren a herramientas de recuperación hechas de microfilmes y que utilizan película como soporte. Su ventaja es que ahorra espacio y es fácil de transportar, pero requiere un equipo especial de lectura con microaumentos al realizar consultas.
(4) Las herramientas de recuperación legibles por máquina son herramientas de recuperación almacenadas en materiales magnéticos en forma de códigos para lectura por computadora. Sus ventajas son la pequeña ocupación de espacio, la rápida velocidad de recuperación y escaneo y la recuperación multicanal, pero requiere equipo y software especiales.
3. Clasificación por ámbito de búsqueda
Según el ámbito de búsqueda, las herramientas de búsqueda de archivos se pueden dividir en herramientas de búsqueda de toda la familia, herramientas de búsqueda de todo el archivo y herramientas de búsqueda de todo el tema. y herramientas de búsqueda interbibliotecas.
(1) La herramienta de búsqueda dentro del alcance de todos los casos es una herramienta de búsqueda compilada en función de los archivos de todos los casos, como directorio de archivos, directorio de archivos, guía de todos los casos, etc.
(2) Las herramientas de búsqueda en todos los archivos se basan en todos los archivos contenidos en ellos, como catálogos completos, catálogos de clasificación, catálogos de materias, guías de archivos, índices de nombres, índices de nombres de lugares, etc.
(3) La herramienta de búsqueda temática es una herramienta de búsqueda basada en los archivos de una materia, como catálogos de materias, guías de materias, etc.
(4) Las herramientas de recuperación interbibliotecas son herramientas de recuperación basadas en todos los archivos de varios archivos en una determinada región o dentro de un determinado rango temático, como archivos interbibliotecarios, guías de materiales históricos, catálogos colectivos, etc.
4. Clasificación por función
Las herramientas de recuperación de archivos se pueden dividir en herramientas de recuperación de colecciones, herramientas de recuperación de búsqueda y herramientas de recuperación introductorias según sus funciones.
(1) Las herramientas de recuperación de colecciones son herramientas de recuperación que reflejan el sistema de gestión de entidades de archivo y sus interrelaciones, como todos los catálogos de casos, catálogos de expedientes de casos, catálogos de expedientes de casos, etc.
(2) Una herramienta de recuperación es una herramienta de recuperación que está separada del orden de las entidades de archivo y proporciona métodos de recuperación a partir de un determinado contenido o característica formal de los archivos, como catálogos de clasificación, catálogos de materias, catálogos de materias, catálogos, índices de nombres, índices de topónimos, etc.
(3) La herramienta de búsqueda introductoria es una herramienta de búsqueda que introduce el contenido de los archivos enviados e información relacionada, principalmente guías, como guías de temas, guías de archivos completos, guías de archivos, etc.