El sistema de gestión de adquisiciones incluye el sistema de liderazgo de adquisiciones, el sistema de responsabilidad económica, el sistema de recompensas y castigos, el sistema de supervisión, etc. El proceso de adquisiciones incluye consulta, selección de proveedores y gestión de contratos.
1. Sistema de gestión de adquisiciones
Sistema de liderazgo de adquisiciones: sistema de liderazgo de adquisiciones, es decir, el sistema de toma de decisiones de adquisiciones, según a qué nivel pertenece el poder de toma de decisiones, como por ejemplo. qué comprar, cuánto comprar y cuándo comprar. Divida el sistema de liderazgo.
Sistema de responsabilidad económica: el sistema de responsabilidad económica es un sistema de gestión que determina científicamente las responsabilidades, intereses y derechos económicos de los departamentos y el personal relevantes de acuerdo con los requisitos de las leyes económicas objetivas y con el objetivo de mejorar la economía. beneficios y calidad del servicio. Aclarar el sistema de responsabilidad económica favorece el mantenimiento del buen funcionamiento del equipo de adquisiciones, mejora la eficiencia del trabajo, presta atención a la contabilidad económica y mejora así los beneficios económicos.
Sistema de recompensas y castigos: para movilizar el entusiasmo del personal de compras, aprovechar al máximo su inteligencia y talento y trabajar duro para hacer bien su trabajo, las empresas deben establecer y mejorar diversas formas de recompensa. y los sistemas de castigo encarnan verdaderamente el principio de "hacer más y trabajar más duro". Existe un espíritu de distribución de "menos es diferente, el buen trabajo es diferente y el mal trabajo es diferente, el trabajo es diferente y ningún trabajo es diferente, el trabajo es ligero". y el trabajo es pesado".
Sistema de supervisión: La implementación del sistema de adquisiciones debe cumplir con una supervisión y evaluación estrictas. Sin una supervisión estricta, el sistema de adquisiciones se convertirá en una mera formalidad. La supervisión estricta se basa en una evaluación científica. Hay tres métodos de supervisión en el trabajo real: primero, la persona a cargo de adquisiciones realiza una inspección vertical de la organización de cada departamento y la implementación de los empleados individuales, segundo, organiza a los jefes de los departamentos relevantes para realizar inspecciones conjuntas horizontales; , autoexamen individual.
2. Proceso de Adquisición
Consulta: La consulta es para obtener información de posibles vendedores sobre quién está calificado para completar el trabajo. El término profesional para este proceso se llama confirmación de calificación del proveedor. Los canales para obtener información incluyen anuncios de licitaciones, publicaciones de la industria, Internet y otros medios, catálogos de proveedores y listas de posibles proveedores elaboradas por expertos acordados. Obtener propuestas de licitación de proveedores a través de RFQ.
Selección de Proveedor: Esta etapa selecciona un contratista en base a criterios de evaluación establecidos. Los métodos de evaluación incluyen negociación de contratos, métodos de ponderación, métodos de selección, estimaciones independientes, etc. Generalmente, se requieren al menos tres contratistas para competir. Después de seleccionar al proveedor, el comprador y el vendedor firman un contrato tras la negociación.
Gestión de contratos: la gestión de contratos es el proceso de garantizar que los compradores y vendedores cumplan con los requisitos del contrato, lo que generalmente incluye autorizar a los contratistas a realizar el trabajo en el momento adecuado; monitorear los costos, los cronogramas y el desempeño técnico de los contratistas; subcontratación La calidad de los productos del proveedor control de cambios para garantizar que los cambios sean aprobados adecuadamente y que todo el personal que debe conocerlos esté informado de los cambios; establecer un vínculo entre el progreso de la ejecución del vendedor y el pago de honorarios de acuerdo con los términos del contrato; auditorías de adquisiciones; aceptación formal y archivo de contratos.
Características del sistema de gestión de adquisiciones
1. Literalización
Cualquier sistema se expresa en forma de texto y el sistema de adquisiciones no es una excepción. El sistema no es una orden verbal o un requisito de un superior, y debe fijarse por escrito. Sirve como un programa de acción común para todos y sirve como estándar para cualquier persona y cualquier actividad de adquisición. El sistema de adquisiciones escrito puede publicarse o imprimirse en un folleto y distribuirse a cada personal de compras, lo que requiere que todos comprendan su contenido y sigan conscientemente el sistema de adquisiciones.
2. Viabilidad
El sistema de adquisiciones de cualquier empresa debe formularse teniendo en cuenta plenamente las condiciones internas y externas de la empresa, los objetivos de desarrollo empresarial, las características de la industria y la realidad. situación del propio personal de adquisiciones. Debe ser práctico y factible. Los sistemas de adquisiciones de diferentes tipos de empresas pueden ser diferentes. Incluso la misma empresa debe tener diferentes sistemas de adquisiciones en diferentes momentos. Nos oponemos a copiar y mantener sistemas de adquisiciones y enfatizamos la viabilidad práctica del sistema de adquisiciones en lugar de dogmas rígidos y estrictos. reglas y regulaciones.
3. Seriedad
Una vez determinado el sistema de gestión de adquisiciones, el personal de adquisiciones debe implementarlo al pie de la letra. Solo formulan el sistema sin fortalecer la supervisión de la implementación e implementación. , Las instituciones no valen nada. En las operaciones reales, el personal de adquisiciones que viole el sistema debe estar sujeto a las sanciones correspondientes y se debe promover la seriedad del sistema de adquisiciones.
4. Coordinación
El sistema de gestión de adquisiciones debe prestar atención a la coordinación entre varios departamentos y puestos, y coordinar y conectar orgánicamente el trabajo de los niveles superiores y subordinados, y el trabajo de vínculos delanteros y traseros para reflejar los intereses colectivos.