Los expedientes personales son documentos y materiales que registran la experiencia principal, la perspectiva política, el estilo moral y otras circunstancias personales de una persona, y sirven como prueba, base y referencia. Los archivos son necesarios cuando las personas se clasifican como empleados regulares, solicitan títulos profesionales, solicitan seguros de pensión y emiten certificados pertinentes, como exámenes de ingreso de posgrado.
Una vez que la escuela envíe los expedientes personales de los graduados, se enviarán desde la Oficina Confidencial al departamento de gestión de archivos personales del lugar de trabajo de los graduados de acuerdo con sus unidades de empleo. El departamento de gestión de expedientes estudiantiles es el Departamento de Gestión Estudiantil de la Oficina de Asuntos Estudiantiles. Los propios graduados no tienen derecho a traer expedientes personales.